La dématérialisation, une nouvelle opportunité pour valoriser la page.
Un amendement au projet de loi de financement de la Sécurité sociale vise à rendre obligatoire la dématérialisation des arrêts maladie. L'objectif est de simplifier les démarches internes et raccourcir les temps de traitement des demandes des assurés. "C’est une mesure d’efficience" selon l'assurance-maladie. Alors que la dématérialisation des documents progresse autour de 6% par an, l'environnement réglementaire donne une nouvelle impulsion à cette question.
Répondre à des besoins métiers en accédant aux documents de façon plus simple, plus efficiente, plus économique, plus rapide
A la recherche d'optimisation du traitement de leur document, les entreprises se tournent de plus en plus vers la dématérialisation. L'enjeu est de répondre à des besoins métiers en accédant aux documents de façon plus simple, plus efficiente, plus économique, plus rapide.
Dans ce cadre, il est important de distinguer les termes de digitalisation de celui de "digitisation". La "digitisation" consiste à numériser un document vers une unité de stockage; on obtient l’image du document, au mieux sa version OCR. En d'autre terme, on industrialise l'archivage digital aux travers de solutions de GED. La digitalisation, quant à elle, met de l’intelligence dans la chaîne de capture pour extraire les données clés du document et alimenter une solution d'ECM (Enterprise Content Management). On distingue alors la donnée vivante de la donnée statique, vouée à l'archivage. Dans cet article, nous exposerons les deux sujets conjointement.
En effet, selon la dernière étude de Quocirca, 63 % des PMEs déclarent que tout document devrait être scanné et 60 % pensent que le contenu digital est plus sécurisé. L'arbitrage entre digitisation et digitalisation est loin des préoccupations.
Dans un projet Managed Document Service (MDS), le document est envisagé en lui-même et étudié dans son flux de circulation à travers l'entreprise... la valeur est dans la qualité du traitement de l'information.
Toutefois, quel que soit l'objectif choisi, il est important d'organiser la capture, l'identification, le traitement et la restitution de toutes les données numérisées. Dans un projet Managed Document Service (MDS), le document est envisagé en lui-même et étudié dans son flux de circulation à travers l'entreprise.
Avec une approche Managed Print Service, exposée dans un précèdent article, la question est l'optimisation des coûts. L'interlocuteur est souvent au sein des services généraux. Mon conseil était de repenser la page pour aborder différemment sa valeur. Avec le Managed Document Service (MDS), la solution d'impression devient la clé de voûte du schéma directeur de l'entreprise. La DSI et les métiers reprennent le pouvoir. La valeur est dans la qualité du traitement de l'information.
Le MFP : un hub documentaire entre l'analogique et le numérique.
Pour les constructeurs, la mission est d'offrir sur le marché des composants intégrant au mieux les besoins de GED comme d'ECM. Nous fournissons un composant clé, au cœur du processus de la gestion documentaire : le MFP. Perçu comme une photocopieuse qui imprime, un MFP intelligent devient hub documentaire entre l'analogique et le numérique, plateforme de communication dans l'entreprise. Les outils de « capture » contenus dans le MFP permettent d'extraire la matière des documents papier quel que soit le contenu, d'alimenter le système de « GED » et de rendre l’information disponible sous une forme pertinente et intelligible pour le business. 81% des PMEs l'estiment déterminant dans leur conduite de la transformation digitale. Pour eux, le produit recherché combine des scans professionnels et des solutions intégrées et personnalisables sur des interfaces utilisateurs ergonomiques augmentant la productivité du traitement de l'information.
Dés lors, les projets de dématérialisation deviennent structurant. Encore plus que dans d'autres domaines, la clé du succès de la commercialisation de solutions de dématérialisation est d'arriver au bon moment.
Les solutions d'ECM sont l'apanage de grandes entreprises, matures et structurées. Elles ont déjà souvent fortement investi et ne vont pas remettre en question facilement leur choix. Il faut plutôt s'attendre à des évolutions, des adaptations des systèmes en places ou une réponse à des niches business demandant plus de réactivité et d'agilité au SI interne. La légitimité pour porter un tel projet et guider le client est recherché chez les cabinets de conseils qui ont développer des practice dans ce sens. Des partenariats avec eux permettent une approche multi partie - constructeur, revendeur, SSII, client - partenariats de succès. La nécessaire relation constructeur-éditeur-SSII nous impose à tous de travailler différemment et d'augmenter notre coopération en multipliant les alliances.
Avec l'émergence des solutions de GED, il y a pour les constructeurs comme pour les revendeurs la nécessité d'accompagner voir de dépasser ce mouvement. Il nous faut tous embrasser la transformation pour créer de la valeur. Lorsqu'on parle solution, il faut prendre en considération que l'interopérabilité entre chacune des composants, imposer la coordination de multiples acteurs ayant chacun leur expertise et leur rôle dans la chaîne de valeur. Les clients veulent un mur. Nous en fournissons les briques. La différence entre les deux, c'est le mortier que propose l'intégrateur.
Pour finir, les challenges de tels projets réside dans la sécurité et la traçabilité du document. Et cela est à lui seul un vaste sujet associant réglementation (RGPD) et sécurisation de la solution d'impression. Nous y reviendrons dans un prochain article.
Il faut reconsidérer la page sous ses formes digitalisées comme imprimées.
En conclusion, la dématérialisation représente des relais de croissance dans la transformation digital. Nous sommes ici bien loin de notre business initial qui fut d'imprimer une feuille de papier. Nous devons penser le document sous toutes ses formes. La page est l'indicateur majeur du secteur. Il faut la reconsidérer sous ses formes digitalisées comme imprimées. De ce nouveau paradigme en va notre survie à tous. Cela nous oblige à de la complémentarité dans nos rôles et à de l'investissement dans de la formation pour faire évoluer nos compétences. La transformation des hommes est un sujet indissociable de ce mouvement. Alors, les mieux armés seront ceux qui auront élargis leurs compétences au-delà du matériel en se positionnant sur des métiers complémentaires. Si la copie se meurt, le métier s'enrichit.