Les clés pour maîtriser l'entretien annuel d'évaluation

Les entretiens annuels d’évaluation… dans mon expérience, pas un moment de plaisir dans les entreprises. Ni pour la DRH, ni pour les managers, ni pour les collaborateurs/trices. Ce n’est pas non plus une obligation légale. Et pourtant… ils reviennent bien chaque année avec leur lot d’imperfections et de frustrations !

On pourrait sans doute leur consacrer une longue série d'articles, et je ne vais pas parler de tout ici, ce serait trop long pour vous, je vous perdrais ; et trop long pour moi, j’ai un métier à côté de l’écriture (le coaching, si vous suivez).

Alors je n’aborderai pas ici aujourd’hui :

• Le processus : comment la Direction RH peut mettre en place un processus fluide pour séréniser la période des entretiens annuels ;
• L'autoévaluation : comment compléter un support d’auto-évaluation et se préparer à son entretien annuel ;
• Le suivi : comment traiter l’après entretien, répondre aux demandes, prendre en compte les souhaits de formation, gérer les frustrations ;
• La rémunération : je décorrèle augmentation et évaluation, même si c’est souvent traité dans le même rendez-vous et sur le même support (spoiler alert : pas une bonne pratique).

Je vais plutôt vous donner quelques basiques, parler de la posture des managers pendant l’entretien, et proposer quelques tips pour les moments clé.

Les bases de l’entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est une priorité, pas une variable d’ajustement

Les entretiens annuels d’évaluation dans votre entreprise, c’est tous les ans, à la même période, alors on anticipe : les entretiens sont notés dans les agendas, ils ne sont pas reportés au gré des autres réunions ou rendez-vous.

Accordez un temps dédié, dans une salle ou un bureau qui permet de respecter la confidentialité et où vous ne serez pas dérangés. Soyez concentrés sur l’entretien, ce n’est pas le moment de vérifier vos emails ni de traiter des « urgences » opérationnelles.

L’entretien se prépare sérieusement, n’y allez pas au talent

L’entretien se prépare… par les deux parties ! Pour qu’il soit utile et efficace, deux indispensables :

• Une autoévaluation et une évaluation
• Un support écrit partagé par la personne qui évalue et la personne qui reçoit l’évaluation

La prise de parole, c’est chacun son tour

L’entretien annuel est un moment d’échange, vous n’êtes pas un jury qui annonce sa décision ou sa sentence.

Le déroulé est simple, écoutez d’abord la personne évaluée, puis partagez votre évaluation.

Pendant l’entretien annuel d’évaluation

Quelle posture adopter quand on est manager ?

Vous me voyez peut-être venir ici… je ne vais pas faire durer le suspens trop longtemps. Je suis convaincue que la meilleure manière de mener un entretien d’évaluation est d’adopter une posture coach. Concrètement, voici ce que ça veut dire :

• Se mettre en position d’écoute active
• Utiliser le questionnement
• S’intéresser à la progression, à l’évolution

L’info bonus Petit rappel qui ne peut pas faire de mal : l’entretien annuel d’évaluation n’est pas le lieu pour traiter les sujets opérationnels de la semaine ; même si vous ne voyez pas d’autre moment pour le faire. Si c’est important, vous trouverez un créneau.

De quoi parle-t-on dans un entretien annuel d’évaluation ?

Cet entretien est l’occasion de prendre du recul, en faisant le bilan d’une période écoulée, et en préparant une période à venir.

Il s’agit donc de dérouler l’entretien en deux temps :

• Bilan de la période écoulée (en général l’année qui se termine)
• Projection sur la période à venir (en général l’année qui démarre)

L’info bonus La projection concerne bien le court terme. L’accent sur l’évolution à moyen ou long terme est mis lors de l’entretien professionnel (obligation légale tous les deux ans).

Concrètement, comment faire pour…

Donner un feedback

Privilégiez au maximum les feedbacks relatifs à un comportement, à des actions (on est dans le « faire », pas dans le « être »). Quelques exemples pour illustrer :

• A privilégier - Positif sur le comportement : "Tu as très bien mené la négociation avec ce client"
• A limiter - Positif sur la personne : "J'apprécie de travailler avec toi"
• A privilégier - Négatif sur le comportement : "Ton rapport manque de précision"
• A bannir - Négatif sur la personne

Evidemment il existe de nombreuses méthodes pour donner des feedbacks. Je vous en propose une que j’ai eu l’occasion de présenter dans une newsletter : le KISS.

1. Keep : Une chose que tu fais bien et que je t’encourage à continuer
2. Improve : Une chose que tu peux améliorer
3. Stop : Une chose qui ne convient pas et que je t’invite à arrêter
4. Start : Une chose nouvelle que tu pourrais essayer

Fixer les objectifs

La checklist des objectifs pertinents et motivants :

✅ SMART : ou tout autre méthodologie, du moment que les objectifs sont formulés clairement, que l’indicateur de mesure est affiché ;

✅ Personnalisés : même si vous pouvez proposer des objectifs collectifs, pensez à formuler des objectifs individuels personnalisés, c’est-à-dire qui ne soient pas génériques et identiques pour chaque membre de votre équipe ;

✅ Acceptés : votre collaborateur/trice aura d’autant plus de chance et de raison d’atteindre ses objectifs qu’il/elle se les sera appropriés.

Annoncer les nouvelles, « bonnes » ou « mauvaises »

L’entretien annuel d’évaluation est un moment d’annonces : un bilan de l’évolution, une évaluation des compétences, une promotion ou non promotion…

Je vous partage le conseil que j’ai le plus souvent donné ces dernières années : ne présumez jamais de la réaction de votre collaborateur ou collaboratrice. Que votre annonce soit une bonne ou une mauvaise nouvelle est relatif et dépend de sa perception, qui n’est pas forcément la même que la vôtre.

Donc préparez-vous, démontrez, expliquez. Adoptez une posture de coach, dans l’écoute. Accueillez la réaction.

Pour mener de bons entretiens annuels d’évaluation…

Demandez une formation !

Ni préparer ni mener un entretien d’évaluation n’est inné, demandez à votre DRH de vous former !

La minute pub : entre mes années RH à mener les entretiens annuels avec ou à la place des managers, mes années manager à mener les entretiens annuels de mes équipes, ma formation de coach, je peux vous accompagner. 😉

Pour me contacter, messagerie ou lien en bio pour caler un rendez-vous.

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