Tout savoir sur la conduite du changement

Afin de mener à bien un projet professionnel, vous serez amené à effectuer des changements au sein de votre entreprise. Ces derniers impacteront, d’une manière ou d’une autre, vos activités entrepreneuriales. Mais en général, le changement peut bouleverser l’organisation et la productivité de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il convient d’établir une conduite du changement. Pour ce faire, vous êtes tenu de considérer des facteurs indispensables comme la notion, les enjeux et la gestion de la conduite du changement. Suivez le guide.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

L’accompagnement ou la conduite du changement est un processus sur lequel l’entrepreneur se repose pour réorganiser son entreprise. Cette initiative englobe un ensemble de stratégies organisationnelles qui doivent s’adapter à l’évolution de l’environnement et des activités de votre entreprise. Afin de mieux comprendre la notion de la conduite du changement, vous devez d’abord appréhender certains éléments, à savoir :

·      Les acteurs de la conduite du changement

·      Les leviers indispensables qu’il convient d’actionner

·      Les types de changement d’ordre organisationnel en entreprise

Vous devez savoir que l’avancée de la digitalisation, c’est-à-dire la transformation numérique, encourage la volonté de changement au sein d’une entreprise.

Les acteurs de la conduite du changement en entreprise

D’une manière générale, la conduite du changement implique l’intervention des employés et des collaborateurs au sein de l’entreprise. Toutefois, en fonction des rôles qu’ils occupent, vous avez la possibilité de trier les acteurs du changement en 3 catégories distinctes.

Tout d’abord, il y a l’équipe dirigeante du projet. Cette dernière constitue les premiers responsables du changement et elle est principalement composée :

·      Du directeur de l’entreprise

·      Des formateurs et responsables de la conduite

·      Des Keys Users et intégrateurs

·      Des sponsors du projet

·      Des relais de communication

En second lieu interviennent les équipes RH. Leur mission consiste à faciliter la prise des décisions concernant les stratégies de déploiement du changement. En tant que pilier de la communication interne, les équipes RH définissent le moyen le plus adapté pour assurer l’adhésion des collaborateurs dans le projet.

Enfin, vous pouvez constater les IRP (instances représentatives du personnel). Ce groupe est constitué de l’ensemble des collaborateurs. Leur mission consiste à faciliter la transition en assurant le déploiement du changement au sein de l’entreprise.

Conduite du changement : les leviers indispensables

Pour réussir la conduite du changement dans votre entreprise ou apprendre les méthodologies à cet effet, vous devez actionner des leviers qui assurent la transformation. Parmi les leviers indispensables, on compte :

·      L’intelligence émotionnelle pour motiver vos troupes

·      La communication qui encourage la volonté de changement

·      L’agilité pour faire face aux incertitudes

·      La maturité digitale qui favorise l’évolution du travail

En adoptant ces soft skills, vous facilitez la transformation ou la transition au profit de votre entreprise.

Les différents types de changement organisationnel

Dans quelle situation devez-vous privilégier le changement dans la vie de votre entreprise ? De prime abord, un accompagnement au changement est nécessaire dans la gestion de vos activités. En effet, afin de garantir la transition vers une organisation de travail optimale, vous serez amené à effectuer :

·      Un changement structurel

·      Un changement de processus

·      Un changement de culture entrepreneuriale

Dans tous les cas, sachez que la réussite de la conduite de changement dépend de la méthodologie de gestion appliquée pour atteindre l’objectif.

Quels sont les enjeux de la conduite du changement en entreprise ?

L’homme refuse instinctivement le changement. Or, Héraclite, un philosophe grec a dit que : « la seule constante dans la vie est le changement ». De ce fait, pour réaliser un change management, vous serez amené à pallier la résistance au changement. Pour ce faire, vous devez préalablement comprendre les sources de cette objection, à savoir :

·      Les conflits

·      Les rumeurs

·      Le stress

La docteur Elisabeth Kübler-Ross, psychologue et psychiatre suisse, a démontré la résistance au changement par le biais de la courbe du deuil. Cette dernière décrit le cycle du changement comme un processus en 9 étapes :

·      Le choc

·      Le déni

·      La colère

·      La négociation

·      La dépression

·      L’acceptation

·      L’expérimentation

·      La décision

·      L’intégration

C’est en vous focalisant sur cet aspect humain que vous pourrez déterminer les enjeux de la conduite du changement ci-après :

Relever des défis pour améliorer la productivité

L’objectif du change management consiste à assurer l’évolution opérationnelle de votre entreprise. Sachez que la transformation requiert de nouvelles compétences. Cela implique une formation des collaborateurs en vue d’améliorer leur productivité. Ainsi, la conduite du changement implique l’évolution des compétences au sein de votre entreprise.

