Petit plaidoyer pour les entretiens managériaux
Erwan Hernot
Associé @ Clava Consulting | Workshop Facilitation, Training and Development
Entretien annuel d’évaluation, entretien professionnel, entretien de mi-année : les DRH incitent les managers à rencontrer formellement leurs collaborateurs régulièrement. Les managers ne contestent jamais l’intérêt de la rencontre. Ils se plaignent du temps que ça prend. Ce n’est pas faux mais ce n’est pas forcément le problème. Voici pourquoi.
Certains managers fuient ces face à face avec lesquels ils ne sont pas à l’aise. Ça tombe bien, pas mal de collaborateurs n'aiment pas non plus le coté "évaluateur" qu'ils perçoivent dans l'entretien. « Service minimum » donc : managers et collaborateurs restent alors sur les grands rendez-vous animés par la DRH. Pourtant, quand on manage (sans mentionner le rôle de « développeur de compétences » qui devient capital avec les attentes de la génération Y), on commence par confier des missions, fixer des niveaux de performance et la suivre tout au long de l’année. L’outil clé reste l’entretien. Le critère de succès est sa fréquence.
Plus on voit son collaborateur en entretien, moins le moment est intimidant : on s'habitue. Plus la parole se libère et mieux les deux interlocuteurs se connaissent et se comprennent. C’est au moins une garantie d’un échange clair et productif.
Plus vous avez d’entretiens, plus (normalement…) vous préparez ! C'est vrai. Mais plus la préparation est rapide ! Et l’entretien se raccourcit : on va à l’essentiel, on a encore en tête les points évoqués la dernière fois. Les multiples entretiens sont – quand même – calés dans des moments différents de l’année. La planification reste donc possible…
Si vous voyez cotre collaborateur 6 fois dans l’année en entretien de suivi, ce sont autant d’opportunités de mieux connaître les leviers de motivation sur lesquels vous pouvez agir, d'anticiper des dérives auxquelles, sinon, vous n'avez pas le temps (ou l'envie) de vous attaquer. Six fois par an vous évite de vous reprocher, un jour, que vous auriez dû réagir plus tôt !
Les conversations entre deux portes ne remplacent pas l’entretien : désolé ! Elles sont – le plus souvent – dédiées à l’opérationnel immédiat. Seul, un entretien, calé, dans une salle prévue à ce moment, démontre l’intention : faire un point sur le travail en cours, les compétences et les efforts mis en oeuvre. Cette intention permet alors de prendre un peu de recul : analyser une performance, écouter une explication un peu longue ou difficile à formuler dans un open space. Encore une fois, l’échange peut être conduit rapidement.
Beaucoup de managers sont d’accord avec ces points. Ils multiplient alors, d'un air désolé, le nombre de collaborateurs et le nombre d’entretiens dans l’année. La charge devient effectivement conséquente. Elle appelle les remarques suivantes : celles-ci tiennent de la mission, du planning et de l’organisation de l’équipe.
La mission
Manager implique de passer du temps à cette mission. Si vous n’êtes pas convaincu, changez de mission ! Si votre patron trouve que vous passez trop de temps à manager votre équipe : c'est intéressant. Je veux bien le rencontrer...
Le planning
Etalez. Faites glisser sur toute l'année, les entretiens de suivi, qui ne nécessitent pas de reporting avec un délai donné. Si besoin, soyez ferme sur la durée avec les bavards : si vous avez prévu 45’, vous avez eu le temps de dire et écouter les messages principaux. Evidemment, si vous vous y prenez au dernier moment pour planifier, c’est plus compliqué !
L’organisation
Tous les managers indiquent, en toute bonne fois, la charge conséquente que représentent les rencontres quand ils ont plus de 10 collaborateurs en rapport hiérarchique direct. Exact. Mais c’est alors un problème d’organisation. A plus de 10, vous ne managez plus, vous survolez vaguement les activités de ces personnes. Surtout vous ne suivez rien précisément. par conséquent, vous êtes condamné à jouer au pompier : juste appelé pour les urgences (que vous n'avez pas réussi à anticiper), jamais le temps de construire le fond. Ne perdez pas de temps à planifier des entretiens, appelez votre patron et avec lui, investissez du temps à vous trouver, dans l'équipe, 2 adjoints !