Management & confinement : l’occasion de switcher vers une posture de « manager coach »

La période qui s’ouvre est similaire à un coaching : on ne sait pas à l’avance ce qui va se produire, comment les gens vont réagir, ce qu’ils voudront bien faire, ce qu’ils ne voudront pas faire, … c’est donc un moment unique (voire idéal avec la distance imposée) de redéfinir notre posture. Comme vous avez plein de choses à gérer, je vais allez droit au but. Dans le management à distance, la voix et l’intonation sont les seuls repères sociaux, même si je peux faire bonne figure à la première visioconférence. Mais, le défi lancé aujourd'hui est la soudaineté de la nécessité de tranposer nos routines managériales « in situ » dans un modèle à trouver « à distance ».

Alors, comme les coachs, faites confiance à vos collaborateurs et profitez de cette période de management à distance pour ETRE :

A l’écoute. La situation est totalement inédite - même pour ceux qui sont rompus à la gestion d’équipe à distance - parce qu’il y a un nouvel invité tapis dans les échanges : le virus.

Chacun a un rapport différent à la maladie, au confinement, à la protection de soi et des proches, à l’isolement social, une situation familiale qui lui est propre, etc …

Il est important que chacun puisse s’exprimer par rapport à la situation (maladie, confinement, enfants à la maison, parent senior isolé, personne seule, absence de rendez-vous extérieurs, de sortie, de réunions physiques, etc…).

Cela vous permettra de déceler dans quel état d’esprit chacun se trouve. A contrario, si vous économisez ce temps, vous ne pourrez pas évaluer qui aura besoin de quel type de présence « virtuelle » et à quelle fréquence pour assurer efficacement ce télé-travail forcé.

Chaque réaction est respectable. Invitez la personne à partager ses questionnements même si vous n’avez bien sur pas toutes les réponses et précisez qu’elle ne sera pas jugée pour cela.

Prenez contact idéalement avec chacun, a minima, par petit groupe pour échanger sur ce point.

Question de coach : comment te sens-tu dans le contexte ambiant ?

Sincère : A situation inédite, organisation inédite. Les temps de travail, nos routines, nos rituels et nos interactions sociales sont chamboulées. Personne ne maitrise la durée du confinement. Employeurs et employés vont avancer au jour le jour pour trouver la bonne articulation entre confiance et productivité, autonomie et efficacité, humanité et performance.

Partagez ce que vous savez et quand vous ne savez pas : dites-le et mettez ensemble au point une "option d'attente".

Ouvert : demandez aux collaborateurs/trices comment ils envisagent d’organiser les prochains jours. Quelles sont leurs contraintes éventuelles. Ce qui les aideraient dans ce qu’il est possible de faire à distance et sans « cannibaliser » votre propre temps. Ce sur quoi ils peuvent s’engager dans la période sur les dossiers « urgents ».

Question de coach : comment vois-tu l’organisation de tes prochaines journées de travail ?  

Humble : personne ne sait comment les choses vont évoluer globalement ou localement dans les prochains jours. Expliquez que vous mettez en place l’organisation jour par jour cette 1ère semaine, que vous allez recueillir les feedbacks pour affiner le fonctionnement si la période est prolongée. Et en profiter pour plonger dans la co-construction ;-)

Question de coach : Qu’est-ce qui t’aiderait le mieux dans cette situation particulière de travail ?  

Ferme (mais doux) : sur les consignes de protection de soi et de ses proches, sur la sécurité des données et des matériels, sur l’importance de se dire les choses et de poser les questions.

Précis : fixer les règles de communication : mail (informations, projets, etc), whataspps ou autre réseau social (pour la légèreté et la camaraderie si elle était déjà là ;-)), sms (dans quel cas) ou appel (si urgence par exemple). Précisez les dates de point ou d’informations d’équipe à venir. Voyez ensemble si des créneaux horaires de contact téléphonique sont souhaitables / souhaités et définissez ensemble à quelle fréquence.

Positif : valoriser et encourager toutes les bonnes pratiques ou attitudes. Les petits mots ou les sourires que l'on ne pourra faire en face-face se communiquent également par écrit ;-). Le renforcement positif assoie la confiance en soi et donc la capacité à faire face aux situations inédites.

Le renforcement professionnel peut également aider à affronter des situations personnelles délicates voire difficiles.

Tout ne se fera pas en un jour, ou une réunion, donc rebouclez, en semaine 2, avec le point 1 : A l’écoute.

Questions de coach : Comment as-tu vécu cette première semaine de travail « confiné » ? Que pourrions-nous améliorer ? 

Les enrichissements de ces propositions par les experts seront les bienvenus. Les Managers à distance qui s'improvisent ce 16 mars 2020 vous en remercient par avance :-).