#RH : Comment simplifier son processus de recrutement avec les ATS ?

Vous êtes responsable du recrutement et vous souhaitez simplifier votre processus de recrutement ? Découvrez les étapes qui vous permettront d'optimiser la diffusion et le traitement de vos candidatures ! 

1. Définir vos besoins en recrutement

Qu'il faille remplacer un collaborateur suite à un départ, un changement d'organisation interne, une création de poste, commencez par définir votre besoin, car c'est le point d'entrée de votre processus RH. Pour satisfaire ce besoin, il va donc falloir vous préparer au recrutement. 

- Définir le poste à pourvoir

L'objectif ici est de décrire de manière simple et précise le poste à pourvoir. Le contenu de votre offre d'emploi doit être simple, il doit détailler les missions effectuées par le futur candidat, les principales tâches à réaliser, les conditions de travail et les spécificités du poste, s'il y en a. 

- Définir le profil du candidat

Après avoir rédigé votre fiche de poste, vous devez définir le profil du candidat que vous allez rencontrer. Listez toutes les compétences que vous attendez de lui, compétences techniques ou compétences douces (aussi appelées "soft skills"). Si vous souhaitez savoir comment rédiger une grille d'évaluation, consultez notre article dédié avec toutes les étapes clés. 

2. Choix des méthodes de recrutement

- Méthodes de recrutement disponibles

Dans un premier temps, vous devez vous demander s'il est préférable de recruter en interne ou externe, et qui doit s'en occuper : est-ce que c'est votre service RH ? Un cabinet de recrutement ? 

Après avoir déterminé ces critères, interrogez-vous sur les meilleurs canaux de recrutement pour vous : publication d'offre d'emploi sur des sites de recrutement appelés aussi jobboards, via les réseaux sociaux, sourcing, recherche dans votre vivier de candidatures spontanées, job datings, cooptation... 

- Choix d'un outil dédié à vos recrutements

Le service des ressources humaines doit continuer à évoluer avec son temps. Vous devez rester proactif et être ouvert aux nouveaux outils qui vont permettre aux RH de simplifier leurs processus tout en recentrant leurs activités sur le cœur de ce qu’est leur métier : le recrutement. Et il existe un outil dédié pour ça : l'ATS. Trois lettres pour combler le fossé technologique qui s’est rapidement creusé dans beaucoup d'entreprises, entre notre quotidien et les processus de recrutement. ATS pour Applicant Tracking System, ou Système de gestion des candidats. Ce type de système existe depuis de nombreuses années, mais prenait jusqu’alors souvent la forme de logiciels lourds à installer et à utiliser (et potentiellement chers). Heureusement, le principe du cloud est venu rapidement révolutionner tout ça, offrant la possibilité aux ATS de devenir des outils accessibles par tous, et partout (smartphones, tablettes…). Ces logiciels, véritables tout-en-un des RH, sont venus simplifier les processus de recrutement tout en les rendant compatibles avec les évolutions technologiques rapides qui ont bouleversé notre quotidien.

Concrètement, comment l'ATS peut-il révolutionner la façon de travailler des recruteurs.

3. Lancement de votre campagne de recrutement

Après avoir choisi le meilleur moyen d'optimiser votre processus de recrutement, il est temps de passer à l'action. Voici les 5 étapes de votre plan d'action : 

# La diffusion de vos offres d'emploi

La diffusion des offres d’emploi est encore, dans de trop nombreuses entreprises, une de ces étapes de recrutements parmi les plus archaïques. Pire, les RH perdent souvent un temps fou pour diffuser leurs annonces, sans même se concentrer sur la véritable question : où les placer pour avoir le plus d’impact et le plus de candidatures intéressantes ?

Pour simplifier cette étape, la plupart des ATS vont offrir la possibilité de diffuser automatiquement les offres, en trois clics seulement. Par conséquent, vous pouvez prendre le temps de rédiger les annonces et d’étudier plus sérieusement quels seraient les sites-emploi et les jobboards les plus adaptés pour votre recherche de candidats. À noter que les équipes en arrière des meilleurs ATS seront parfois disponibles pour vous prêter main-forte sur ces derniers points, statistiques à l’appui.

# Sourcing des candidats

Simplifier les processus RH, ça passe aussi par leur renouvellement et la mise en place de nouvelles techniques. Le sourcing en est un exemple d’actualité, même s’il n’est pas véritablement une nouvelle technique. Jusqu’alors plutôt réservée à des chasseurs de têtes indépendants et extérieurs aux entreprises, cette technique de recrutement consiste à aller à la chasse aux candidats plutôt qu’à attendre les candidatures. On recrute ainsi en permanence et non plus pour un poste vacant uniquement, pour créer un bassin de talents qualifiés (souvent déjà en postes ailleurs), dans lequel on pourra éventuellement venir piocher en cas de besoin.

