Le flex office, nouvelle mode ou enjeu sociétal ?

Le numérique ouvre les portes d’une nouvelle organisation du travail

Les nombreux outils collaboratifs et les métiers du numérique en plein essor sont une réelle opportunité pour une nouvelle organisation du travail. Ce sont principalement les nouvelles générations qui recherchent ce type de fonctionnement proposant un équilibre vie professionnelle et vie privée atypique. Elles sont prêtes à mélanger le travail avec leur temps personnel mais attendent en contrepartie d’être très libres dans l’exécution de leurs missions.

Le flex office, c’est quoi ?

Le flex office est un mode d’organisation du travail permettant au salarié de travailler d’où il le souhaite et généralement par extension quand il le souhaite, à condition de remplir les missions ou d’effectuer le nombre d’heures qui lui sont demandées.

Les collaborateurs peuvent ainsi choisir de travailler de chez eux, du bureau, dans des espaces de coworking internes ou externes à l’entreprise, dans des cafés, bibliothèques… ils sont alors à même de choisir le lieu qui correspond le mieux à leurs missions et à leurs besoins.

Tous les collaborateurs ne seront pas forcément favorables à ce mode de fonctionnement. Par ailleurs, il ne sera pas envisageable pour tous les postes. Dans le baromètre OpinionWay pour CD&B 2017 [1] , le Directeur Général Adjoint de l'entreprise, Mohamed Sahily, insiste sur l’importance de donner aux salariés le choix de leur mode d’organisation et de la conception de leur espace de travail. Les inclure dans le processus de décision est essentiel.

Le flex office pourrait répondre à des maux sociétaux majeurs

Cette organisation permettant au salarié de choisir la façon dont il souhaite travailler pourrait répondre à plusieurs enjeux sociétaux majeurs : la productivité des travailleurs, le bien-être au travail et la prospérité des centres-villes.

Conjuguer productivité et bien-être au travail

Aujourd’hui, le présentéisme coûterait plus de 13 milliards d’euros à la France

Lorsqu’un employé, présent sur son lieu de travail, est psychologiquement absent, par manque de motivation ou en raison d'une maladie, on parlera alors de présentéisme. Selon une étude du Midori Consulting[2], le présentéisme pourrait représenter entre 13 et 25 milliards d’euros de coûts cachés par an pour l'ensemble des entreprises de l'hexagone.

En adoptant le flex office, les salariés choisissent les moments durant lesquels ils sont les plus productifs et donc les plus enclins à réaliser telle ou telle tâche. Ils gèrent leur emploi du temps comme ils le souhaitent. Ce mode de travail pourrait réduire considérablement le présentéisme.

De plus, le taux d’occupation d’un bureau est de seulement 45%[3]. Ce qui représente un coût non négligeable pour les entreprises. Celles qui décident de réaménager une partie des bureaux en espaces de coworking accessibles aux salariés qui le souhaitent économisent et la créativité des équipes, qui trouvent toujours un lieu dans lequel se réunir, s'en trouve renforcée.

Un emploi du temps ne prenant pas en compte le temps de concentration du travailleur

Outre la qualité de vie au travail, il est possible de faire un parallèle entre le présentéisme et les horaires de présence en entreprise. Souvent très cadré, l’emploi du temps 9h à 12h et 13h à 18h par exemple, ne prend pas en compte la période de digestion de 13h à 14h ni le coup de mou de 16h.

Par ailleurs, la Grenoble Ecole de Management[4] démontre dans une étude que laisser son esprit divaguer en prenant des pauses régulières permettrait de gagner 10% de productivité en plus qu’une personne qui ne prendrait pas ce temps d’« errance mentale ». Permettre aux salariés de prendre des pauses dès lors qu'ils se sentent moins productifs prend sens.

La journée d’un travailleur en flex office peut se dérouler comme suit :

• 8h à 10h - travailler de chez lui,
• 10h à 11h - aller nager à la piscine,
• 11h à 13h - travailler dans l'espace de coworking de son entreprise pour croiser les collègues et finir les tâches de la matinée,
• 14h à 16h - travailler dans un lieu de travail partagé externe pour booster la créativité et rencontrer des professionnels d'autres entreprises,
• 16h à 17h - aller se promener dans le parc à proximité,
• 17h - 18h - travailler de chez lui.

Ce salarié a effectué ses 7 heures de travail journalier mais a pu les réaliser dans 3 lieux différents et faire du sport. Ces horaires aménageables lui permettent d’éviter les bouchons du matin. Si ces pratiques viennent à se généraliser, les bouchons aux heures d’affluences pourraient être fortement réduits.

