Les Sédentaires: Chapitre 7b
Les fournitures de bureau
Comme indiqué plus haut, cette catégorie occupe le plus clair du temps du logisticien. Avec à disposition un ou des catalogues de fournisseurs[1], le but du jeu est de commander des produits avec un bon rapport qualité/prix. Inutile de payer un pack de stylos très bon marché, si lesdits stylos rendent l’âme au bout de deux pages… Rappelons-nous que le bon marché est toujours trop cher, que ce soit en argent ou en déchets. D’où l’avantage d’avoir le sens du commerce, pour s’assurer de la qualité de l’investissement. Cependant, commander et ranger les fournitures ne représente que la partie émergée de l’iceberg et tout un travail est nécessaire en amont, de même que des procédures strictes, visant à suivre le flux des marchandises.
Pour avoir entièrement révisé et même créé des procédures logistiques, j’ai établi ma propre méthode de travail pour un maximum d’efficacité.
1. L’inventaire
Comment savoir où l’on va, si l’on ignore d’où l’on vient ? Cette maxime est aussi valable dans la logistique. Pour avoir vu diverses armoires de rangement, je peux affirmer que certaines faisaient peur, tant elles étaient en fouillis. A l’un de mes postes, j’ai même profité de l’absence quasi-totale de mes collègues – alors en déplacement pendant trois jours – pour m’attaquer à ce problème. Comme je n’avais rien à faire, puisque le seul collègue présent n’avait pas de tâches à me donner, j’ai donc utilisé ces quelques heures creuses pour prendre l’initiative d’un réaménagement complet de l’armoire à fournitures. Je commence en fanfare, en retroussant mes manches et prenant une grande inspiration, avant de vider les étagères.
Niveau après niveau, il me faut trier : les stylos (jeter les usagés et/ou les cassés) ; les papiers non emballés et/ou froissés, sales, déchirés (rayer la mention inutile) ; regrouper trombones, agrafes et broches d’archives ; vérifier et épousseter les classeurs encore en bon état ; etc. Une fois que ce premier tri est fait, je range et répertorie tout ce qui reste, sur une première liste.
2. Les besoins de l’entreprise
Ranger les armoires est une chose, savoir quoi y ranger en est une autre. Il est possible de se faire une première idée des produits de consommation courante en épluchant les précédentes commandes, sur une durée de six à douze mois. Cependant, des modifications peuvent intervenir, des restrictions budgétaires diminuer les volumes de commande, le développement d’un nouveau département ajouter de nouveaux besoins, etc. Dans ce cas, il faut en parler aux personnes concernées, ainsi qu’au manager, pour faire un feed-back et définir les modalités de commandes, la fourchette de prix, ainsi que les restrictions. Je reprends ici l’exemple des stylos rouges à ne plus recommander, car ils disparaissent toujours mystérieusement.
N.B. : Même si la logistique ne relève pas du tout du cahier des charges du manager, il est pourtant essentiel de l’entretenir au moins une fois du problème, afin qu’il fixe les règles de base. Il pourra ensuite revenir vers vous, en cas de modifications. Plus tôt le manager règle cette question, plus tôt le logisticien sera autonome et n’aura plus de questions à poser.
3. La commande
Divisée en trois étapes, la commande exige :
A. D’envoyer un mail général à tous, environ huit jours avant : « Bonjour à tous, je vous informe que je prépare actuellement une nouvelle commande de fournitures de bureau. Merci de me faire savoir, par retour de mail, ce dont vous avez besoin, d’ici (jour de la semaine) prochain. »
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B. Consulter les catalogues de l’année en cours pour commencer la liste, selon l’inventaire régulier des armoires.
C. Une fois les retours obtenus, mettre à jour la liste et la passer, soit par Internet, soit par fax.
4. Livraison et rangement
Avec de la chance, la commande arrive dans les deux jours et c’est le moment du feedback, pour vérifier qu’elle est complète. Les fournitures sont ensuite à ranger selon leur utilité, à savoir : les plus courantes à hauteur d’yeux ou de main : les moins usitées, sur les étagères supérieures et inférieures, pour une meilleure ergonomie. Rappel de base : les objets lourds se rangent en bas, les légers, en haut. Cela peut paraître évident, mais ce sont les évidences qui sont les plus négligées. Opter également pour un rangement optimal, dans le but d’économiser de la place, tout en assurant l’accès aux marchandises.
5. Le suivi
Les armoires sont pleines, mais il faut maintenant veiller à leur flux, pour éviter toute pénurie. Pour résoudre ce problème, j’ai mis en évidence les fournitures les plus importantes, à savoir : cartouches d’encre pour imprimante ; toners pour photocopieuse ; papier d’imprimante ; papier et enveloppes à en-tête ; enveloppes vierges ; agrafes et trombones ; classeurs ; crayons et stylos; chemises en plastique. Ce sont là les principales fournitures à surveiller, l’épine dorsale de l’économat.
Anecdote : à l’époque, j’avais opté pour un papier scotché à l’intérieur de la porte de l’armoire, avec le nom desdites fournitures et leur stock initial, demandant à ce que chacun note combien il en prenait. Une fois par semaine, je jetai un coup d’œil aux réserves, car la liste n’était que peu, voire pas suivie d’effets. A côté, j’avais créé un fichier Excel, avec l’inventaire complet des fournitures, séparées en catégories, et des formules pour calculer automatiquement combien il en restait. Avec le recul, je me dis que cela faisait doublon avec la surveillance des stocks, néanmoins, cela peut être utile pour les autres collaborateurs, à condition que tous jouent le jeu. Si à chaque fois que l’un d’eux va se servir et qu’il inscrit ses « courses » dans le tableau, cela permet une vision d’ensemble des stocks et aider à répondre au mail général du point 1. Même si cette action peut faire perdre une ou deux minutes, elle participe du bon fonctionnement de la logistique et, d’un autre côté, encourage les gens à prendre plusieurs marchandises d’un coup, leur faisant ainsi gagner du temps, à eux aussi. Résultat win-win garanti.
Ce nouveau poste indispensable aux sédentaires par des sédentaires, permet de reconnaître à leur juste valeur les collaborateurs en charge de cette tâche. Garants de la fluidité du travail sur site, ils sont un autre pilier de l’entreprise par: leur aptitude à maintenir des réserves d’économat; leur sens pratique; leur capacité à faire des économies, en comparant les prix; leur gestion des stocks et l’anticipation de certains besoins (fin d’année, par exemple).
En espérant que cette partie sur les fournitures de bureau vous aura plue, je vous donne rendez-vous lundi, pour la dernière partie du chapitre, où nous verrons plus en détail la gestion de toutes les autres catégories logistique, bien moindres en temps et argent, mais néanmoins nécessaires à la bonne marche du travail sur site.
Passez un excellent week-end et meilleurs vœux! 🤗