Le paradoxe du dirigeant de pme dans le choix de la bonne solution de gestion

La PME dispose de ressources limitées.  Ainsi, plus que tout autre type de structure, elle se doit de profiter  des outils à sa disposition afin d’optimiser au mieux son organisation.

Cependant, le dirigeant d’entreprise est souvent bien seul et démuni face au choix à réaliser.   A la différence de plus grandes sociétés, il ne dispose pas d’équipes qui vont prendre en charge l’optimisation de son organisation et le choix de la solution qui répond au mieux à ses besoins.  C’est donc sur ses épaules que repose la lourde responsabilité du choix à effectuer. Une fois la solution retenue, c’est encore lui qui devra en assurer de la bonne mise en place.

Malgré toutes ses qualités, a-t-il réellement la compétence et le temps nécessaire à consacrer à cela ?

Afin de concilier besoins et moyens, voici quelques éléments à prendre en considération.

Les coûts d’une solution de gestion

Pour chiffrer les coûts de mise en place d’une solution de gestion, on se limite en général à 3 éléments :

• La licence et les investissements en infrastructure
• Les services nécessaires (installation, personnalisation, formation…)
• Les frais de maintenance (mise à jour de l’application, accès à un helpdesk,…)

Différentes formules existent, ce qui rendra l’exercice encore plus compliqué (licences gratuites, formules locatives, infrastructure  dans le cloud…).

Ceci conduit à oublier deux éléments tout aussi importants (voir largement plus importants) :

• La mobilisation des ressources internes dans le déploiement de cette solution
• Le coût d’opportunité en cas de retard dans la mise en place ou lié au manque de flexibilité de la solution retenue

Ces deux points sont difficilement mesurables et dépendront de la situation propre à chaque PME.    Ils sont  cependant cruciaux.   Tout d’abord car le dirigeant est en général déjà débordé, tout comme ses collaborateurs, ce qui explique la nécessité de mettre en place un nouvel outil.   Ensuite, car la force de la PME est justement sa flexibilité et sa capacité à capter de nouvelles opportunités.   Il serait donc dommage qu’elle se retrouve avec un nouvel outil qui ne puisse l’accompagner dans ce sens.

Les besoins de plus en plus importants

L’informatique de gestion a considérable évolué ces 30 dernières années.   Les premiers pas se sont fait en informatisant la comptabilité (à l’époque tenue sous papier !), rapidement suivie par l’ensemble du cycle commercial (achats, stocks, ventes…), par la production et par la gestion de la relation client (CRM).   Toutes ces applications devant bien entendu  communiquer entre elles.

Une seconde vague de besoins  s’est fait ressentir ces 5  dernières années au niveau de la mobilité,  de l’interaction entre les différents acteurs (clients, fournisseurs, partenaires...), de la nécessité de disposer d’informations en temps réel, et enfin au niveau de la quantité de données de plus en plus importante à gérer (data mining).    On notera que nous générons plus de données ces deux dernières années que lors de toutes les années précédentes !

Souvent réservées précédemment aux grandes entreprises, toutes  ces solutions sont désormais tout à fait accessibles également aux PME.

La définition des objectifs

La mise en place d’un nouvel outil de gestion n’a pas pour but d’informatiser ce qu’on faisait auparavant, mais justement de faire différemment, sachant qu’une  gestion  informatisées et intégrée pourrait  ouvrir  de nouvelles portes.

Investir du temps dans cette phase (trop souvent négligée)  fera gagner un temps considérable par la suite.   N’hésitez pas à vous faire aider si nécessaire.

La phase d’exploration

Internet n’est pas le meilleur moyen pour  trouver la  meilleure solution.  Pour vous en convaincre, une recherche sur le mot logiciel génère 66.300.000 résultats sur Google !  Ce n’est donc qu’un maillon.

Différentes associations (chambres de commerce, consultants, comptables…) pourront vous aider.  Vous pouvez aussi compléter votre recherche avec des avis objectifs (sans aucun intérêt commercial) que vous récolterez en prenant contact avec des confrères, dirigeants d’entreprise comme vous, qui se feront certainement un plaisir de partager leur expérience.   N’hésitez pas à faire appel à votre réseau. 

La pré-sélection

Rédigez un cahier des charges ou au moins une liste claire de vos besoins.

Si vous avez des besoins particuliers, assurez-vous de retenir des fournisseurs ayant déjà de l’expérience dans votre secteur.    Renseignez-vous sur les projets déjà mis en place et n’hésitez pas à prendre directement contact avec leurs références.

La sélection

Lorsque votre préférence ira vers un fournisseur (ou plusieurs) bien particulier, commencez les négociations.   Soyez attentifs aux différents coûts cités précédemment.   N’oubliez pas de vous assurer de la santé financière de votre fournisseur (pérennité de votre investissement)  mais également de la qualité des intervenants.  Méfiez-vous d’un prix trop bas ou de promesses trop alléchantes.    Votre fournisseur doit vous offrir de la valeur, et si c’est le cas, elle a un prix !

Posez-vous la question de votre degré de dépendance de celui-ci (votre projet pourrait- il être repris par un autre fournisseur en cas de problème ?).

Si ce sujet vous intéresse, je vous invite à compléter votre lecture par le livre blanc d’Alex Dossche publié par Sage « Guide de survie à la sélection, l’achat et la mise en place d’un logiciel de gestion » (aussi disponible en néerlandais).