Mindful Leaders - Des réunions en conscience...

Voici le temps de la rentrée et donc le temps des réunions qui vont se suivre tout au long des journées de travail. la "réunionite aigüe" est une caractéristique de la vie en entreprise, de l'animal social que nous sommes, même si les technologies permettent aujourd'hui peut-être de limiter le nombre de rencontres et/ou de les optimiser, voire au contraire de les multiplier au vu de la facilité qu'il y a aujourd'hui de communiquer.

L'idée n'est pas ici de discuter de comment mener les meilleures réunions possibles, tant il a été écrit de belles et intelligentes choses à ce propos, mais de voir ce que la pleine conscience peut apporter au déroulé d'une réunion.

1. L'intention de la réunion est essentielle: cette réunion est-elle indispensable ou simplement utile maintenant? N'y-a-t-il pas d'autres éléments qui manquent encore avant de mobiliser toute le monde? Son objectif est-il clair? Son objectif est-il constructif et bénéficiaire pour toutes les parties qui seront concernées par les décisions prises au cours de la réunion? Ces parties ont-elles été invitées, sont-elles représentées ou ont-elles communiqués les éléments qui les concerne ou leur avis sur les sujets à aborder? Toutes les conditions sont-elles réunies pour que chaque partie ressorte de la réunion avec des réponses à ses questions et une vision claire de ce qu'elle doit faire en conséquence de la réunion?
2. la forme de la réunion doit permettre aux émotions qui polluent souvent les réunions d'être d'entrée de jeu au maximum apaisées. Il s'agit d'abord de laisser tout le monde arriver, de laisser un silence de quelques minutes pour que le stress d'arriver en retard par exemple se calme. Ensuite, beaucoup de réunions que j'anime se commence par une dizaine de respiration en conscience, tant il est prouvé que cela a une influence positive sur le niveau de stress. Ensuite, on peut, si le contexte s'y prête demander à chacun des participants de dire en un mot comment il se sent au début de la réunion. Cela permet à chacun d'exprimer son ressenti, de se sentir écouté et de voir quelles personnes sont peut-être les plus émotionnellement vulnérables.
3. La réunion peut alors commencer par un rappel ou un énoncé des règles du jeu. les miennes s'inspirent des accords toltèques, un best-seller du développement personnel:

• Première règle: Que votre parole pendant ce meeting soit impeccable, dans la forme, le fond, l'intention, les idées, le ton de la voix...etc...
• Seconde règle: Ne faites de rien une affaire personnelle, sauf bien entendu en cas d'attaque personnelle, auquel cas il conviendra à l'animateur de rappeler la première règle.
• Troisième règle: Ne faites aucune supposition, et donc avant de réagir et de prendre pour acquis une information, vérifier en bien sa réalité, quitte à ajourner une décision sur un point.
• Quatrième règle: Communiquez aux participants que vous allez faire de votre mieux dans l'animation de la réunion et que vous comptez sur eux et que vous leur faites confiance pour également faire de leur mieux.
• A la fin de la réunion, demandez à nouveau à tous les participants comment ils sen sentent, et en fonction des réponse, il y aura peut-être lieu de rouvrir les débats sur l'un ou l'autre points non abordé ou pas épuisé ou de régler ce qui doit l'être en à titre individuel.
• La bienveillance que vous mettrez dans la réunion grâce à ces règles simples, la confiance que vous avez dans leur professionnalisme et leur intention positive, font partie des attitudes qui changent le monde... une réunion à la fois. Bon meeting alors!
• Frédéric