L'importance de l'outsourcing de la fonction comptable pour une entreprise

On me pose souvent la question, pourquoi externaliser la fonction comptable? quand et comment la faire ?  qui doit la faire ? pourquoi payer pour externaliser cette fonction? 

Partant de ces multitudes de questions, il est important de répondre à toutes ces interpellations par un petit article décrivant les tenants et les aboutissants de l'externalisation de la fonction comptable.

1.L’externalisation comptable : principes et actualité

L'externalisation, aussi appelée outsourcing, désigne le transfert de tout ou partie d'une fonction d'une entreprise vers un partenaire externe. 

Quand on regarde nos environnements, il s'agit d'une pratique pas encore très courante sous nos cieux. Cependant, avec l'engouement noté de ces dernières années autour de la création et le développement des entreprises ( création, poste création, amorçage, phase de croissance etc) , on peut espérer que les entrepreneurs sénégalais et/ou africains s’appesantiront sur leurs forces et faiblesses ( avec humilité) afin de faire externaliser toutes les fonctions dont ils ne sont pas doués ou outillés pour les assumer en interne.

Elle consiste très souvent en la sous-traitance des activités non essentielles et non stratégiques d'une entreprise ( un ingénieur S.I doit se soucier d'être à niveau dans ce domaine si évolutif et ne pas soucier d'avoir la tête à gérer la fonction marketing , finance ou RH etc...)

 Il s'agit d'un outil de gestion stratégique qui se traduit par le recentrage de l’entreprise sur son cœur d’activité et ses compétences clés. L’externalisation est un processus souple ( simplicité doit être le maître mot) adapté aux choix et aux contraintes du client ; aucun cas n’est identique (c'est important de le signaler et de l'adapter au cas par cas).

Le prestataire, délégataire apporte son expérience et ses suggestions, mais c’est le client qui définit le meilleur équilibre qu’il entend obtenir entre objectifs économiques et contraintes.

 Le processus d’externalisation concerne aujourd’hui la quasi-totalité des fonctions supports de l’entreprise, notamment  la maintenance informatique le SAV, la logistique, la comptabilité ou la fonction financière etc...

La fonction comptable  ( y compris administrative) est une grosse épine du pied pour les primo entrepreneurs ou les entrepreneurs aguerris au business florissant mais non dénoué de toutes capacités financières et comptables amène de pouvoir supporter ces dites fonctions. L'externalisation peut être une aubaine pour se débarrasser d'une fonction ô combien chiante pour un non initié.

Les motifs d'externalisation dans une entreprise peuvent être multiples :

•  bénéficier de compétences étendues : par-rapport à la structure interne, le prestataire de services peut mettre les meilleurs spécialistes en face de problèmes parfois complexes, surtout quand il s'agira d'aborder des problématiques d'ordre fiscal, social et juridique ( droit ohada très complexe)
• une  meilleure  flexibilité  en  cas  d’augmentation  ou  de  diminution  du nombre de  collaborateurs,  de  l’activité  de  l'entreprise;  le  prestataire  peut s’adapter plus facilement à toute modification de la marche de l’entreprise
• une meilleure flexibilité en terme de disponibilité des ressources (pas de soucis d’absence du personnel interne pour vacances, maladie ou autre)
• enfin   et   surtout   avec   la   montée   en   puissance   d'une   compétitivité globalisée,   un   meilleur   contrôle   des   coûts   liés   à   la   fonction,   à l'infrastructure,  au  processus  externalisé.  Ces  coûts  contractuels,  donc connus d’avance sont, en outre, moins élevés que les coûts internes grâce à leur mutualisation.
• Assurer  enfin  une  plus  grande  disponibilité  pour  se  concentrer  sur  le cœur de métier (sur les activités à valeur ajoutée).

2.Objectifs / avantages  de l’externalisation comptable

Changement de nature de la fonction comptable interne

• Qualité du reporting périodique ;
• Obligations fiscales et sociales : surtout les pratiques d'optimisation ;
• Relations externes : fournisseurs, clients, banques ;
• La réflexion sur l’évolution du système d’information;

• Capacité de faire jouer les économies d’échelle ;

• Différentiel de coût salarial;

Flexibilité des effectifs et des coûts

• Les coûts progressent en fonction des volumes et non par paliers.
• Les  effectifs  internes  sont  optimisés,  sans  sous-emploi  lié   à  la  croissance anticipée et aux fluctuations  saisonnières ( économies d'échelles surtout pour le start-ups africaines où au démarrage on dispose de peu de moyens pour les ressources humaines) ;
• Possibilité de répondre aux demandes exceptionnelles de la direction générale ou de la gérance ;
• L’option pour une solution hébergée permet d’éviter les coûts liés à l’achat, à la  maintenance  et  à  la  mise  à  jour  des  systèmes  comptables  (logiciel  et serveurs).

Accès permanent à l’expert comptable

Assistance comptable & fiscale et le volet Conseil mis en avant ( souvent sous estimé puisque ayant un caractère abstrait et intangible aux yeux des primo entrepreneurs, ce qui rend d'autant plus difficile pour nos professionnels de se faire payer cette typologie de prestation).

Concentration de l'entreprise sur son cœur de métier

Accélération et sécurisation des délais de clôture

• Obligation  contractuelle de résultat du délégataire dans ses délais de  traitement (exemple : j+2 pour une déclaration donnée).
• Capacité de substitution en cas de défaillances internes (maladie, congés, départs).

Continuité du service comptable, sécurité des données

• Back-up prestataire (connaissance totale du système et des traitements comptables de la société cliente).
• Back-up des données dans le système « en miroir » (si option  pour hébergement logiciel & base chez le prestataire).
• Protection contre les pannes et intrusions.

Nous allons dans un prochain article parler des points suivants importants dans l'externalisation de la fonction 

• La démarche standard de mise en place de l'externalisation à proprement dite
• Le schéma de fonctionnement / comptabilité externalisée
• Les options d’infrastructure proposées et adaptées à notre contexte local
• Les dispositifs garantissant la sécurité et la qualité de l’information comptable et financière