Des travailleurs plus productifs et créatifs à l’extérieur des murs de l’entreprise

Une étude de Flexjobs[5] de 2015 révèle que 76% des travailleurs préfèrent éviter le bureau lorsqu’ils ont une tâche importante à réaliser. 50% de ces travailleurs choisissent de travailler chez eux, 12% optent pour un espace de coworking, un café, une librairie ou un autre lieu externe à l’entreprise. Enfin, 14% travaillent dans les bureaux mais au calme, en dehors des horaires de présence habituels.

Les espaces de coworking regroupant plusieurs travailleurs de structures et jobs différents font naître des interactions, permettant d’apprendre les uns des autres, de partager les expériences, de booster la créativité, et surtout de faire de belles rencontres, pouvant déboucher sur des opportunités de collaboration.

Relancer l’économie des centres-villes

Les commerces des centres-villes en déclin

Le taux de vacances des commerces urbains est passé de 6,1% à 10,4% entre 2001 et 2015.[6] Pour l’Inspection Générale des Finances (IGF) et le Conseil Général de l’Environnement et du Développement durable (CGEDD), cela témoigne du déclin structurel des commerces de centres-villes. La présence de centres commerciaux permet notamment aux consommateurs de faire l’ensemble de leurs achats rapidement, dans un périmètre très restreint et facile d’accès en voiture : c'est l'idéal pour les personnes qui finissent de travailler lorsque les commerces de centres-villes sont fermés.

Les temps libre des citoyens étant concentrés, les commerces connaissent une forte affluence le soir et le week-end. La fréquentation importante empêche les commerçants de servir qualitativement chaque client et l’ambiance créée par la foule n’est pas propice à la consommation.

Les citoyens très attachés à leur centre-ville

Le baromètre 2017 de l'Institut CSA, Clear Channel et Centre-ville en mouvement [7] indique pourtant que 59% des habitants des villes sont attachés à leur centre-ville. Les activités de loisir et de shopping sont en baisse. Pour se rendre davantage en centre-ville, 45% des citoyens indiquent qu’ils aimeraient que les commerces du centre-ville soient ouverts plus tard le soir, 51% aimeraient qu’ils soient ouverts le dimanche et 41% à l’heure du déjeuner en semaine. On peut supposer que ces citoyens fréquentent peu le centre-ville en semaine puisqu'ils sont sur leur lieu de travail.

Ainsi, en travaillant en flex office, les salariés ont la possibilité de quitter leur poste de travail à n’importe quel moment pour aller faire leurs courses sans faire la queue à la caisse, acheter des chaussures sans attendre 30 minutes pour avoir une paire en 37 parce que le vendeur est surchargé, ou bien juste faire du lèche-vitrine, à la condition de réaliser leur travail dans les temps ou d'effectuer le nombre d'heures stipulé dans leur contrat.

 En outre, le flex office tant prôné par les nouvelles générations de travailleurs peut participer à relancer l'économie des centres-villes, en donnant la possibilité aux collaborateurs de se libérer dès qu'ils le souhaitent pour se consacrer à d'autres activités, qu'elles soient sportives, de loisirs ou liées à des besoins logistiques. Cela permettrait d'étaler l'affluence des centres-villes et des routes sur la journée et la semaine et ainsi rendre les trajets moins longs et plus sereins pour les voitures, moins pollués et plus sécurisés pour les vélos et autres transports doux.

L'impact du flex office, s'il a été choisi par le travailleur, est très positif sur son bien-être et sa productivité. En outre, la confiance accordée par l'entreprise à son salarié est un facteur indispensable. Ce mode d'organisation crée un cercle vertueux qui profite au collaborateur, à son employeur et à l'économie de leur ville.

[1] Opinionway, Baromètre Opinionway pour CD& B 2017, 4 décembre 2017

[2] Midori Consulting, 1er Baromètre Midori du Présentéisme au Travail, 2014

[3] C. Lagoutte, Le bureau individuel remis en question, Le Figaro, 23 mai 2011

[4] Julia Lemarchand, L'étude qui prouve que la pause rend plus productif au travail, Les Echos Start, 26 octobre 2016, mis à jour le 4 décembre 2017

 [5] Brie Weiler Reynolds, Survey: 76% Avoid the Office for Important Tasks, Flexjobs 28 août 2015

[6] IGF, CGEDD, La revitalisation commerciale des centres-villes, Economie.gouv.fr, Juillet 2016

 [7] CSA, Clear Channel, Centres-villes en mouvement, Baromètre 2017, centre-ville.org, 2017