Les clés de l'agilité (3 & 4/5)

Dans leur façons de travailler - en termes de méthodes et d'outils - les entreprises les plus agiles innovent beaucoup et fonctionnent complètement différemment ... Comment font-elles

Partie 3 - Les méthodes de travail

Tendances

Les grandes tendances qui se dégagent dans les entreprises agiles et transverses suivent les évolutions naturelles du monde du travail : plus de travail à distance, plus de travail indépendant, et plus d’autonomie pour les collaborateurs.

Concernant le travail à distance (le remote), beaucoup de startups n’imposent aucune contrainte particulière à leurs collaborateurs en terme de présence au travail. La culture du présentiel pouvant mener à des comportements néfastes (“tu prends ton après-midi” pour un collaborateur qui part à 17h, actes de présence) et celle du remote pouvant être très avantageuse pour les employés (parents travaillant depuis chez eux le mercredi après-midi, rendez-vous administratifs ou chez le médecin en journée, etc.), les startups n’hésitent pas à promouvoir la seconde. Cela se matérialise de différentes manières :

• Les horaires de travail non définies : chacun arrive et part à l’heure qui l’arrange, tant que sa productivité n’est pas impactée. Une collaborateur peut également librement décider de travailler depuis son domicile quelques journées si cela ne perturbe pas l’équipe.
• Les équipes complètement distribuées : qui ne travaillent pas (toujours) dans le même lieu. Il faut alors instaurer une hygiène de travail particulière, qui mise tout sur l’écrit, l’asynchrone et l’accessibilité en ligne (pas possible de faire des stand-ups en présentiel ou de discuter un problème à deux personne dans le même bureau, par exemple). En général, le conseil est que toute une équipe soit distribuée ou alors qu’elle ne le soit pas.

À propos du travail indépendant, il devient de plus en plus naturel de compléter les équipes, notamment techniques, par des indépendants experts de certains sujets pour avancer plus rapidement et efficacement sur les objectifs. Cela suppose de savoir trouver ces profils, de les briefer correctement et de leur permettre de s’intégrer à l’équipe et à son fonctionnement efficacement. 

La tendance de fond, en outre, est à l’autonomisation des collaborateurs : avec un périmètre d’action défini précisément par la scorecard individuelle et le système d’OKR, chacun est conscient des prises de décision qu’il peut faire, des tests qu’il peut mener, et entre donc dans une dynamique d’action plus satisfaisante pour lui et plus productive pour l’entreprise.

Exemples

Parmi les chantres du travail à distance, Buffer est le plus connu, et sûrement le plus impressionnant. L’entreprise qui permet de gérer sa présence sur les réseaux sociaux travaille avec plus de 200 collaborateurs répartis dans une soixantaine de pays ! 

Autant dire que l’entreprise a mis en place tous les éléments nécessaires à un fonctionnement totalement distribué : forte culture de l’écrit, de l’asynchrone, et surtout la transparence comme valeur cardinale (chacun peut avoir accès aux mails de toute l’équipe, les salaires de Buffer sont publics, ainsi que sa roadmap produit ou encore ses performances financières).

Buffer propose aussi des jours de congé illimités : chacun peut prendre des demi-journées, journées ou congés en fonction de ses envies. Attention, la tendance naturelle devient alors celle du surtravail, où les collaborateurs n’osent pas prendre de congés. Il faut donc instaurer un minimum requis.

Comet, que nous avons déjà présenté, a pour mission de rendre le travail indépendant plus facile, en permettant aux meilleurs freelancers tech et data de trouver des missions auprès d’entreprises. Ce qui est intéressant, c’est qu’eux-mêmes utilisent leur propre produit et travaillent en permanence avec une trentaine d’indépendants (près d’⅓ de l’équipe) qui rejoignent leur squads et complètent les compétences.

Ils ont donc construit un processus interne d’accueil stratégique des indépendants aussi efficace que celui des employés : intervention à propos de l’entreprise, de sa vision et de sa mission, présentation à l’équipe, tour d’horizon technique du produit, etc.

À retenir

• Pour créer plus d’engagement et booster la productivité des équipes, ne pas contraindre les horaires et mettre en place les outils qui permettent de travailler à distance fait partie des méthodes de travail clés. Cela suppose d’adopter une culture de l’écrit et du travail asynchrone.
• Pour compléter les compétences de l’équipe, faire appel à des travailleurs indépendants bien accueillis est plus efficace pour l’agilité et la transversalité que d’engager des agences, qui ajoutent de la distance aux utilisateurs et du délai.
• D’une manière générale, les collaborateurs recherchent plus d’autonomie, et si le cadre défini et les outils choisissent le leur permettent, alors leur productivité sera supérieure : ils deviendront force de proposition, et seront capables de prendre des décisions dans leur périmètre d’action.

Partie 4 - Les outils

Tendances

Cette partie, naturellement, fera plus de place aux exemples d’outils qu’aux tendances. Une tendance est à souligner toutefois, celle du No Code. 

