Le cloud computing impact il la façon de collaborer en entreprise ?

Chaque entreprise connait la valeur d’une collaboration efficace, que ce soit avec ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires, en interne ou à l’externe. En effet avoir un outil efficace qui va permettre d’interagir et échanger a toujours une place importante dans toute entreprise qui a le souci d’améliorer son activité. La collaboration ne consiste pas simplement à travailler ensemble et à échanger des informations. Dans une collaboration digne de ce nom, des équipes peuvent travailler ensemble de manière synchrone ou asynchrone pour réaliser un objectif commun. Autrement dit, il n'est pas indispensable d'être connecté ou en contact instantané avec un collègue, dès lors que vous travaillez avec des outils qui permettent d'œuvrer ensemble avec un même but.

De plus en plus d’entreprises font face au problème de l’éloignement géographique de leurs équipes de travail. S’ajoutent à cela les limites imposées par le temps qui empêchent ces équipes de se rencontrer. Le téléphone, le fax et bien sur l’email sont certes là pour permettre l’échange entre des personnes physiquement éloignées ou contraintes par le temps. Mais ces outils ne sont pas exempts de défauts. En effet comment savoir si l’on travaille sur la dernière version du document quand il a été retransmis par courrier électronique à de nombreuses reprises. De plus les emails sont difficilement archivables. Selon certains experts, le courrier électronique serait même devenu un outil « anti collaboratif », au regard de la masse d’informations inutiles que chacun reçoit par email. Les échanges de données deviennent trop nombreux et il n’est pas possible de sélectionner aisément l’information que l’on désire recevoir.

Les Intranets classiques, plateformes collaboratives ou plateforme GED (gestion électronique des documents) fonctionnent encore très bien malgré le fait qu’elles se heurtent parfois à des problématiques de mobilité (Versions non adaptées aux mobiles, indisponibilité en déplacement …). De plus la mise en œuvre de ces plateformes induisent souvent une complexité technologique, un risque lors du déploiement et surtout un surcoût. Fort heureusement il existe un modèle de collaboration dans le cloud qui sera analysé par la suite. Ce modèle à l’inverse est une grande force d’accélération car permettant de lever les craintes du passé et de redécouvrir la valeur fondamentale de la collaboration en entreprise.

Transformation des conduites de projets

La collaboration avancée et efficace à tout type d’entreprises : PME ou grandes entreprises, ceci avec une facilité de déploiement grâce au Cloud. Le package complet de la suite applicative de collaboration est préinstallé dans le nuage, préconfiguré, et n’attend plus que les paramétrages métiers et utilisateurs.

La multiplicité des projets en entreprise et leur suivi sont souvent difficiles à surveiller, à synchroniser et souvent lourds à porter seul pour une entreprise confrontée à un manque de ressources compétentes de proximité avec ou sans accompagnement externe. C’est pour cela que le modèle Cloud redéfinit ces règles de déploiements et de migration.

Simplicité et lisibilité

La collaboration en mode Cloud apporte certainement le niveau fonctionnel le plus élevé pour les collaborateurs de l’entreprise pour des fonctionnalités variées allant de la simple téléphonie, de la messagerie unifiée et instantanée, au service de présence, le centre de contact multi canal (audio, web, email, vidéo), la conférence web, la mobilité, la vidéo…

Il faut noter que la téléphonie représente toujours une part importante des usages. Les plus fortes attentes des collaborateurs sont dans la collaboration Web et l’intégration de la vidéo sur le poste de travail, en mobilité ou vers des salles vidéo immersives installées sur les différents sites de l’Entreprise.

Un modèle de facturation pour réduire ses coûts

Le modèle de facturation à l’utilisation permet de limiter voire de supprimer les budgets d’investissement en transformant le modèle classique en un modèle d’usage dans un budget de fonctionnement. Les nouveaux budgets d’investissement peuvent être alors consacrés par exemple au développement d’applications métiers critiques pour l’entreprise.

Collaboration avec les réseaux sociaux d’entreprise

Alors que les réseaux sociaux sont aujourd’hui très largement utilisés par tous dans la vie personnelle, les entreprises doivent naturellement se mettre au diapason en adoptant le concept de réseau social d’entreprise qui permet de moderniser la communication interne et améliorer la collaboration entre employés. Il en existe de nombreuses, le tableau suivant présente les caractéristiques de quelque uns :

Pourquoi Opter pour une solution collaborative de type cloud ?

Dans le but d’optimiser leur productivité et le travail en équipe, les entreprises au regard de ce qui précède gagneraient à se tourner d’avantages vers les solutions collaboratives de type Cloud car elles permettent de :

• Communiquer et échanger rapidement l’information en interne comme en externe
• Optimiser le temps de travail grâce à une gestion et un suivi des projets en temps réels
• Déployer et mettre en œuvre des projets de façon interactive
• Rechercher une information depuis n’importe quel terminal et en situation de mobilité.