Productivité au bureau: faites 10 minutes avec une seule!

La journée n'est pas commencée que vous manquez déjà de temps. La productivité au bureau est la nouvelle maladie professionnelle à laquelle on tente toujours de trouver un remède miracle. Pourtant, c'est tout simple.

Voici 5 points clés qui vous rendront 10 fois plus efficace dans votre vie professionnelle. Chaque minute que vous prendrez à planifier vous fera sauver dix minutes. Ça vaut le coup non?

1. Avoir des intentions claires et bien alignées sur votre mission
   • Avant de planifier la journée de demain, savez-vous les intentions claires que vous avez sur votre semaine entière? Connaissez-vous votre mission, vos buts et objectifs pour le trimestre en cours? Pour l'année? Parce que c'est bien beau parler de productivité au bureau, de planifier une journée à la fois, si on a pas la clarté et l'alignement nécessaires sur les grands objectifs annuels, on planifie à tâton.
2. Pré-déterminez chaque action pour une productivité au bureau optimisée!
   • Même s'il y a des impondérables et des imprévus, chaque minute passée à planifier votre journée vous en fera gagner 10. Vous saurez ainsi avec clarté où vous allez et pour quelle raison vous y allez, de façon structurée. De plus, en planifiant à l'avance, on résiste à la tentation de se laisser emporter par les émotions du moment (les chats drôles sur Facebook, les collègues qui racontent leur soirée de la veille au pub du coin ou la soumission pour une jolie cliente qui ne rapportera rien ou presque!)
3. Placez vos actions prioritaires dans les moments où vous êtes le plus productif
   • Avec le temps, on apprend à se connaître. Je suis personnellement un matinal. Mon inspiration, mes meilleures idées, mon temps le plus productif est en matinée. Je place donc mes dossiers qui requiert une attention particulière et qui sont des priorités pour moi dans ces moments. Je m'assure ainsi de pouvoir régler ces trucs de la bonne façon, plus rapidement, et j'évite de me retrouver en fin de journée avec des dossiers chauds qui ne sont toujours pas réglés.
4. Protégez votre temps et établissez vos limites
   • Dites "non"! On a la fâcheuse tendance de penser que d'être productif signifie faire plus de travail. C'est plutôt de faire plus de travail en lien avec nos objectifs et notre mission. Si vous êtes comme moi, vous aurez sans doute des dizaines d'occasions de vous distraire de votre route aujourd'hui. Des collègues qui auront besoin d'un coup de main (juste 5 minutes!!), des appels qui vous sortiront de votre zone optimal d'attention, des textos ou notifications en provenance de votre téléphone intelligent. Sachez que vous obtenez un focus optimal dans une tâche qu'après 10 à 17 minutes après vous y être plongé. Ce n'est qu'à ce moment que vous serez dans une zone qui sera propice à l'obtention des meilleurs résultats. Chaque fois que quelqu'un ou quelque chose vous sort de cette zone donc, vous perdez plusieurs précieuses minutes à revenir dans votre zone optimale de focus. Protégez votre temps, ne vous laissez pas déranger.
5. Soyez 100% attentif pendant votre activité de planification
   • Planifier, c'est bien beau. Mais pour améliorer votre productivité au bureau de façon significative, vous allez devoir prendre un temps pendant lequel vous serez 100% attentif à votre planification. Vous ne ferez pas cette activité en même temps que de regarder la télé, ou pendant votre déjeuner... Plus vous dédiez un moment précis dans votre horaire quotidien pendant lequel vous êtes 100% attentif à votre tâche, plus elle sera courte, et plus elle saura être efficace. Prenez cette activité au sérieux, faites-la chaque jour, elle deviendra une routine à laquelle vous ne pourrez plus vous passer très rapidement.

J'utilise ces points personnellement depuis presque 2 ans maintenant, dans un agenda personnalisée dans laquelle j'inscris tout ce que je fais dans une journée, à la main. Oui oui, à la main! C'est un contact plus personnel avec ma réussite professionnelle je trouve, et ça me permet de toujours avoir mon horaire, mes objectifs et mes notes sous les yeux pour qu'ils soient omniprésents dans ma vie. 

Laissez-moi vos commentaires après avoir mis en pratique ces cinq points, question de voir s'ils auront eu le même impact sur votre vie qu'ils ont eu sur la mienne!

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Ce billet à été publié initialement mon blogue