Impliquer les collaborateurs dans le projet de changement

Vous devez savoir que les collaborateurs sont au cœur de votre projet de changement. Leur adhésion dans le projet est de ce fait cruciale pour garantir sa réussite. Ainsi, en qualité d’employeur, vous devez mettre en place des stratégies minutieuses qui favorisent l’implication de vos collaborateurs. En ce sens, vous devez promouvoir la volonté de changement en motivant vos troupes.

Si vous êtes un salarié, vous êtes tenu de suivre les directives des dirigeants pour consolider la collaboration. En d’autres termes, l’implication des collaborateurs incite plus un changement négocié qu’un changement imposé par les dirigeants.  

Répondre aux besoins propres de l’entreprise

En principe, la conduite du changement vise à répondre aux besoins de l’entreprise. Dans un sens, cette initiative appuie la croissance de l’entreprise en question. Et d’autre part, l’ensemble des stratégies a pour objectif de rectifier un déclin quelconque. En toute circonstance, le changement doit se conformer au contexte de l’entreprise. Ainsi, vous devez aborder la conduite du changement en fonction des dimensions de votre entreprise (culture, histoire, structure, etc.).

Quelles sont les étapes pour piloter la conduite du changement ?

En général, vous devez savoir qu’il existe plusieurs méthodes pour réussir la conduite du changement. Toutefois, sachez que ces méthodologies reposent sur une formule précise en 4 grandes étapes. En fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise, vous pouvez affiner le plan de votre projet de changement. La démarche méthodologique se réfère aux principaux piliers suivants :

·      Le cadrage du besoin

·      La conception et la réalisation du changement

·      Le déploiement

·      L’ancrage organisationnel

Pour mener à bien l’accompagnement au changement au sein de votre entreprise, vous devez également considérer l’évolution technologique, c’est-à-dire le passage à la numérisation.

L’orientation et la prise de décision du projet

Dans cette première étape, vous devez mettre en évidence une vision d’ensemble pour faciliter la prise de décision. Cela vous permet de déterminer la meilleure solution digitale. L’orientation et la prise de décision dans un projet de changement impliquent :

·      L’étude d’opportunité

·      La pré-étude d’impacts

·      Des scénarios d’évolution

Le principal objectif de cette première démarche consiste à mettre en place un équilibre optimal entre les efforts et les apports liés au changement.

La préparation et la conception du projet

La seconde démarche méthodologique sur le pilotage du changement en entreprise repose principalement sur l’étude d’impacts. Quel est le potentiel des bénéfices visés ? Comment sécuriser la préparation du déploiement ? Tout d’abord, vous êtes tenu de concevoir un plan d’accompagnement en vue d’établir une stratégie de déploiement.

Seule l’identification des impacts et de leur évolution au sein de l’entreprise garantit la réussite de cette opération. La préparation et la conception de votre plan de transformation touchent toutes les dimensions de votre entreprise (dimension humaine, technique, opérationnelle, etc.).  

Le déploiement et l’appropriation du changement

L’appropriation du changement s’effectue en 4 processus distincts. D’abord, vous êtes tenu de favoriser la communication et la mobilisation des collaborateurs. Cette procédure a pour objectif de légitimer votre projet de changement. Elle vise également à mettre en évidence les impacts et l’avancement du projet pour favoriser l’adhésion des collaborateurs au projet.

Ensuite, vous devez passer par la case formation. Dans le cadre d’une conduite de changement en entreprise, vous serez amené à :

·      Construire une stratégie pédagogique qui permet de comprendre l’étendue du changement

·      Élaborer les parcours de formation pour mieux instaurer la volonté de changement

·      Mettre en place l’ingénierie de formation qui favorise la préparation et l’insertion au projet

·      Établir un bilan de formations pour évaluer et améliorer l’organisation nouvellement instaurée

Après, vous devez coordonner le déploiement du changement pour garantir un accompagnement au métier. Pour ce faire, vous pouvez concevoir un tableau de bord qui servira de directive au changement. Vous serez aussi amené à établir les instances de pilotage et déterminer un dispositif de capitalisation et d’industrialisation.

Enfin, vous êtes tenu d’assurer mes démarches d’accompagnement métier. Ce dernier s’effectue en 4 processus, à savoir :

·      L’évaluation de l’organisation actuelle (fonctionnement, corrélation, pratique, etc.)

·      La mise en place d’un nouveau dispositif opérationnel (organigramme, compétences, activités, etc.)

·      L’intégration des aspects RH (orientation des agents, évolution de carrière, etc.)

·      L’accompagnement au changement de métier (communication, évaluation des performances, etc.)

L’ancrage du changement et les performances

La dernière étape de la conduite du changement inclut la mesure des résultats, le plan de pérennisation et de finalisation ainsi que l’amélioration continue. Votre projet de changement doit s’orienter sur un objectif à long terme.

À cet effet, vous devez ancrer une dynamique du changement organisationnel au sein de votre entreprise. De même, vous devez garantir la pérennité des procédures d’amélioration continue en passant par la formation, le relais des opérations et l’implication des collaborateurs.

