🚩Mise à jour du RNE après réalisation d'une formalité sur le guichet unique ou sur Infogreffe, comment cela se passe en pratique ?

A ce jour, il y a deux moyens de réaliser les formalités des entreprises à savoir le guichet unique et Infogreffe qui ne devrait être utilisé que dans le cadre d'un dysfonctionnement du guichet unique

Suite à de nombreuses remontées et à la réalisation de vérifications effectués à partir de données disponibles via data inpi, voici le process de mise à jour du RNE en fonction des situations qui expliquent bon nombre de remontées effectuées.

Cas 1 : Formalités réalisées via le guichet unique :

Lorsque la formalité est validée par le Greffe, la formalité est mise à jour sous 15 à 30 minutes sur data inpi ou de manière immédiate sur l'API formalités ; en effet, le fichier JSON émis par l'INPI et validé par le greffe est automatiquement intégré dans le RNE

Cas 2 : Formalités réalisées via Infogreffe

Il est rappelé ici qu'Infogreffe est la procédure alternative de continuité qui ne doit être utilisée que dans le cas d'un dysfonctionnement du guichet unique ; depuis plusieurs semaines, suite aux nombreuses remontées et à la pression mise par les professionnels du droit et du chiffre et les professionnels des formalités des entreprises, la mission interministérielle et le cabinet de Bruno le Maire, les dysfonctionnements sont bien moins nombreux et la fusion des corrections / complétions est un outil qui permet de simplifier la mise à jour du RNE. D’importants et nombreux développements ont été réalisés durant ces derniers mois pour fiabiliser la base RNE.

Le délai de traitement des formalités de correction est encore trop long et il est nécessaire de le réduire fortement.

⚠En préambule, il faut savoir que la base RNE a été constituée par la fusion de plusieurs bases : RSC, RSAC, EIRL, INSEE, répertoires des métiers….que toutes ces bases sont très anciennes et différentes dans leur structuration, que les évolutions réglementaires ont été très nombreuses depuis l’informatisation et depuis les années 70 et que par conséquent les données ne peuvent pas être complètes et qu’il est donc nécessaire de les compléter concernant les champs manquants et de corriger certaines données qui peuvent être fausses suite à la fusion des bases.

La réalisation des formalités par Infogreffe permet l’obtention d’un KBIS sans s’embêter avec les éventuelles difficultés rencontrées sur le guichet unique mais elle pose à ce jour trois problèmes :

1. -        Le non-traitement des formalités artisanales par les CMA depuis le 1er janvier 2024 ; le stock à traiter devient très important et devrait pouvoir l’être dans le courant du mois de Juin grâce à la mise en place d’inscriptions d’office. Des précisions pratiques seront données sur ce point.
2. -        Depuis la mise en production de sirene 4 par les services de l’Insee, l’Insee ne peut délivrer de Siret aux nouveaux établissements ouverts ou suite à un transfert de siège, en résumé pour tout établissement nécessitant un nouveau NIC ; une procédure est en cours de mise en œuvre pour un traitement manuel entre le CNGTC, chaque greffe local qui doit aller chercher le SIRET manuellement puis le faire remonter à l’INSEE….cette procédure est fastidieuse, source de délais et de mécontentements. Par ailleurs, tant que le SIRET n’est attribué, les nouveaux salariés ne peuvent être déclarés sur le bon SIRET pouvant ainsi créer une difficulté de prise en charge par la CRAM en cas d’accident du travail, rend impossible la déclaration et le paiement des cotisations sociales avec le risque que l’établissement fermé lors de la déclaration le soit effectivement à l’INSEE, rend impossible le cas échéant la déclaration et le paiement de la TVA et du prélèvement à la source
3. -        Lorsqu’une formalité via Infogreffe est validée, un fichier très ancien est alimenté et remonte à l’INPI pour alimenter le RNE et cela peut prendre plusieurs jours (des délais de 15 jours à 3 semaines ont été constatés) selon les cas tout en précisant que ce fichier remonte une seule par jour (la nuit) sauf les weekends et jours fériés. Voici ci-dessous le process de mise à jour du RNE pour une formalité réalisée via Infogreffe :

