Réussir workshop, ateliers de travail ou de créativité en 3 étapes : clarifier, séquencer, briefer

Workshops, ateliers de travail, journée de séminaire...autant de terminologie pour une attente commune : partager avec ses équipes un temps de travail convivial, créatif, pertinent, utile ET utilisable.

Et c’est beaucoup, finalement, pour une seule attente.

Cette année, j’ai conçu, produit et/ou animé une dizaine de workshops ou séminaires, pour des équipes de 5 à 200 personnes, dans des délais de préparation de J-7 à J-4 mois.

Chaque client est unique, chaque proposition sur mesure mais il y a une constante : 3 étapes clés que je partage avec vous pour faire de votre workshop une réussite.

 Les écueils à éviter

 Qu’il y ait 5 ou 400 personnes, à l’échelle d’un service ou d’une entreprise, sur le lieu de travail ou lors d’une journée au vert, vous imaginez pour votre workshop un moment d’échanges participatifs et collaboratifs. 

J’entends un de mes clients me dire : « on réunit nos managers de plusieurs pays. Cette année pas de séance plénière, tout le monde décroche au bout de 10 mn. Nos équipes ont toujours envie de partager leurs best practices, c’est une super occasion de faire un workshop : cela nous permettra de leur donner la parole et cela nous intéresse de faire remonter leurs idées »

Et de rajouter… « oui, enfin, on voudrait aussi leur passer quelques messages bien précis et surtout qu’on ne se dise pas – encore une fois, on a bien bossé, mais rien de concret n’a suivi… »

 Et il est possible que ce même client se soit dit intérieurement :

1.     On sera en mode discussion, on connait le sujet et tout le monde est motivé : ca va aller vite à préparer !

 2.     On a des post-it, on fait appel à une consultante pour la créativité, on va mettre des bonbons sur les tables : ca va rouler tout seul !

 3.     De toute façon, on va laisser Patrice et Véronique animer, ils sont experts du sujet, c’est bouclé !

 C’est à ce moment-là qu’il faut se poser tout haut 3 questions clés :

1.     Qu’est-ce que je veux (très concrètement)?

2.     Quelles étapes pour y arriver ?

3.     Qui accompagne mes équipes dans la réflexion (et avec quelle préparation ? )

 3 étapes clés pour réussir son workshop

 1.     Réfléchir en tout premier lieu au LIVRABLE ATTENDU

Comme pour beaucoup d’actes de communication et d’échanges, ma question fil rouge, celle qui donne le ton : c’est quoi votre objectif ? Concrètement que voulez-vous à la fin des 2h, de la demi journée, journée(s) de séminaire ?

En pratique : que voulez-vous que les équipes aient produit et sur quel support (ex : 3 actions à mettre en place listées sur une slide power point) ?

Pour l’ambiance, l’humeur de votre workshop : que voulez-vous que les participants se disent ? que voulez-vous qu’ils retiennent ?

2.     Vient ensuite la réflexion sur la méthodologie d’animation

En fonction de votre besoin, elle laissera de la place à un temps de présentation, aux échanges, à la créativité et à la valorisation des apports de chacun.

Cette 2ème étape se traduit par la production d’un guide d’animation minuté

Séquence par séquence, quel est la question pertinente pour lancer la discussion, quelle est la méthodologie d’animation la plus adaptée (brainstorming en grand groupe, réflexion individuelle et optimisation en binôme, en groupe … ?) et de quels supports va-t-on avoir besoin ?

3.     Et enfin, la question de l’animation de ce workshop et du « brief » des animateurs – qu’ils soient internes ou externes.

Si les animateurs sont internes à l'entreprise, ils sont souvent reconnus pour leur expertise et/ou leurs qualités d’animation de groupe.

Une première question se pose : avez-vous besoin d’un animateur expert ou d’un animateur facilitateur ? Cela dépendra du sujet, mais souvent l’animateur est avant tout un facilitateur.

Ensuite, avez-vous pris le temps de briefer votre animateur ?

Les personnes retenues pour animer sont parfois prévenues - au mieux - quelques jours avant le workshop, sur la base d’un brief plus ou moins précis (et la dite ressource d’animation de se décomposer et de se dire « ouais, ok, comme d’habitude on va improviser »)

L’animation d’un groupe ne s’improvise pas : pour être efficace, l’animateur a besoin de connaitre les attendus, de s’approprier les techniques d’animation, d’avoir en tête la structure de l’animation.

D’autant plus lorsque plusieurs groupes travaillent en parallèle et que vous souhaitez que tous suivent une trame commune.

 Finalement, un workshop réussi avec une préparation efficace et non-chronophage tient en 3 mots :

Clarifier - quel livrable pour quel objectif /usage ?

Séquencer - quelles séquences d’animation ?

Briefer - qui anime les groupes de travail, et comment ?

Pour vous y aider, je vous offre une trame de guide d’animation pour séquencer votre workshop et nourrir votre réflexion : faîtes-moi signe en MP !

Et si vous avez envie d’être accompagné dans la préparation de votre prochain workshop ou séminaire, mixant travail efficace et convivialité assumée, n’hésitez pas à me contacter !