Propagée par Ryan Hoover (le CEO de Product Hunt, un site qui recense tous les jours les nouveaux produits et services innovants qui sortent sur le marché), l’idée générale derrière le “No Code” est de dire que grâce à un remarquable travail sur l’intuitivité et la prise en main dans les outils, les barrières au lancement de produits digitaux s’abaissent, y compris pour ceux qui n’ont pas ou peu de compétences techniques. Aujourd’hui, plus rien n’empêche qui que ce soit de créer un superbe site e-commerce, une application mobile, des tableaux de pilotages, une base de données complexe ou de faire communiquer des applications entre elles en quelques heures. 

Cette tendance, couplée à l’autonomie croissante des collaborateurs, décuple leur potentiel créatif et leur productivité.

Les outils recommandés

Slack est l’outil de communication entre équipe par excellence. Il permet d’organiser les conversations par fils de discussions et de réduire drastiquement le nombre d’e-mails internes afin d’augmenter la productivité de l’équipe. Il a le grand avantage de s’intégrer parfaitement avec tous les autres outils dont dispose l’équipe, et d’avoir une ergonomie très intuitive.

Alternatives : Microsoft Teams, qui s’intègre avec la suite Office

Notion est une application collaborative de prise de note qui intègre le support de gestion de tâches, de wikis et de bases de données. C’est une plateforme très versatile qui permet de gérer des projets et de stocker l’information produite par une équipe. Par exemple, on peut trouver sur Notion le manifesto d’une équipe, mais aussi la roadmap de son produit ou encore les modèles (templates) d’e-mails commerciaux.

Alternatives : Trello, qui demande moins de temps pour la prise en main mais offre moins de possibilités. Trello est une version digitale et collaborative d’un tableau divisé en colonnes sur lequel on colle des post-its.

AirTable est une application collaborative de gestion de bases de données. On peut le voir comme un Excel sous stéroïdes : les attributs d’une cellule ne se limitent pas à des chiffres, du texte ou des fonctions mais peuvent facilement être des liens, des images, des vidéos, des objets interactifs, etc. Les possibilités d’AirTable sont quasi-infinies. Comme le dit le VP Produit d’une des startups les plus en vue de la Silicon Valley (Lambda School), “il est aujourd’hui possible de lancer une entreprise qui fait 100M$ de chiffre d’affaires avec AirTable et Zapier pour seul outillage technique”.

Quelques caveats tout de fois : AirTable demande un temps non négligeable de prise en main, et un tableur classique reste plus efficace pour effectuer des calculs (ou un business plan). Ainsi, l’intérêt d’AirTable se situe particulièrement dans sa dimension base de données, et l’entreprise sait bien les mettre en valeurs, grâce à des modèles disponibles directement sur son site.

Alternatives : Coda, Google Sheets, Microsoft Excel

Pour remplacer la suite Office avec des outils intrinsèquement légers, intuitifs, intégrés entre eux et collaboratifs, rien ne vaut la suite Google. Le géant californien disposant également d’impressionnant services Cloud, il est possible de gérer l’hébergement de fichiers et ses serveurs à distance avec la même suite, pour partager les fichiers entre collègues. Un must have !

Alternatives : Dropbox (en partie)

Zapier est l’outil versatile par excellence : il permet de connecter n’importe quelles applications entre elles et d’automatiser des tâches récurrentes. Par exemple : remplir une ligne d’un fichier Excel à chaque fois qu’un nouveau prospect répond à notre questionnaire web, envoyer un message sur Slack à chaque fois qu’une tâche sur Trello est marquée comme accomplie, etc.

Son fonctionnement est simple : à chaque fois qu’un trigger (événement déclencheur) est activé sur une application, cela enclenche une action sur une autre application. Les possibilités sont infinies, et c’est un outil à prendre en main absolument pour améliorer la productivité des collaborateurs.

Monday est un outil de planning et de gestion de projet intuitif et collaboratif. Il permet aux équipes de s’organiser en fonction des tâches à accomplir, de se répartir le travail et de récupérer des to-do list individuelles quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Alternatives : Trello, Asana, Google Calendar

Déjà présenté, Threads est un outil qui permet d’ouvrir des “issues” sur des sujets épineux au sein de l’équipe et de déplacer la discussion d’une salle de réunion physique à un espace dédié en ligne. Chaque contributeur peut argumenter, faire appel à des collègues experts pour l’aider, et la décision se prend en ligne.

Alternatives : GitHub

Puisque les e-mails sont un mal nécessaire, autant les rendre productifs eux-aussi. Mixmax est un add-on à la suite Google qui permet de surdynamiser ses e-mails, en rendant très facile d’écrire des séquences d’e-mails, de faire du publipostage, de proposer des dates de rendez-vous, et bien d’autres choses.

Alternatives : Superhuman, dont il faudra toutefois passer l’opiniâtre équipe de sélection des bêta-testeurs.