Les enjeux des rapports entre management et communication ne sont plus à démontrer tant, constitue un vecteur considérable de fonctionnement de l'organisation. Or, dans bien des cas, il ne nous semble pas que les conditions managériales soient suffisamment réunies pour favoriser la communication organisationnelle.
Les bases fondamentale pour asseoir une bonne Communication en Management
La communication est la base de toute relation, quelle qu'elle soit.
En entreprise, il est essentiel pour le manager de maîtriser cet exercice. Non seulement pour être compris de son entourage professionnel, mais également pour mener à bien sa mission. Les questions telles que Quoi communiquer ? Quand ? A qui ? doivent être votre priorité absolue en tant que Responsable. Par exemple si les collaborateurs ont des plans d'action reliés à la stratégie générale, le manager intermédiaire en charge de gérer ces personnes se doit de les tenir informés des résultats globaux de la stratégie de toute information périphérique si tant est qu'elle ne soit pas confidentielle.
Quelques bonnes pratiques à intégrer
Une bonne communication aura ainsi pour but, entre autres, de :
- Informer efficacement ses collaborateurs, échanger, dialoguer avec eux ;
- Maintenir le lien entre les différentes strates de l'entreprise (top management, managers intermédiaires, managers de proximité , collaborateurs) ;
- Partager des informations entre les différents services , participer à l'esprit de l'entreprise et renforcer l'appartenance à une seule et même organisation, œuvrer pour l'intelligence collective, la coopération et l'innovation ;
- Relayer , partager la culture, les valeurs, la stratégie de l'entreprise ;
- Définir clairement et précisément les tâches pour une meilleure efficacité, notamment via la définition des objectifs SMART ;
- Ramener l'humain au cœur de l'entreprise ;
- Instaurer un climat de confiance et une bonne cohésion d'équipe ;
- Motiver efficacement, inspirer, impliquer, encourager, féliciter.
Comment le manager doit-il communiquer ?
La communication managériale opère aujourd'hui sous trois (03) axes :
- Descendante : du manager vers ses collaborateurs ;
- Ascendante : du manager vers sa hiérarchie ;
- Transversale : du manager vers les autres managers/services de l'organisation.
Les compétences requises
Le manager doit être capable de mobiliser un certain nombre d'aptitudes et qualité pour communiquer efficacement avec son équipe.
- Écoute active: pour être écouté et entendu, il faut avant tout savoir écouter l'autre attentivement et de façon non directive afin que dernier s'exprime en toute liberté, sans crainte de jugement hâtif et sans pression. Écouter activement, c'est savoir décoder le langage non verbal et adapter sa communication, entendre au-delà des mots exprimés.
- Capacité à communiquer avec autrui : être à l'aise avec autrui ou en public, oser prendre la parole, savoir dire non, connaitre les différents types de personnalités et savoir les identifier pour adapter sa communication, trouver les mots adéquats et le bon moment pour exprimer ce que l'on a à transmettre. Autant d'éléments que le manager doit parfaitement maîtriser dans le cadre de sa mission.
- Intelligence émotionnelle et empathie:rReconnaître, contrôler et utiliser ses émotions à bon escient pour une communication et des relations plus fluides. Avoir pleinement conscience de ce que l'autre peut ressentir permet au manager de s'adapter en toute situation. L'empathie, quant à elle, permet d'instaurer un réel climat de confiance et d'authenticité indispensable à un management humain.
- Charisme et assertivité : oser prendre sa place et affirmer ses choix est indispensable dès lors que l'on occupe une posture de cadre. Pour inspirer, motiver, être entendu et respecté, le manager doit dégager charisme et leadership.
Quels sont les supports à utiliser ?
La communication peut être écrite ou orale, s'adresser à un ou plusieurs destinataires, être plus ou moins formelle, de nature organisationnelle ou interpersonnelle .
Le manager veillera ainsi à adapter son support en fonction des objectifs du message, des circonstances dans lesquelles celui-ci est transmis, des personnalités/fonctions de son/ses interlocuteur.s.
- Mails : pour transmettre des informations/documents nécessaires à la bonne réalisation des tâches ;
- Courriers : réservés principalement à des fins très cadrées légalement ;
- Téléphone : pour obtenir des informations plus rapidement que par mail, transmettre une donnée importante et urgente ;
- RSE, intranet, réseaux sociaux : pour échanger des documents, informations, supports de formation, etc. Attention toutefois à bien cadrer leur utilisation afin d'éviter dérapages, addiction, sur-utilisation ;
- Réunions collectives : briefings matinaux, séances pour réfléchir, avancer, faire le point sur les projets à venir ou en cours, séminaires ;
- Feedbacks constructifs : pour motiver et encourager, rectifier le tir le cas échéant, mais aussi pour recevoir un feedback de la part des collaborateurs ;
- Sessions de team building : pour faire émerger les vraies personnalités de chacun, doper le sentiment d'appartenance à l'équipe, renforcer la cohésion, favoriser la coopération et l'intelligence collective ;
- Rencontres informelles : pour souder le groupe, apprendre à mieux connaitre ses collaborateurs et collègues.