La majorité des ATS permet d’installer ce type de nouveau processus dans l’entreprise, en confiant le travail à une équipe RH en interne, pour rendre le recrutement plus réactif et plus efficace. Ce n’en est pas moins un gros travail, mais il sera plus aisé de le mettre en œuvre grâce aux avantages de ces logiciels tout-en-un, qui permettent de créer, développer et entretenir les bassins de nouveaux talents.

# Gestion des candidatures

Simplifier la gestion des candidats est évidemment le cœur même de ce qu’est un ATS. C’est précisément au niveau de cette étape, que ces tout-en-un numériques chamboulent le travail des RH. Positivement, bien sûr. Quelques exemples : Automatisation de la réception des candidatures. En un seul et même endroit, les candidatures sont accessibles simplement en étant connectées à internet.

• Simplification du tri des candidatures. On clique. On décortique la candidature. On glisse. On se crée des groupes ou des colonnes. Tout se fait intuitivement.
• Évaluations et partages. Vous pouvez annoter les candidatures, et surtout, collaborer aisément et à distance avec vos collègues et managers pour améliorer le recrutement.
• Communication avec les candidats. On automatise des réponses personnalisées en fonction des étapes de recrutement.

Au final, mettre un logiciel au centre de vos processus de recrutement va les simplifier et va vous permettre de rendre le tout plus humain, en étant plus proche des candidats et en incitant à la collaboration avec vos collègues. Un ATS vous assure d’avoir les moyens techniques adéquats pour cela, tout en vous dégageant un temps précieux qui peut être réinvesti ailleurs.

# Amélioration de l'expérience candidat 

L'expérience que vivra votre potentiel candidat définira l’image de marque de votre entreprise. Une simplification des processus de recrutement va permettre d’améliorer cette marque employeur (ou au moins, de la garder au top). Les bons ATS permettent de développer facilement un site carrière, qui regroupe en ligne l’ensemble des offres d’emploi de la compagnie. C’est un moyen pour les petites et moyennes entreprises qui n’ont pas nécessairement le budget ou les connaissances nécessaires, de mettre en place une page web de recrutement, esthétiquement attrayante, aux couleurs de l’entreprise et facile d’utilisation à la fois côté RH et côté candidats. Le site carrière est reconnu comme étant le moyen le plus efficace pour attirer des talents. Il serait dommage de s’en passer.

Au-delà de ce simple exemple, la simplification des processus va agir positivement pour l’image de marque de votre entreprise, et ce, de façon globale. Pourquoi ? Parce qu’un processus de recrutement visiblement complexe ou mal organisé va agir comme repoussoir à candidats. La désorganisation, la complexité inutile et surtout, le retard technologique : ça se voit, ça fait tâche, et les meilleurs talents préféreront aller voir ailleurs, sans hésiter !

# Conservez un vivier de candidats

Tout candidat reçu en entretien est un potentiel futur collaborateur, même s'il n'est pas retenu du premier coup. Il est donc important de conserver l'historique de chaque candidat afin de pouvoir le recontacter sur d'autres futurs plans de recrutement. Vous avez déjà eu un contact avec lui, donc vous pourrez gagner du temps sur l'évaluation de son profil : vous savez déjà qu'il est intéressant. De plus, vous pourrez rediriger les candidats intéressants non retenus sur d’autres postes similaires ou mieux adaptés, afin de mieux anticiper vos besoins en recrutement.

# Mettre en place une stratégie de cooptation

C’est le fameux « Tu connais pas quelqu’un ? », c’est faire passer le CV d’une connaissance qui pourrait être parfaite pour un poste vacant, c’est l’une des techniques de recrutement les plus vieilles car l’une des plus simples. Pourtant, beaucoup d’entreprises n’ont pas d’outils pratiques et modernes pour inciter à la cooptation et en sont encore au CV glissé sur le bureau ou envoyé par email.

Cependant, quelques bons ATS proposent des solutions qui simplifient la cooptation au maximum, en l’intégrant totalement au logiciel de tri des candidatures. Les employés d’une entreprise peuvent ainsi coopter leurs contacts en quelques clics, en partageant même leurs profils de réseaux sociaux professionnels plutôt qu’un simple CV. Le processus est simplifié au maximum, autant du côté des coopteurs que des RH qui réceptionnent rapidement et facilement ces candidatures.

Bon maintenant que l'on vous a expliqué tous les bienfaits de ce processus, il ne vous reste plus qu'à essayer ! Vous verrez, ça va changer votre quotidien.