Un référentiel de tiers, mais pourquoi faire ?

Les référentiels comme point de départ

Dans le contexte actuel de digitalisation de nos usages, le système d’information (SI) s’impose comme un levier d’innovation et de business puissant et donc incontournable. La bonne maîtrise du SI est primordiale afin que ce dernier soit au maximum aligné sur la stratégie de l’entreprise : on parle alors de SI urbanisé.

Un urbaniste éclairé commencera toujours ses travaux par des chantiers de maîtrise des données et des canaux de distribution de ces données ; en somme, par la mise en œuvre de référentiels de données.

J’entends les plus intrépides avancer qu’un référentiel n’est ni plus ni moins qu’une table dans une base de données... Oui, mais non… Ce n’est surtout pas un problème informatique, mais avant tout la première étape d’une collaboration entre le métier, la gouvernance et la DSI au service de la stratégie de l’entreprise et du réalignement des données (et plus généralement du système d’information) sur les processus cibles ! Le Master Data Management (mise en œuvre de référentiels) est également l’occasion pour les métiers de reprendre la main sur les données, de les normer, de faire du ménage dans celles-ci et, finalement, de mettre tout le monde d’accord sur une description et une interprétation partagée des données de l’entreprise et de la terminologie associée. On parle alors d’ontologie (description conceptuelle d’une entité) et de son vocabulaire associé (vue sémantique, également appelée glossaire). Par exemple, un « truc » avec 3 ou 4 pieds et un plateau (ontologie) peut s’appeler Table ou Bureau selon le contexte (sémantiques différentes précisées dans les glossaires).

Dans un second temps arrive l’outil informatique. Le référentiel doit être porté par un SI garantissant l’unicité (dédoublonnage) et la complétude des ontologies stockées. Ce référentiel (MDM) constitue « la vérité » pour l’ensemble du SI. Chaque ontologie stockée est constituée d’un ensemble d’attributs servant à la caractériser. Les attributs des entités stockées possèdent une date de valeur (on sauvegarde et on versionne la valeur des attributs pour, entre autres, la traçabilité), son degré de complétude par rapport à l’ensemble de ses attributs, et enfin la source origine de ses valeurs.

S’il n’en reste qu’un ça sera celui là

Fort de notre expérience de 35 ans de traitement de la donnée, nos clients nous sollicitent régulièrement pour les accompagner dans la mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance des données et référentiels dans leur entreprise. Dans la majorité des cas, le premier de tous les référentiels à traiter est le référentiel de tiers. Il est nécessaire à cet instant de clarifier ce que l’on entend par un tiers : selon nous, que ça soit à travers une personne physique ou une entité morale, le tiers est au cœur de votre activité : ce sont vos collaborateurs, vos clients, vos prospects, vos fournisseurs… Cette omniprésence des tiers dans l’ensemble de l’entreprise fait qu’il sont présents dans tous le SI, disséminés entre votre outils RH, votre CRM, vos logiciels de facturation, etc. Et c’est bien là le problème ! : doublons, manque d’informations, informations contradictoires constituent un premier ensemble de difficultés liées à la dissémination des tiers. C’est également un boulet au pied si l’on souhaite décommissionner une application qui gère une partie de vos tiers (par exemple, il n’est pas aisé de remplacer un outil de CRM quand il gère une partie de vos tiers clients qui sont eux même utilisés dans d’autres applications satellites).

Une seule (vraie) solution : il faut impérativement éviter le couplage en utilisant un référentiel normé dont la seule responsabilité est de gérer des tiers et de les mettre à disposition de l’ensemble du SI (on parle de Single Version Of the Truth, pour cette source centrale de vérité). Pour éviter ce couplage et ne pas (plus) être dépendant d’un fournisseur (de votre éditeur de CRM, ERP ou autre), il faut impérativement adopter une démarche « best of breed ». C’est également le meilleur moyen de s’assurer de la qualité de ses tiers, de maîtriser la qualité des données associées… sous peine de s’exposer à de sérieuses déconvenues financières.

Quel R.O.I. d’un référentiel de tiers ?

En premier lieu, comme pour tout référentiel, la maîtrise de nos tiers va permettre de supprimer les erreurs, les manques et les doublons.

Cette maîtrise des tiers va permettre de simplifier, sécuriser les processus métier et automatiser les traitements. Ainsi, de manière non exhaustive, il y aura à très court terme des répercussions directes sur la suppression de vos erreurs de facturation, les erreurs de livraison et les pertes de temps humaines pour redresser ces erreurs. Puis, avec ce référentiel portant des données propres et qualifiées, va apparaître dans un second temps la valorisation de ces dernières au moyen de services à valeur ajoutée (de type pricing dynamique par exemple).

L’un de nos clients avait estimé à 1 000 € le coût d’un doublon de tiers…pour 1000 doublons identifiés ! Et vous, avez-vous fait le calcul ?

Il ne faut également pas sous-estimer le risque porté par le RGPD (jusqu’à 4% du CA mondial de sanctions financières en cas de non-respect). L’un de nos clients nous a remonté une expérience singulière : il supprimait un tiers dans une de ses applications et, par le jeu des batch, ETL et synchronisation de bases, ce dernier réapparaissait dans la nuit de manière inexpliquée et non contrôlée ! Autant des améliorations connues seront acceptées par la CNIL, autant un tel manque de maîtrise des flux de tiers constitue sans conteste une lacune importante qui tombe dans le viseur de la CNIL. La centralisation des données personnelles dans un référentiel dédié facilite considérablement la conformité au RGPD.

Le choix du référentiel de tiers comme unique alternative

Fort de ses retours, MGDIS a mis au point ces dernières années un référentiel de tiers unique en son genre. Ce référentiel agit comme un service indépendant, simple à intégrer, multi-tenant, dockerisé, installé en OnPremise ou dans le Cloud. Unique point d’entrée de gestion des tiers, il va les normer, les dédoublonner, les versionner et assurer la médiation avec les autres applications du SI. Pour répondre à la question “un référentiel de Tiers est-il incontournable ?”, notre réponse est assurément positive : un référentiel de tiers constitue, hormis sur des SI très simples, l’unique moyen d’assurer la qualité de ses tiers, de manière normée et complètement découplée de vos autres logiciels et ERP métier.

MGDIS, éditeur de progiciels, a fait le choix de mettre à disposition de ses confrères et des sociétés en pleine digitalisation, son savoir-faire technologique unique basé sur une architecture WOA mais également sa propre expérience et méthodologie pour transformer votre SI et vos produits logiciels en leviers business, modulables, agiles, durables et alignés sur votre stratégie d'entreprise…

Vous souhaitez aller plus loin ? pour plus d’informations, vous pouvez me contacter ici :

philibert-b@mgdis.fr/06.63.73.36.27

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