Project Management Office; Pourquoi le PMO n’a pas encore trouvé sa place ?
« Nous avons choisi de faire de la qualité parce que la chance est devenue très chère » (PMI-CMMI 23 septembre 2008 : Cédric Foulon, la performance de projet)
En général une organisation est un système ouvert perméable aux changements (environnement, économie, législation ainsi que habitudes des différents acteurs). L’organisation doit réagir face aux changements internes et externes de l’entreprise. L’adaptation de l’entreprise aux changements est une condition préliminaire pour réaliser une continuité sensée, efficace et sure de l’activité. Le changement doit se réaliser au moyens de modification de la structure et d’influence des collaborateurs de l’organisation.
L’un des développements les plus significatifs dans les dernières années au sein des organisations est la formalisation de bureaux de projet – Project Management Office.
Vu la hausse de la complexité des projets et l’amélioration continue des entreprises dans la gestion afin de pouvoir conclure les plus de projets possibles dans les délais, selon les spécifications et les budgets approuvés, la gestion de projet fait partie dans presque tous les domaines managériaux ainsi que de notre vie quotidienne.
Pourquoi un PMO ?
Selon ma compréhension un PMO devrait adresser les problèmes organisationnels existants. Si une organisation a des difficultés avec la priorisation des projets, la prise de décisions, le financement des projets, le pouvoir en personnel (selon organisation de projet) et en général la planification des ressources, le PMO pourrait être une solution envisageable. Ici il est utile de rappeler que l’implémentation d’un PMO n’apporte pas directement une valeur ajoutée à l’entreprise. Toutefois la valeur qu’un PMO peut ajouter à une entrepris est beaucoup plus subtiles. Le PMO peut par exemple s’assurer que tous les chefs de projet ont les compétences nécessaires en gestion de projet et ont des modèles et outils en commun afin de pouvoir manager leurs projets. Autre utilité et valeur ajoutée d’un PMO se trouvent à plusieurs niveaux de l’entreprise (par exemple optimiser les coûts, améliorer la qualité, mieux communiquer, améliorer la gestion des ressources, etc.).
La mise en place d’un PMO permet à une entreprise d’améliorer sa performance en matière de gestion de projet. Il s’agit donc de savoir piloter les divers projets mais aussi d’utiliser les ressources sans gaspillage. Le PMO intervient également pour le compte d’une direction d’entreprise pour un suivi transversal du portefeuille des projets.
Pour l’administration fédérale et en particulier pour certains office, l’implémentation d’un PMO amènerait sans doute une plus-value. La maturité d’une entreprise ou d’un office en gestion de projet dépend de sa capacité à générer un taux de succès de plus en plus élevé. Toutefois la route est encore longue et divers problèmes se posent.