Pourquoi votre entreprise a besoin de procédures opérationnelles standards (POS)?

La gestion d'une entreprise est un processus long et coûteux et les coûts et le temps investi peuvent croître de manière exponentielle si une organisation ne dispose pas d'un système permettant de fabriquer des produits ou de fournir des services de manière constante. La qualité des offres d'une entreprise peut se détériorer, ce qui entraîne des plaintes de la part des utilisateurs et éventuellement un désintérêt progressif de la part des clients.

Pour éviter ce genre d'issue désastreuse, les entreprises avisées s'appuient sur des procédures d'exploitation standards (POS) qui contribuent à garantir la fiabilité des opérations. Ce n'est là qu'une des nombreuses raisons pour lesquelles votre entreprise pourrait bénéficier de procédures d'exploitation standard.

En termes simples, une procédure d'exploitation standard est un système d'instructions (généralement écrites) qui explique les règles spécifiques d'un processus que chacun doit respecter au sein de l'entreprise. Elle peut s'appliquer à pratiquement tous les aspects des opérations, ainsi qu'aux décisions prises par votre équipe de direction.

Les autres avantages sont les suivants

1.     Des résultats fiables

Lorsque la main-d'œuvre et les produits sont organisés de manière cohérente, "chacun suit une procédure standardisée pour produire des résultats", note le cabinet d'externalisation Solvo Global. En l'absence de telles procédures, "il est facile pour les employés d'oublier des étapes clés, de faire des erreurs et de réduire lentement la qualité de ce que vous produisez."

2.     Contrôlez la qualité

Vos clients s'attendent à ce que vos produits ou services soient toujours de la plus haute qualité. Si vos clients vous disent que la qualité varie, il est temps de mettre en place un mode opératoire normalisé détaillé pour éviter que cela ne se produise. Une série d'étapes clairement définies permet aux employés d'éviter de manquer des actions clés qui nuisent à votre promesse de qualité.

3.     Renforcer la formation et l'engagement des employés

Dans certaines organisations, les employés n'ont pas une compréhension précise de leurs tâches ou de la manière d'atteindre les résultats demandés. Ces problèmes peuvent apparaître dès le premier jour de travail de l'employé et, s'ils ne sont pas résolus, ils peuvent perdurer tout au long de son activité dans l'organisation.

L'utilisation de POS, en revanche, permet de clarifier les processus opérationnels à suivre et la manière dont les efforts de chacun contribuent au succès de l'entreprise. Cela contribue à rendre l'expérience de gestion de la performance des employés plus satisfaisante, tant pour les employés que pour leurs managers.

Les procédures opérationnelles normalisées facilitent également la conformité aux directives de sécurité de l'organisation et de l'État. Le fait de savoir comment travailler en toute sécurité (grâce aux POS établies) peut réduire considérablement les blessures des employés et en réduire les conséquences, autre source de coûts et de responsabilités potentiels.

4.     Éviter la perte de connaissances institutionnelles

Les employés vont et viennent, et lorsqu'ils partent, ils emportent souvent avec eux des connaissances précieuses sur les processus organisationnels. En l'absence de procédures opérationnelles normalisées, il n'y a aucun moyen de reproduire ces connaissances perdues, ce qui oblige les entreprises à « réinventer la roue » régulièrement. Cela est tout simplement très coûteux et très long pour la plupart des entreprises.

En revanche, la documentation des processus de travail survit au départ des employés (par démission ou départ à la retraite) et permet à votre entreprise de poursuivre ses activités sans souci », note Intuit Quickbooks. Vous aurez peut-être du mal à remplacer un employé compétent, « mais des procédures opérationnelles normalisées complètes et bien rédigées garantissent que vos précieux processus d'affaires perdurent dans votre entreprise. »