Productivité à distance
Une préoccupation que peuvent avoir les organisations en temps de confinement, c'est la productivité des équipes en télétravail. Moins d'interactions, moins de visibilité sur le travail à faire, moins de preuves du travail fait et surtout un moins bon contrôle sur l'assiduité.
D'un autre côté, ce qu'on entend, des dires des principaux intéressés, c'est une augmentation de la productivité. Moins de transport, moins de dérangement, meilleure conciliation travail-famille...
Il ne faut pas se leurrer, la productivité n'est pas égale d'un individu à l'autre. Même réunies dans le même espace de travail, certaines personnes peuvent être peu productives. À la limite, faire preuve de présentéisme contemplatif.
Bref, augmentation ou diminution de productivité, ça revient souvent à une question de confiance.
Comme le disait si bien le président américain Ronald Reagan "Faites confiance, mais vérifiez"
Donc, à quelques différences près, il faut mesurer le travail effectué autant sur place qu'en télétravail. Voici quelques exemples pour illustrer comment faire :
Dans un projet Scrum, il y a une mêlée quotidienne. C'est un excellent moyen d'avoir un feedback quotidien sur l'avancement. La différence, ce sera fait par télécommunication. Évidemment, privilégiez (ou même obligez) la vidéoconférence.
Que ce soit en lean management ou dans des projets agiles, plusieurs utilisent la gestion visuelle pour une foule d'indicateurs. Des sprints burndowns, des kanbans, des échéanciers, des backlogs et bien d'autres sont affichés et visibles à toute l'équipe en tout temps. Il faut remplacer ou s'ils existent, utiliser des moyens électroniques d'afficher l'avancement. Une leçon à tirer ici, il faut probablement toujours avoir une version électronique de nos indicateurs en plus de la version sur le mur ou le tableau.
Dans un environnement de travail où tous sont colocalisés, les rencontres informelles sont fréquentes. Elles permettent des suivis impromptus, favorisent la circulation des informations et permettent même de régler des problèmes "sur le coin du bureau" très rapidement. À distance, il faut créer ces occasions. Ils existent plusieurs moyens - LinkedIn est plein de ces trucs - pour faire la même chose en vidéoconférence. Il faut simplement se donner cette discipline.
La gestion de projet traditionnelle apporte également un ensemble d'indicateurs qu'il est toujours bon et pertinent d'alimenter et de partager à vos équipes. Je parle ici des traditionnels indicateurs de portée, d'échéancier, de budget, de qualité et de risques. On dira ce qu'on voudra, un diagramme de Gantt, ça parle!
Donc, quelques petits ajustements sont nécessaires pour suivre vos projets à distance. Mais bonne nouvelle, pas grand-chose à inventer. On peut souvent réutiliser de vieux livrables ou encore utiliser les technologies à notre disposition pour créer un simulacre de contact humain!