#14 L'entretien de pré-reprise planifié, une condition pour un retour serein

Remarque préliminaire : Votre politique de disability management

Idéalement, cette étape est réfléchie en amont, de manière structurelle dans votre politique de disability management. Si vous ne disposez pas encore d'une telle politique, pas de panique. C'est sans doute l'occasion d'y réfléchir à partir d'un cas concret.

Pourquoi planifier un (ou plusieurs) échange pour préparer le retour d'un.e collaborateur.trice ayant été absent de longue durée ?

Préparer, c'est gérer ! Des retours désastreux, je vous en avais partagé dans la newsletter #11 sur les "do's and dont's". En proposant un (ou plusieurs, qui ne doivent pas non plus être très longs) échanges en amont, vous instaurez une relation de confiance et préparer le terrain pour que le retour soit le plus serein possible pour la personne qui revient, les collègues, le manager ! Bref un triple win !

L'invitation

Qui l'envoie ?

Quelle est la personne en charge du suivi de la personne absente ? Si l'entreprise est de petite taille, il faudra déterminer un référent. Pour entreprise plus conséquente, il faudra a minima un échange entre les acteurs concernés (rh/manager par exemple).

Quels sont les éléments clés du contenu ?

• Préciser en quoi cette préparation cocréée est bénéfique pour tous les acteurs impliqués, et surtout pour la personne qui revient (qualité de vie au travail)
• Proposer une date et heure (définir un lieu "safe")
• Proposer une rencontre avec le médecin du travail en amont en cas de besoin d'aménagements raisonnables (n'oublions pas non plus que les trajets informels fonctionnent davantage. cf. newsletter #13)
• Inviter la personne a réfléchir à ses capacités actuelles en fonction de ses tâches habituelles
• Obtenir une réponse : c'est une invitation à se rencontre une fois que la personne imagine un retour dans les 2 mois qui suivent. Si pas de réponse, on ne mets pas la pression, on propose de recontacter plus tard.

La préparation

Les conditions de l'entretien

• Un lieu où la confidentialité est assurée (pourquoi pas la visio?)
• Un timing (nous avons x temps devant nous et nous pouvons éventuellement prévoir une autre rencontre pour assurer le suivi).
• Proactivité : sonder ce que dit le manager, les besoins de l'équipe, les possibilités de soutien en interne, les limites

Les 3 phases de l'entretien basée sur le HELPING MODEL d'Egan

Ces trois phases peuvent se construire sur plusieurs moment d'échange si nécessaire.

Exploration

• Cerner et clarifier la situation (état présent de la personne)
• "Attitude coach" : questions ouvertes, curiosité saine, empathie, non jugement

Objectifs

• Quelles sont les perspectives imaginées en termes de combinaison de l'état de santé et des impératifs du job ?
• Fixer un objectif PNL (les 5 critères de l'objectif PNL) ou SMART et vérifier quels acteurs doivent/peuvent être impliqué

Plan d'action

Définir ce qui va être mis en place pour atteindre lesdits objectifs

• Timing
• Personnes impliquées
• Responsabilités (qui fait quoi et avec quelle latitude décisionnelle)
• Quels sont les moyen alloués pour atteindre les objectifs fixés (puisqu'à l'impossible, nul n'est tenu)
• Préparer le reonboarding concrètement (ça sera l'objet de la prochaine newsletter)

Le suivi après le retour

Une fois la personne revenue, il est bon de faire un suivi pour s'assurer que tout se passe bien, ou réajuster si besoin. Cette étape ne prend pas nécessairement beaucoup de temps, mais elle demande une écoute active, bienveillante et empathique.

Il s'agira de :

• Fixer un cadre/rythme (et si tout va bien, les rencontres se dilueront d'elles mêmes à un moment où les parties conviendront qu'elles ne sont plus utiles)
• suivre les objectifs (sont-ils atteints, y a-t-il des obstacles imprévus ? )
• Opérer un double feedback constructif, càd que chaque partie en guise de clôture, partage ce qui a fait levier ou obstacle afin que cela serve à améliorer/adapter les futurs retours (dans une perspective de politique structurelle comme annoncé en début d'article).

En résumé

Ressources

Contactez-moi via www.magalimertens.com (intervention en FR et EN)

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