les techniques de reunion

I-                  Problèmes pouvant être rencontrés lors de la réunion

Voici une revue non restrictive de quelques difficultés que l’on peut rencontrer lors d’une réunion.

1-    la réunionnite

sachez qu’en matière de théorie de la réunion de travail, l’un des travers que les théoriciens dénoncent très souvent, c’est ce qu’on appelle, la « réunionnite ». On a calqué cette expression sur les noms des maladies du système gastrique, ou des tendons : gastrite et tendinite. Selon ces auteurs, la réunionnite serait la maladie des réunions trop nombreuses et inutiles.

En fait, vos équipes peuvent être plus ou moins sujettes à la « procrastination » et fuir la responsabilité selon deux modalités antagonistes :

a-     Fuite des réunions : la tendance de l’équipe est :

* d’en organiser le moins possible,

* la tendance des membres de l’équipe est de ne pas y assister,

* s’ils sont obligés d’y assister, la tendance des membres de l’équipe peut être de mettre ces réunions en échec. Ils  s’abstiennent alors d’y prendre la parole. En conséquence, le leader est lassé, et finit par être convaincu qu’il « n’y a  rien à tirer de cette équipe….

Ces fuites sont dues à :

-          la peur que ces réunions ne soient le moment d’affrontements avec les autres (de peur que les conflits d’opinion ne se transforment en conflits de personnes),

-          peur de l’inconnu si on est de nature anxieuse (sujets, décisions qui vont être prise, problèmes qui vont survenir…),

-         peur de l’autre si on ne le connaît pas,

-          peur de dévoiler ses failles.

-         peur de l’engagement et de ne pas pouvoir se soustraire à  responsabilités,

b-     il ya la fuite dans les réunions :c’est la « réunionnite ». dans ce cas de figure, on multiplie les réunions, de façon excessive, improductive, lassante, ennuyeuse, et surtout de manière qui consomme voracement le temps de travail. Dans ce cas de figure, vos équipes font de la procrastination, et donc au lieu de prendre vite des décisions et passer à l’action, elle multiplient indéfiniment les réunions, pour retarder aux maximum le moment de passer à l’action, c’est-à-dire à l’épreuve du réel, qui révèlera justesse ou fausseté de la décision prise par elle.

Vous devrez, en tant qu’animateur, veiller à choisir opportunément les moment d’organiser des réunions, sans tomber ni dans le travers de les éviter à tout prix, ni dans celui d’y abonder sans mesure et modération.

1-    Structuration du groupe en classes sociales

Ici, cher lecteur, permettez-moi de vous transporter vers un autre registre. J’y suis tenu par le caractère très problématique du point que je vais soulever ici, et surtout en raison de sa très forte probabilité de survenue dans le monde du travail, selon ce que j’ai pu observer pendant plus de 20 ans. Il s’agit d’un registre sociologique, mais qui permet d’appréhender un des facteurs d’échec de beaucoup de réunions. Ainsi, je vais tenter de vous expliquer cette affaire de la sorte : un des dangers de la réunion, c’est le fait que le groupe se structure selon l’esprit de classes. Ce phénomène reste du domaine du non dit, il est latent, mais son impact reste tout de même bien réel.

Je suis intimement convaincu que c’est  une tendance actuelle, de notre époque, universelle aussi !!!

Si vous arrivez d’abord à appréhender intellectuellement ce phénomène, vous découvrirez un des trois cas de figure suivants :

a-     Vous êtes vous-même sujet à cette tendance aux comportements de supériorité sociale. Et même si par ailleurs vous êtes fin, et vous savez ne pas le montrer, sachez que ca fait partie des choses que les « radars du psychiques » de vos interlocuteurs ne ratent jamais.Ce comportement chez vous  n’est peut être pas « méchant », vous êtes peut être juste  fier de votre réussite. Mais, justement, c’est ça qui est problématique, c’est que la ligne entre fierté et arrogance sociale est fine, à peine perceptible, et vous avez souvent vite fait de la franchir…. Sans être tout à fait conscient. Vous aurez donc besoin de vous remettre en question, et de travailler sur vous, pour apprendre à transcender ce niveau primaire de votre fonctionnement professionnel. L’activité professionnelle a des sens beaucoup plus sublimes que ça, et si vous en restez à cette fierté, vous-même ne vous destinerez qu’à une carrière moyenne, car vous êtes déjà obnubilé par ce que vous prenez pour des réussites spectaculaires. Ce faisant, vous restreignez l’horizon de vos ambitions, et vous resterez souvent enlisé dans ces stades de votre évolution professionnelle. La réussite…. faîtes en le bilan plutôt au terme de votre carrière, juste avant la retraite !!!

b-     Que vos équipes se sont structurées selon cet esprit de classes. Pour le dire caricaturalement : dans la cantine, les ouvriers se mettent entre eux pour manger, les techniciens dans une autre table, les techniciens supérieurs dans une autre encore, les ingénieurs dans une quatrième table…. En général, c’est un processus qui se fait spontanément, naturellement, et souvent inconsciemment.

