Raisons qui amènent à dématérialiser vos documents. Un levier de transformation globale pour votre société.

Qu'est-ce que la dématérialisation ?

C’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques. La dématérialisation a pour objet la gestion de façon électronique des données ou des documents qui, jusque-là étaient traités sous forme de documents papier (contrats commerciaux ou autres, factures, courriers, supports administratifs, dossiers employés, bulletins de paie, bons de commande ou de livraison…) ; ce sont des documents immatériels, qui transitent au sein d’une entreprise, dans le cadre d’échanges internes ou externes, avec des partenaires ou des fournisseurs, vers l’extérieur de l’organisation, ou provenant de l’extérieur de l’organisation ; ceci sous forme immatérielle (appelée également gestion électronique ou informatique).

C'est un levier de transformation globale, permettant des performances opérationnelles, des gains de productivité, et une grande rapidité du partage de l’information.

Raisons qui amènent à dématérialiser

Aujourd'hui la dématérialisation est à la porte de toutes les PMEs ! 

Il y a plusieurs avantages à dématérialiser les informations, les documents, les fichiers et les données de l’entreprise. Cela représente des enjeux financiers et de gestion importants (au contraire des processus basés sur des documents papier qui sont lents, coûtent cher et sont source d’erreurs) : 

• la fluidification des flux est une des premières évidences
• de meilleures communications en interne, comme vis à vis de l’extérieur
• une efficacité accrue, une meilleure productivité
• la diminution des coûts, qui est une réalité rapidement constatable
• l’optimisation des services internes
• la capitalisation de la mémoire de l’entreprise
• la diminution, et pratiquement la disparition, de la perte de documents, stratégiques ou non
• la diminution des erreurs - des gains de temps à différents stades de la chaîne du traitement du document
• le remplacement du courrier postal par du courrier électronique, qui, si l’on adjoint les pratiques de la dématérialisation légale, peut acquérir une valeur légale, en ayant la souplesse et la réactivité dont nous bénéficions avec internet 

La dématérialisation est également favorable au développement durable. Grâce à la réduction du papier, nous contribuons à la préservation des forêts.

Avec des solutions comme le Cloud et le Saas, un des importants avantages de la dématérialisation est l’externalisation des ressources informatiques, avec tout ce que cela représente en économies de coûts de personnel dédié et spécialisé, de licences et de matériel, d’entretien, de maintenance.

Face à ces enjeux, les technologies numériques, dont la dématérialisation, représentent pour les PMEs une réelle opportunité d’être plus performantes.

Doc.Series et ses partenaires, vous accompagnent dans la gestion du changement, en vous prodiguant des conseils, vous proposant des solutions adaptées à vos besoins et une formation qui vous permettra de tirer le meilleur parti du numérique.

Commençons le voyage ensemble!

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