La synergie en communication interne

La communication est composée de trois parties : Émetteur, récepteur et canal de communication, comprendre cela n’est nullement difficile quand il s’agit de deux personnes avec des niveaux approximativement égaux de savoir, savoir être et savoir faire. Surtout s’il y a une entente préalable sur la référence culturelle utilisée pour établir le lien de communication. Mais dans un contexte d’entreprise, ou l’interaction quotidienne entre les différents départements, clients et prestataire externes, sont de plus en plus complexes et diversifiés. Un schéma de communication s’impose pour assurer que le flux de communication n’a pas d’obstacle, afin  d’arriver à destination, sans perte de l’objectif du message à transmettre.

Le premier problème selon moi, dans la communication interne est la différence de language (registre) entre les différentes parties concernées, l’expertise technique (mots techniques et acronymes) de chacun dans son domaine précis et le manque de clarté dans les échanges (formulation), en plus de la perte de priorisation correctes des messages à transmettre, ces facteurs ne permettent pas une compréhension totale de tous les aspects du message ni par le transmetteur, ni par le récepteur. Parfois Les échanges se font d’une façon aléatoire sans prendre en considération le but de la communication et l’importance du message.  L’appropriation du message n’est pas au rendez vous car avec la quantité des messages que nous recevons chaque jour, il peut être considéré comme un pourriel même si ce n’est pas le cas, donc comment s’assurer que le message est précis et bien conçu  de telle façon qu’il soit considéré avec le niveau d’importance escompté. Dans l’autre coté de la médaille, comment recevoir un message tout en lui donnant l’attention qu’il mérite. Ceci n’est pas facile au quotidien dans un cadre de travail stressant et plein de défis.

La réponse passe d’abord par la maitrise de la langue de communication, le choix des lettres, des mots, la composition des phrases passe par la connaissance de l’interlocuteur, la connaissance profonde de l’objectif de l’interpellation, car la communication interpelle en nous l’expression de notre profonde perception et interpelle en les autres une profonde compréhension de notre perception. Donc le fait d’être conscient que le message composé est vrai et n’a aucune possibilité d’être erroné ou manque de clarification et le début d’une série de communication infini qui s’éloigne de l’objectif initial de l’interpellation. L’écriture cache l’émotion, mais lors de la lecture beaucoup d’émotions s’exposent dans le message écrit si je prends le courriel comme exemple. Le récepteur choisis l’émotion la plus proche a son état d’âme dans l’heure précise de la réception, d’où l’importance de faire au moins trois lectures des messages important dans des temps variés avant d’écrire la réponse. Il est essentiel également de s’aligner si possible avec l’interlocuteur, d’une façon ou d’une autre, mais préférablement d’une manière directe si possible pour avoir un bon alignement sur l’objectif de la communication en cas de doute.

Le besoin de transmettre un message urgent et important doit avoir comme accompagnement une volonté d’expliquer, de réexpliquer et de se dire que mon message est toujours  à clarifier.

Finalement un message écrit avec une conscience des risques de non clarté, passera mieux qu’un message écrit avec la certitude de sa clarté. L’art de communiquer a besoin d’acteurs de communications, d’où l’importance de choisir un responsable de communication pour chaque département pour les clients internes dans les cas de grands projets de développement.

Tenir compte des points cités dans cet article faciliterons la communication entre les personnes et favoriserons sans doute une bonne synergie de communication interne, c’est mon souhait :).