En analyse transactionnelle on appelle cela dans le chapitre des positions de vie la position « moi je suis ok, l’autre n’est pas ok ».

On pourrait pour expliquer psychosociologiquement ce phénomène hasarder cette hypothèse : L’entreprise, l’équipe sont un microcosme social où se transpose peut être la structure de la société elle-même. Dans celle-ci, il y a des classes sociales. Les cadres moyens et les cadres de haut niveau, les ingénieurs, les techniciens supérieurs subissent cette discrimination sociale dans le grand corps social. Ainsi,peut être que par transfert, ils chercheraient à prendre leur revanche sociale en projetant sur leur subordonnés les phénomènes de discrimination sociale dont ils souffrent dans la société en général.

Ainsi, Nombreux sont peut-être les membres de votre équipe qui ont une soif de réussite sociale, ce qui est tout à fait légitime, mais n’a absolument pas sa place au moment où votre équipe travaille dans une réunion ou un autre cadre et où on se débat avec la problématique professionnelle !

Ici il faut se « désencombrer » de ce qu’on appelle le formalisme, les protocoles, les étiquettes sociales. Sauf si, comme il arrive dans certains cas, ce formalisme est productif en soi comme facteur qui donne une solennité intéressante à une réunion, très officielle par exemple.

Ainsi, quand cette stratification sociale « non dite » mais qui influence les comportements et attitudes des uns et des autres, fait que cette hiérarchie prend trop de valeur, il faut que vous travaillez en tant qu’animateur à inciter le groupe a dépasser cela, déjà en vous libérant vous-même d’un tel carcan mental, et en ne vous laissant pas séduire ou dominer par les tentatives d’influence de la partie du groupe qui veut un statut élitiste.

Quels sont les dangers de cette discrimination sociale???

-         Celui qui est dans une mentalité de classe, est en général dans l’auto gratification constante, et l’échange de gratifications avec les personnes qui sont de sa classe,

Cette énergie dépensée a s’auto gratifier est soustraite à l’effort qui doit être concentré sur l’objectif professionnel !!!

-         Celui qui est dans le bas de l’échelle sociale se venge en refusant de participer a l’œuvre d’un groupe qui ne lui reconnait pas une place légitime dans le cercle social, l’entreprise perd donc la contribution d’une partie du groupe

Ainsi, cetemployé marginalisé, humilié ne serait-ce que par le déni d’existence qu’exerce vis-à-vis de lui celui qui le « snobe »pourraitnourrir des désirs de « vengeance » alors là pour le coup « sociale ». Il se vengera en échappant à votre contrôle de leader,là où vous ne pourrez  aller inspecter son manque de volonté, c’est-à-dire dans son for intérieur. Il vous donne toutes les apparences de l’implication, et garde un détachement au fond de lui, que vous sentez bien mais que vous ne pouvez contester, puisque dans l’exécution de son travail, il est parfaitement au point !!!

Ainsi, au mieux il s’inhibe, voire jouit de retenir volontairement les idées que vous le sollicitez de vous proposer.

Vous voulez peut être, car vous êtes honnête réussir à le haranguer !! mais attention, s’il vous fait confiance,  la balle est dans votre camp !!! il faudra éviter d’être démagogue. Si vous commencez avec l’équipe un pacte de confiance mutuelle, il faudra poursuivre indéfiniment, dans ce chemin d’honnêteté. Ainsi, au bout de la mission, et même si ca prend des années, vous devrez veiller à ce que l’équipe soit rétribuéepour les efforts qu’elle aura fourni, les sacrifices qu’elle aura faits.

Finalement, pour sortir vos équipes de ce « snobisme social », il faudra donc que les sensibilisiez vos équipes, en rappelant la charte éthique selon laquelle tous les employés sont égaux, seuls leur engagement et leur éthique justifiant une hiérarchisation entre eux. Il faut que la direction incarne cette charte éthique et décourage ces tendances au lieu de les renforcer. Il faut que vous utilisiez les ressources de la confrontation « d’individu à individu » pour faire en sorte que s’amorce un processus d’intégration sociale entre ces gens. Pour les déloger de leurs enclavements trop confortables, où ils sont surs d’être toujours complaisamment approuvés par leurs alliés, il faudra les provoquer, les déranger, les taquiner, voire les mettre un peu en colère, en se moquant notamment de leur imaginaire de supériorité de leur supposée classe sociale. Au moment où ils voudront défendre leur idéologie de supériorité de leur « supposée classe », ils se rendront compte de l’ampleur de leur « bêtise ».