Les cinq questions fondamentales qui sauvent votre communication sont... fondamentales

Les cinq questions fondamentales en communication que sont Qui ? Quoi ? Où ? Comment ? Quand ? sont trop souvent négligées, soit par ignorance, soit par commodité quand on veut aller (trop) vite. Alors pourquoi se pencher cinq minutes sur ces questions ? Eh bien car elles vous seront utiles dans tellement de situations que vous ne pourrez plus vous passer de cette méthode ! Voyons quelques cas de figure.

Tout est communication, si si...

Pas besoin d'être un professionnel de la communication pour être en situation de communiquer. Les cas de figure ne manquent pas. Songez au fameux pitch d'ascenseur très prisé aux Etats-Unis : vous vous trouvez seul avec une personne influente et vous souhaitez attirer son attention et lui demander quelque chose. Rien ne paraît plus délicat : la personne ne vous connaît pas (QUI), elle est probablement souvent sollicitée donc sa patience est très relative, elle peut être potentiellement intéressée par votre projet (QUOI), vous devez trouver un moyen de la convaincre (COMMENT) et de vous rencontrer plus longuement (OU, QUAND). Si ces 5 questions sont traitées dans votre pitch qui ne dure que quelques secondes, votre interlocuteur sait précisément ce que vous attendez de lui et peut se montrer réceptif. S'il manque un élément, vous apparaîtrez maladroit, mal assuré, moins convaincant.

De manière plus générale, et notamment sur les réseaux sociaux professionnels, quand vous souhaitez entrer en contact avec une personne qui ne vous connaît pas, rédigez votre mail de prise de contact comme un pitch d'ascenseur. Cela donnera à votre interlocuteur de quoi vous répondre précisément plutôt que de devoir vous poser des questions (ce qui ne manquera pas de l'agacer).

Pourquoi ces questions sont-elles fondamentales ?

Une bonne communication doit épuiser les questions les plus évidentes pour permettre un échange sur des bases solides. Si par exemple, vous organisez un événement (mais cela peut être simplement un anniversaire), le Qui, Quoi, Où, Comment, Quand doit être traité dans l'invitation :

• Qui : Jean Martin
• Quoi : vous invite à son anniversaire
• Où : Adresse de Jean Martin
• Comment : plan ou indications pour se rendre chez Jean Martin et numéro de téléphone
• Quand : la date de l'anniversaire et l'horaire

Les invités auront peut être d'autres questions : doit-on amener quelque chose ? Quel est le dress code ? Y a-t-il un cadeau commun ? Etc. Une bonne communication confère de l'autonomie à ceux qui la reçoivent, elle leur donne tous les éléments pour décider, s'orienter, réagir. Si tout le monde vous pose la même question, cela signifie que votre communication est incomplète.

Pour aller plus loin, les cinq questions sont considérées comme un moyen de vérifier vos contenus, une check list en quelque sorte. Quand vous rédigez un article, posez-vous ces questions et vous verrez que naturellement elles ont des réponses. Que ce soit pour un communiqué de presse, une note de synthèse, ou pour une présentation PowerPoint, vous devez avoir à coeur de répondre à ces questions, si bien sûr, elles sont pertinentes.

Le noyau dur de tout récit

Au-delà des questions de communication, les cinq questions constituent le noyau dur de tout récit, qu'il soit documentaire, factuel, ou de fiction. Il s'agit du squelette de toute narration. Je vous invite à consulter l'excellent article de Frédéric Duriez "Raconter une histoire ! Des règles, des principes, des astuces pour raconter une histoire efficace" qui montre que les cinq questions sont au coeur de chaque étape d'un récit : dans l'histoire, dans chaque chapitre, chaque paragraphe, inlassablement reprises et reformulées. Il compare la construction du récit à un chou romanesco (image prisée des mathématiciens pour illustrer une structure en fractale qui se répète à l'infini dans ses sous-éléments).

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Alors peut-être que l'écriture d'histoires ne vous concerne que modérément et que vous ne voyez toujours pas l'intérêt de ces cinq questions. Eh bien, elles pourraient bien vous sauvez la mise quand vous remettrez un imposant rapport à votre hiérarchie qui vous renverra votre copie en vous demandant un résumé en un paragraphe. Il vous suffira de répondre aux cinq questions : de quel sujet s'agit-il ? Qui traite le sujet ? Dans quelle temporalité ? Quelles modalités du traitement du sujet ? Quelles conclusions ? Vous serez alors en mesure de produire le plus concis des mails d'explications qui sera très apprécié de votre hiérarchie et valorisera votre travail.