On nous a dit que la collaboration était une perte de temps !

J'en suis sûre, vous avez déjà entendu parler des outils collaboratifs et de leurs usages. En termes élogieux ou non, leurs utilisations suscitent des débats controversés : certains pensent qu'il s'agit d'une perte de temps alors que d'autres les considèrent comme un véritable tremplin.

Tremplin ou perte de temps ?

Collaborer, c'est tout d'abord avoir conscience de soi, de son rayon d'actions et de son expertise au sein d'un groupe d'individus avec lequel nous créons des liens et avançons vers un objectif commun. L'interaction entre ces entités est le moteur de nouvelles idées, d'innovation, d'entraide et de performances. Plusieurs raisons qui ont su séduire les entreprises qui s’efforcent de cultiver cette notion de collaboration au sein de leurs équipes. Pour faire grandir ces jeunes pousses animées par les interactions, de nouvelles solutions font leurs émergences : les outils collaboratifs.

83% des salariés expriment l’envie et le besoin de collaborer : 64% d’entre eux le privilégient pour travailler en équipe, 45% pour favoriser les échanges entre collaborateurs et 28% pour gagner en mobilité.

D'après un article d' oci.fr

Les outils collaboratifs facilitent les échanges entre les membres d'une équipe, d'un service, d'une entreprise ou d'un projet plus global. L'accès aux plateformes de conversations et de partages de dossiers peut donner lieu à de légères dérives : conversations personnelles, échanges de documents privés, .... Et pourtant, j'en suis persuadée : l'émergence de ces usages transverses sont des opportunités ! Vous vous demandez pourquoi ? Et bien, ...

1- Mettre en place un outil collaboratif dans son entreprise, c'est :

Plus de flexibilité

Ici, il faut comprendre "flexibilité" dans toute sa globalité. Les outils collaboratifs sont nomades : nous pouvons communiquer avec nos collègues depuis un ordinateur, une tablette ou même un smartphone; de chez vous ou à l'autre bout du monde. Avec la mobilité acquise, vous pouvez garder le lien où bon vous semble ! Les outils collaboratifs sont également des brises-glace. Ils cassent les protocoles, accélèrent les échanges et permettent aux collaborateurs de pouvoir discuter ou partager instantanément. Une multitude de critères qui souligne le pilier majeur du management agile : l'adaptabilité.

Plus d'attractivité

L'ouverture au monde induite par les outils collaboratifs est un véritable atout pour votre recrutement. Vous permettez à vos collaborateurs de pouvoir travailler de chez eux, en déplacement ou même en voyage. Vous leur offrez également un environnement de travail où l'Homme est placé au centre de vos préoccupations. Pour vos candidats et vos collègues, il y a plus de partages, plus de mobilités et plus de solidarité.

Plus de liens

Les outils collaboratifs regroupent aussi bien les messageries instantanées, les solutions de visioconférence que les plateformes de documents. Reconnus pour la pluralité de ses options, ils sont créateurs de liens entre les entités qu'elles soient individuelles ou collectives. Ces conversations lient des collègues, des groupes de travail, des services ou même le regroupement d'entreprises. Entre échanges formels et informels, ils tissent de nouveaux liens et en renforcent d'autres. C'est là que résident tous les enjeux de ces outils sociaux.

Un gain de temps

Le gain de temps est la conséquence de la flexibilité et le développement de liens sociaux. La synergie créée favorise le bon déroulement des missions de chacun. Détaillons. En communicant avec vos collègues intuitivement et instantanément, vous obtenez plus rapidement des réponses à vos questions. Il est également possible d'accéder à des documents partagés, ... Toutes ces minutes gagnées individuellement contribuent à une meilleure efficacité à plus grande échelle.

Plus de performances

Les performances naissent de la rencontre de plusieurs problématiques. Une équipe unifiée, des méthodes agiles et un gain de temps mesuré sont les clés d'une croissance pérenne. Cette hausse des statistiques est le résultat de l'effet boule de neige.

2- C'est un canal de communication parfait pour véhiculer vos valeurs

Ces outils sont également des plateformes idéales pour partager avec vos équipes vos valeurs, les actualités de l'entreprise et les événements à venir. La communication interne est aussi importante que celle à destination de vos clients et prospects. Un collaborateur satisfait et investi dans ses missions sera ambassadeur de votre marque et un porteur d'affaires hors norme.

Ces leviers de collaboration suscitent souvent beaucoup d'engouements et possèdent un fort taux d'engagement. Ils s'avèrent donc être l'idéal pour partager toutes vos informations corporate. Toutes les entités présentes sur votre plateforme pourront en prendre connaissance et échanger avec leur communauté.

En conclusion, même si vos collaborateurs l'utilisent ponctuellement à des fins personnelles, les outils collaboratifs s'avèrent être un incontournable pour les entreprises. A la fois créateur de liens et levier de performance, ils ont su prouver leurs bienfaits en accompagnant les organisations dans un univers collaboratif.