Etape 1 : Un fichier « ancienne génération » est constitué pour être transmis à l’INPI ; ce fichier ne contient pas

-        Le SIRET ; c’est normal, c’est la base INSEE qui le contient

-        Le code APE ; c’est normal, c’est la base INSEE qui le contient

-        Le code activité ; c’est normal c’est une nouveauté liée au guichet unique dans le cadre de la catégorisation des activités

-        Le code événement qui aurait pu être une donnée de la norme fonctionnelle d’échanges des CFE mais n’y figure pas et qui est donc absent

-        Le genre ; c’est normal, les textes ne prévoient pas la déclaration de la civilité au rcs

-        Les données de naissance sont parfois incomplètes

-        Les qualités des représentants sont aléatoirement renseignées et codifiées de manière différente

-        Les adresses issues des greffes sont structurées à partir de la base de la Poste et non de la BAN issue de l’INSEE utilisée par le guichet unique ; la structuration des adresses est donc différente

-        Le fichier n’est pas structuré selon le dictionnaire des données du guichet unique ; c'est normal là aussi

-        Etc…

A noter que ce fichier ne contient pas les données relatives aux EIRL et aux agents commerciaux (RSAC) ; une formalité réalisée concernant un agent commercial sur Infogreffe n’est donc pas mise à jour au RNE…ce fichier est le fichier alimentant le Registre National du Commerce et des Sociétés (RNCS)

Etape 2 : Une interrogation de la base INSEE est faite par l’INPI pour identification du SIRET, de la structure normalisée de l’adresse et du code APE

Etape 3 : Après cet échange, l’INPI attribue de manière approximative un code activité et un code événement générique

Etape 4 : L’INPI transforme le fichier de données au format JSON

Etape 5 : Le fichier JSON est intégré au RNE mais a pour conséquence un écrasement complet des données figurant au RNE ; cet écrasement vient donc dégrader la fiche RNE de l’entreprise et appauvrir les données qui pouvaient être totalement conformes notamment suite à une modification réalisée sur Infogreffe mais dont l’immatriculation avait été effectuée sur le guichet unique ou si la fiche avait été mise à jour suite à une correction…qu’il faudra donc refaire.

En conclusion, la procédure de continuité ne doit être utilisée qu’en dernier ressort

Si la fiche RNE est erronée, il faut savoir que l’on peut effectuer sa formalité en corrigeant les champs erronés « en modification » pour ne pas être bloqués lors de sa saisie et procéder à la modification que l’on veut effectuer dès lors que les champs erronés ne concernent pas les champs que l’on doit modifier.

Nota : Il ne faut pas confondre correction et modification ; lors du dernier comité des utilisateurs, il a été indiqué par l’INPI que de nombreuses corrections étaient refusées (ce qui rallonge le temps de traitement des corrections...) car in fine il s’agissait de modifications relevant d’une formalité devant être effectuée et validée par les valideurs (Greffes des Tribunaux de Commerce ou judiciaires, CMA….

Il m’a été remonté des situations de corrections RNE ou de validations de formalités réalisées via le guichet unique qui n’alimentent pas le RNE….je vais remettre un fichier de remontées d’incidents sur ses cas spécifiques prochainement afin qu’ils soient analysés.

Le cas des dissolutions amiables avec cessations d’activités qui ferment tous les établissements au RNE, dont le siège, et qui empêchent la réalisation des formalités de clôture de liquidation a été signalé également.

A venir, une fiche pratique sur le dépôt des comptes annuels sur le guichet unique tout en rappelant que les textes permettent un dépôt papier pour ceux qui ne disposent pas d’un outil de signature électronique notamment.