Quand la complexité d’une organisation nuit à sa performance

Actuellement en MS Management Stratégique, j’ai porté ma réflexion sur l’organisation structurelle des entreprises et j’en suis arrivée au constat suivant :

Les entreprises optent de plus en plus pour des structures matricielles, autrement appelées structure « projet ». Très séduisante à première vue, cette forme apporte de la flexibilité, favorise la coopération et le dynamisme essentiels aux entreprises dans l’environnement économique complexe actuel. Cependant, les entreprises ne savent pas faire fonctionner ce type de structure car elles complexifient la matrice en y ajoutant une structure hiérarchique.

Cette complexité des organisations se fait au détriment de leur efficacité et de leurs performances. Le processus de décision est beaucoup plus long qu’auparavant alors que les entreprises doivent devenir de plus en plus réactives pour répondre aux exigences de leur environnement. On pourrait penser que l’émergence des nouvelles technologies permettrait aux entreprises de gagner en réactivité mais au contraire, elles apparaissent comme contreproductives.

 La majorité des entreprises n’arrivent pas à exploiter ces nouvelles technologies à bon escient créant une véritable embolie en automatisant la complexité. Le rôle du manager a également perdu son intérêt principal. Ils devraient utiliser leur énergie à guider leurs équipes dans la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels de l’entreprise. En réalité, ils passent la majorité de leur temps à être en réunion ou réaliser des reporting avec toujours plus d’indicateurs de performance.

Que faudrait-il faire pour améliorer ce constat ?

 Il faut être conscient qu’il n’existe pas d’organisation parfaite mais il faut rechercher celle qui permettrait de tirer profit de la révolution technologique que nous vivons. Il faut simplifier l’organisation en supprimant les postes de « sous-chef » qui sont souvent inefficaces et contre productifs dans le fonctionnement de l’entreprise. Il faut également aller vers une révolution managériale qui replace celui-ci au cœur de l’action. Taylor avait compris qu’il y avait un écart entre le travail prescrit et le travail effectué. C’est à la mesure de ces différences que l’organisation pourra mobiliser les ressources humaines et financières, là où sont les réels besoins de l’entreprise et ainsi remettre le manager au cœur de l’action.

Les entreprises doivent donner plus d’autonomie aux managers et à leurs équipes pour développer la créativité, la subjectivité et laisser place au bon sens. Il faut également accepter de ne pas tout contrôler et apprécier le flou pour laisser place à la subjectivité. Les collaborateurs dépendent de leur manager, demain ce sera le manager qui dépendra de ses équipes. Dans cette même idée, il est primordial de reconnaître que l’homme a une valeur unique, il a sa propre personnalité, ses propres envies et désirs, ses forces et ses faiblesses.

La complexité de l’être humain rend difficile son implication dans l’entreprise. Désormais les salariés veulent travailler mieux de manière à mieux vivre ensemble. Le développement de concepts comme la qualité de vie de travail ou encore la responsabilité sociétale de entreprises, obligent les entreprises à trouver un nouvel équilibre entre leurs attentes respectives. Ce nouvel équilibre ne pourra être que bénéfique aux entreprises et à leurs salariés sans oublier au client. L’engagement des salariés doit devenir un levier de performance stratégique. Accroitre la motivation des salariés et leur implication doit passer par la simplification de la structure organisationnelle.

Et vous, comment amélioriez-vous l’organisation structurelle de votre entreprise ?

When the complexity of an organization hurts its performance

I am currently studying for a Master’s degree in Management of Operational Units. I focused my thinking on the structural organization of companies and I came to the following conclusion:

Companies are increasingly opting for matrix structures, otherwise known as "project" structures. Very attractive at first glance, this form provides flexibility, promotes cooperation and dynamism essential to business in today's complex economic environment. However, companies do not know how to operate this type of structure because they make the matrix more complex by adding a hierarchical structure to it.

This complexity of organizations is at the expense of their efficiency and performance. The decision process is much longer than before as companies need to become more and more responsive to meet the demands of their environment. One could think that the emergence of new technologies would allow companies to gain in reactivity but on the contrary, they appear to be counterproductive.

Majority of companies fail to take advantage of these new technologies wisely, creating a real embolism by automating complexity. The role of the manager has also lost its main interest. They should use their energy to guide their teams in achieving the strategic and operational goals of the company. In fact, they spend most of their time in meetings or reporting.

What needs to be done to improve this?

We must be aware that there is no perfect organization but we must look for the one that would make the most of the technological revolution we are experiencing. The organization needs to be simplified by eliminating “second/thirds-in-command positions”, which are often inefficient and complicate the operations of the company. We must also move towards a managerial revolution that puts this one back in the heart of the action. The economist, Taylor understood that there was a gap between the prescribed work and the work done. It is up to these differences that the organization can mobilize human and financial resources, where the real needs of the company are and thus put the manager at the heart of the action.

Companies must empower managers and their teams to develop creativity, subjectivity and make room for common sense. We must also accept not to control everything and appreciate the vagueness to allow room for subjectivity. Employees depend on their manager, tomorrow it will be the manager who will depend on his teams. In this same idea, it is essential to recognize that man has a unique value, he has his own personality, his own desires, his strengths and his weaknesses.

The complexity of the human being makes its involvement in the company difficult. Now employees want to work better so as to live better together. The development of concepts such as the quality of the working life or corporate social responsibility forces companies to find a new balance between their respective expectations. This new balance can only be beneficial to companies and their employees without forgetting the customer. Employee engagement must become a lever for strategic performance. Increase the motivation of employees and their involvement must go through the simplification of the organizational structure.

What about you? How do you improve the structural organization of your company?