REX : Agilité et RH

Mardi 26 novembre a eu lieu notre dernière matinale de l’année dont le format était un peu différent. J’ai eu le plaisir de proposer un REX, ayant pour thème Agilité et RH, sur mes deux années chez beNext. 

Je suis Elsa et je travaille chez beNext depuis 2 ans. Je recrute et j'accompagne les beNexters des communautés produit (Product Owner, UX designer) et orga (Scrum Master et Coach).

Lorsque j’ai rejoint beNext pour du recrutement, je ne m’attendais pas à travailler de manière “agile” et en vérité, je ne m'étais pas spécialement penchée sur la question de l’agilité non plus. 

J’en avais eu de vague échos lors d’un atelier d’initiation à l’agilité, mise en place pour des équipe projet dans l’une de mes précédentes expériences. 

On parle beaucoup de méthodes agiles appliquées à des projets IT. Comment livrer rapidement un produit et itérer régulièrement pour le rendre le plus utilisable pour ses utilisateurs.  

Qu’en est-il côté RH ? 

À mon sens, la culture de votre entreprise est votre produit. C’est vous (RH) qui portez la vision de l’entreprise, qui êtes garant(e) du cadre. 

Rituels de l’équipe

Lorsque je suis arrivée chez beNext, notre équipe était composée de recruteurs (3 personnes) et de commerciaux (4 personnes).

Côté RH, chacun d’entre nous avaient en charge le recrutement de différents postes aussi bien côté produit (Product Owner, UX designer) que côté tech (dev mobile et web), etc.. 

3 types de rituels empruntés à l’agilité étaient déjà mis en place.  

Daily meeting - Nous nous réunissions tous les matins en daily meeting - 9h15 toute l’équipe se réunit durant 15 mins pour évoquer ce qu’il a fait la veille (qui j’ai rencontré en entretien, quel client, etc..) et signaler les problématiques rencontrées. 

Rétro - Nous avions également des rétrospectives à la fin de chacun de nos sprints (en Scrum, une itération de développement s’appelle un Sprint et dure entre 2 et 4 semaines) soit toutes les deux semaines. 

L’objectif de nos rétros était d’échanger sur les deux semaines passées : points positifs, axes d’amélioration, idées, questions. 

Nous avons également des “Guildes” par expertise - Par exemple, une guilde RH et une guilde Business Developper. 

Nous nous réunissons toutes les semaines pour échanger des bonnes pratiques et partageons sur le slack (outil collaboratif) beNext le compte rendu de notre guilde. 

Un an après mon arrivée, l’équipe a décidé de modifier l'organisation et de nous "expertiser" par communauté. 

• une équipe composée de RH et de commerciaux pour recruter et développer pour les communautés produit. 
• idem pour les communautés tech (développeurs web et mobile).
• idem pour la communauté data (data engineer et data scientist). 

Pourquoi ? 

• suite à différents recrutements, le nombre de personne dans l’équipe avait augmenté (6 commerciaux et 5 RH).  
• par conséquence, nos daily devenaient trop longues, plus personne n'écoutait. L’équipe perdait des informations et on pouvait observer des retards à répétition. 

On se retrouvait donc avec 3 équipes de 2 à 5 personnes, des daily plus courtes et moins de perte d’information.

Chaque équipe a une vision de là où elle veut aller ⇒ Recruter et suivre les beNexters ainsi que développer l’activité de beNext. 

On retrouve l’idée de produit et de vision produit, identique à ce que l’on retrouve dans une équipe projet agile.  Un product owner vous parlera de vision produit, l’expression claire du besoin, qui doit être partagée et comprise par tous. 

Maintenant que nous avons notre vision commune, comment la communiquer auprès de l’équipe ?

Management visuel

Il existe beaucoup d’outils collaboratif permettant aux équipes de communiquer ensemble (Trello, Kanban, ect..). Cela permet à l’équipe d’avoir une vision d’ensemble du projet et d’avancer dans la même direction.

Nous utilisons de notre côté, le management visuel sous forme d’un grand tableau avec toutes les infos RH et business de chaque équipe. 

Pour que le “board”, management visuel soit pertinent, il faut le tenir à jour ;)  

OKR

Autre exemple d’outil collaboratif, utilisé chez beNext => les OKR. 

J’avais déjà entendu parler de la méthode OKR ayant travaillé dans une société de conseil où cette méthode était appliquée aux différentes équipes projet. La somme des résultats de chaque équipe permet de garder un oeil sur les tendances en terme de recrutement et de business. 

Comment mettre en place des OKR ?

1- Fixer des objectifs. Il est important que cela soit les individus qui se fixent des objectifs et non le DG de la boîte. 

2 - Revenir dessus si trop ambitieux. 

3 - Faire un point dessus à chaque Guilde et rétro pour s’auto-évaluer.  

L’objectif n’est pas de sanctionner si les objectifs ne sont pas atteints mais de comprendre pourquoi. Et comment l’équipe peut faire pour s’améliorer. On capitalise sur ce qui fonctionne bien :) 

Exemple côté RH : Nous essayons une nouvelle méthode d’approche de candidats depuis quelques semaines, les OKR vont nous permettre de voir si cette méthode porte ses fruits. Ou encore, les OKR nous on permis d'observer une augmentation du nombre de candidatures UX suite aux dernier meetup UX. 

Comme le management visuel, les OKR sont utiles à condition d’être complétés et suivi :) 

La boucle du feedback 

L’une de nos valeurs chez beNext, est le “No Bullshit”, la transparence. Recevoir du feedback pour grandir, avancer et capitaliser sur ce qui fonctionne bien. Le feedback n’est pas uniquement négatif. 

• il commence dès les entretiens de recrutement, en demandant à la fin de chaque entretien au candidat, si ce dernier souhaite nous partager son feedback sur l’échange et si nous pouvons lui en faire un à “chaud” également. 
• dans les équipes, il se traduit par les rétro à la fin de chaque sprint. 
• avec les autres collaborateurs, il est fait lors des bilans annuels et de points de suivis RH (appelé en interne “escale”). Ces derniers sont gamifiés et peuvent faire l’objet d’un prochain meetup :) 

Plus qu’une méthodologie, j’ai appris durant ces deux années que les méthodes agiles sont un état d’esprit.

L'approche agile permet de fluidifier les échanges, d'apporter de la transparence dans l’équipe, d’avancer et de progresser ensemble.