Rencontres difficiles – L’éléphant dans la pièce

Vous êtes le leader de l’équipe, du projet, du département. Dans cinq minutes, vous devez vous asseoir en face de l’un de vos meilleurs employés (et bon ami) non pas pour parler de l’avancée du projet, mais bien de son comportement au cours des dernières semaines. Oui il apporte beaucoup et sans lui les chances d’y arriver seraient beaucoup moins grandes, mais son attitude de super-star affecte le reste des troupes et aujourd’hui compromet même la survie de l’équipe. Plusieurs personnes ont promis de partir si la situation ne changeait pas.

Vous savez que vous auriez dû avoir une discussion à ce sujet avec lui il y a longtemps de ca, mais comment aborder un sujet si délicat? Aujourd’hui, vous êtes acculé au pied du mur et les mains moites et la gorge sèche vous vous apprêtez à entrer dans la pièce ou il se trouve déjà….. bonne chance!

Pourquoi en arrivons-nous si souvent à ce point là?

Mes centaines d’heures de coaching auprès de gestionnaires me portent à croire que c’est plus souvent qu’autrement à cause d’un manque de savoir principalement.

Les gestionnaires sont conscients que c’est leur responsabilité d’adresser la problématique, mais ne savent pas par quel bout la prendre, ce qui influence par la bande leur savoir-faire et au final leur savoir-être.

Malheureusement des situations telles que décrites ci-haut s’étirent, s’empirent et souvent se terminent mal. Comment adresser ces enjeux avant qu’ils ne deviennent des éléphants dans la pièce et le bureau un vrai zoo?

Je ne crois pas aux formules magiques et trucs universels, mais je crois en la préparation méthodique.

Voici donc un modèle[1] qui vous permettra je l’espère de mieux préparer vos rencontres difficiles et surtout les adresser avant qu’elles ne prennent des proportions démesurées.

1) SUJET - D’abord, nommez le problème de façon claire

• Ex : Ponctualité

2) FAIT - Ensuite énoncez un fait lié à l’enjeu que personne ne peut réfuter 

• Ex : tu es arrivé en retard lors des trois derniers meetings

3) IMPACT - Clarifiez ce qui est réellement en jeu dans cette situation

• Ex : d’autres commencent à arriver en retard aussi et notre efficacité lors de nos rencontres d’équipe diminue

4) RESPONSABILITÉ - Identifiez comment vous avez participé à cette problématique 

• Ex : Je n’ai pas été clair quand à mes attentes par rapport à la ponctualité au sein du projet

5) SOLUTION - Énoncez ce que vous comptez faire pour résoudre la problématique

• Ex : Je rencontre chaque membre de l’équipe pour lui faire part de la politique de retard et trouver des solutions pour retrouver un bon rythme de production

6) CHOIX - Finalement, demandez à l’autre ce qu’il compte faire à son tour pour résoudre la solution

La force de cette approche est multiple.

• D’abord, le fait de vous préparer en amont de la rencontre vous permet de reprendre le dessus sur vos émotions et donc d’accentuer votre niveau d’Intelligence Émotionnelle.
• De parler de l’impact de la situation permet d’éviter de pointer du doigt et de replacer le tout dans une perspective plus globale.
• D’identifier votre part de responsabilité est crucial dans le processus. Il démontre que vous êtes humain comme tout le monde et pouvez faire des erreurs, qu’en tant que leader vous avez toujours une part de responsabilité, et qu’en équipe, rien n’est l’affaire que d’une seule personne.
• D’énoncer l’action que vous vous commettez à prendre dans le but de résoudre la situation permet de démontrer que vous êtes sérieux, voulez en arriver à une réelle résolution du problème et que le statu quo n’est plus possible.
• Finalement, vous redonnez le choix à l’autre quant à la suite des choses. Vous n’imposez rien, il reste maitre de son destin et devra accepter les conséquences de ses choix à venir.

Maintenant, un avertissement!

Cette méthode ne fonctionnera que si vous y ajoutez toutes vos aptitudes de leader. Vous devez avoir une excellente écoute active pour comprendre le choix que fera l’employé, devez avoir une excellente empathie et surtout, être réellement en mode solution.

Cette approche est une ouverture pour un dialogue dirigé qui mène à la résolution d'une situation non désirée.

Si votre objectif réel est de mettre la personne à la porte, vous n’êtes pas dans le bon état d’esprit pour une telle discussion!

Alors voilà, une méthode toute simple qui vous permet d’aborder avec rigueur et professionnalisme les enjeux plus délicats qui font surface au quotidien en milieu de travail.

Et surtout… surtout, ne pas attendre qu’ils dégénèrent faute de savoir comment les gérer!

Dernier petit conseil… si vous comptez l’utiliser pour la première fois, pourquoi ne pas aller voir votre partenaire RH pour qu’il vous aide à vous préparer, il/elle aura certainement quelques conseils additionnels à vous offrir en lien avec votre réalité d’entreprise.

Maintenant, qu’attendez-vous? N’avez-vous pas un éléphant qui traine depuis trop longtemps déjà dans vos bureaux à faire disparaitre!

[1] Modèle adapté du Confrontation Model de Susan Scott. Fierce Conversations, Berkley Book, NY, 2004.