Quand MAKE (ancien integromat) me fait perdre des cheveux, mais me rend plus forte (et stratégique).

Tout commence par une ambition simple : automatiser le suivi des paiements en retard pour gagner du temps, optimiser les processus, et montrer à quel point une assistante de direction peut être un atout stratégique.

Pour poser cette vision, j’ai fait appel à mon tout nouvel outil préféré : Mapify, une IA qui transforme vos idées en jolies cartes mentales. En quelques clics, j’ai conçu ce plan clair et précis :

(l’image du mind mapping)

Le plan imaginé grâce à Mapify :

Voici les étapes que j’ai structurées avant de plonger dans l’automatisation :

1. Objectif du projet :
2. Organisation des données :
3. Scénarios à automatiser :
4. Suivre les performances et optimiser :

MAKE : L’outil qui m’aide à concrétiser cette vision (avec quelques galères)

Une fois le plan prêt, MAKE devait m’aider à transformer cette idée en réalité. Mais entre le joli mind mapping et la mise en pratique… il y a un monde (et des filtres capricieux).

Étapes de l’automatisation et réalités du terrain

1. Identifier les factures à relancer

Grâce à un module connecté à Google Sheets, MAKE devait détecter automatiquement les factures en retard ou en attente de paiement.

👉 Ce que j’ai appris :

• "En retard" et "en retard" (minuscule vs majuscule) sont des univers totalement différents pour MAKE. Résultat : des heures à régler des détails qui ne se voient même pas à l’œil nu. 😅

2. Envoyer un email de rappel

MAKE envoie un email personnalisé à chaque contact principal pour leur rappeler leur paiement en retard.

👉 Le défi :

• Gérer les données dynamiques (nom, montant, date d’échéance) et m’assurer que chaque email soit clair et professionnel. Spoiler : ça marche ! 🎉

3. Mettre à jour le tableau Google Sheets

Après l’envoi de l’email, MAKE met à jour le tableau avec :

• La date de la relance effectuée.
• Le nombre total de relances pour chaque client.

👉 Ce que j’ai découvert :

• Une date, ce n’est pas une date pour MAKE. Il faut la convertir, la reformater, et la repasser au filtre "MAKE-friendly". Un casse-tête que je commence à maîtriser !

4. Alerter l’équipe sur Slack

Un petit message automatique dans Slack informe l’équipe des relances effectuées.

👉 Victoire :

• Cette étape a fonctionné parfaitement dès le début. (Enfin !).

Et après ? L’intelligence artificielle pour aller encore plus loin.

Le scénario actuel fonctionne déjà bien, mais ce n’est qu’un début. Mon idée est d’ajouter une couche d’intelligence artificielle à ce processus pour aller encore plus loin.

👉 Avec des outils comme ChatGPT ou Claude, voici ce que je prévois :

• Personnaliser les emails en fonction des réponses des clients. Par exemple, si un client répond favorablement, un message de suivi poli sera généré automatiquement.
• Rédiger des relances adaptées en cas de réponses négatives ou de demandes de délai.

En gros, combiner l’automatisation (MAKE) avec l’intelligence conversationnelle (ChatGPT) permettra de créer une expérience client fluide, efficace, et totalement personnalisée.

Où j’en suis aujourd’hui ?

Voici ce que j’ai déjà accompli :

• Un scénario fonctionnel pour détecter les factures en retard, envoyer des emails, et mettre à jour Google Sheets. ✅
• Une notification Slack pour informer l’équipe en temps réel. ✅

Mais ce n’est pas terminé :

• Je travaille encore sur l’optimisation des filtres et le formatage des données.
• Et surtout, je prépare un template clé en main, prêt à être utilisé par d’autres.

Pourquoi partager tout ça ?

Parce que je sais que je ne suis pas la seule à galérer avec ces outils. 😉 Mais je veux aussi montrer qu’avec un peu de persévérance, on peut transformer un poste d’assistante en un véritable rôle stratégique.

Ce projet, une fois finalisé, sera disponible pour celles et ceux qui veulent automatiser leurs relances facilement.

Alors, que vous soyez assistant.e, CEO, ou passionné.e de digital, ce template pourra vous faire gagner du temps et simplifier vos processus.

(Et un petit merci à Mapify, ChatGPT et MAKE qui, chacun à leur manière, m’accompagnent dans cette aventure… même si je dois parfois les dompter !).

Mickaelle Ondo

Formatrice en IA et en assistanat de direction,

✨ Future formatrice en automatisation 😏"