Quels sont les différents modèles de conduite du changement ?

Pour réussir la conduite du changement dans les règles de l’art et en toute connaissance de cause, vous devez mettre en place une méthodologie adaptée. Nombreuses sont les approches analytiques qui permettent de garantir la gestion du changement en entreprise. De ce fait, il va de votre devoir d’appliquer les meilleures stratégies pour faciliter la transition.

Le modèle Kurt Lewin

Selon le psychologue social Kurt Lewin, la conduite du changement s’effectue en considérant les 3 étapes suivantes :

·      Unfreeze : cette démarche consiste à faire fondre la glace, c’est-à-dire la résistance des collaborateurs au changement. Elle découle de la motivation et la sensibilisation des collaborateurs.

·      Change : il s’agit de la mise en place du projet de changement et de l’application des nouvelles pratiques au sein de l’entreprise.

·      Refreeze : une fois la transformation accomplie, vous devez ancrer la nouvelle organisation en vue de combattre la routine précédente.

La méthodologie ADKAR

Le modèle ADKAR est une stratégie de gestion de la conduite du changement récurent dans l’organisation opérationnelle des entreprises. Il s’agit plus précisément d’un acronyme qui signifie :

·      Awareness : sensibilisation des collaborateurs

·      Desire : mise en évidence des avantages du projet de changement de l’entreprise

·      Knowledge : action de former et d’informer les collaborateurs des impacts du changement

·      Ability : transmission des ressources nécessaires à l’application du changement

·      Reinforcement : fait de renforcer le changement pour favoriser l’ancrage sur le long terme

Le modèle 7 s de McKinsey

Selon Robert Waterman et Tom Peters, 2 anciens consultants du cabinet de conseil McKinsey, la conduite du changement repose sur ces 7 S :

·      Strategy : la prise des décisions

·      Structure : l’organisation de l’entreprise

·      Systems : l’ensemble des procédures de fonctionnement de l’entreprise

·      Style : le leadership instauré au sein de l’entreprise

·      Staff : l’ensemble du personnel

·      Skills : les compétences individuelles des collaborateurs

·      Shared value : les valeurs partagées dans l’entreprise (culture, vision, missions, etc.)

Les 8 étapes de Kotter

John Kotter, professeur à Harvard, instaure le pilotage du change management à travers les 8 étapes ci-après :

·      Rendre le changement indispensable en créant l’urgence

·      Privilégier la formation en constituant l’équipe dirigeante du projet

·      Préciser les objectifs du changement

·      Communiquer la vision du futur

·      Encourager le changement en favorisant la communication interne

·      Motiver les collaborateurs à passer le cap

·      Consolider les succès en instaurant un état esprit évolutif

·      Ancrer la nouvelle organisation au sein de l’entreprise

Le modèle transitionnel de Bridges

Le modèle de transition de William Bridges apparaît dans son livre intitulé : « Managing Transitions ». Dans sa théorie, Bridges affirme que le changement est une démarche dans laquelle les acteurs accumulent des expériences. Dès lors, la conduite du changement suit 3 stades essentiels, à savoir :

·      Lâcher prise et laisser le passé

·      En zone neutre (incertitude, confusion, impatience)

·      Acceptation et nouveau départ

La Roue de Deming

La roue de Deming est un modèle d’accompagnement du changement qui repose sur les 4 étapes ci-dessous :

·      La planification

·      La réalisation

·      La vérification

·      La réaction

Il convient de souligner que la méthode PDCA (Plan-Do-Check-Act) est une démarche croissante. Cela signifie que chaque étape doit être effectuée dans l’ordre pour être efficace.

Quels outils utilisés pour conduire le changement en entreprise ?

La gestion de la conduite du changement requiert l’utilisation de plusieurs outils d’analyse. Une fois de plus, vous serez amené à choisir l’outil le plus adapté à vos besoins de changement. Les outils de conduite du changement vous donnent la possibilité de :

·      Comprendre l’intérêt du changement pour votre entreprise

·      Effectuer les études d’impacts

·      Évaluer la faisabilité du projet de changement

·      Choisir la solution la plus adaptée à vos besoins

Dans le cadre d’une transition organisationnelle, vous devez vous intéresser aux outils ci-dessous :

·      La matrice Force Field Analysis

·      L’outil futur Wheel

·      Le diagramme d’analyse des champs de force de Lewin

·      La matrice OMOC

·      L’analyse PCT

·      Le diamant de LEAVITT

·      L’équation du changement

·      La matrice de Burke et Litwin

En définitive, la conduite du changement est un support essentiel destiné à instaurer et ancrer une réforme de manière efficiente. Que ce soit dans le domaine de l’entrepreneuriat ou de l’éducation, vous serez toujours amené à effectuer des changements organisationnels.