Travail à distance : les 7 péchés capitaux des managers

Ne plus se voir. Ne plus apercevoir les écrans d'ordinateur en passant dans l'open space. Ne plus surveiller distraitement les allées et venues, et les horaires de ses équipes. Pour certains managers, le travail à distance était une transition difficile. En particulier dans un pays centralisé et patriarcal comme la France, où le temps passé au bureau compte parfois plus que la réalité du travail effectué. Pour ne pas épuiser vos équipes, combattez ces 7 péchés capitaux et amorcez votre mue en manager bienveillant et ambitieux pour une gestion d'équipe efficace à distance.

1. La méfiance : mes salariés sont trop distraits

S'ils ne sont pas sous vos yeux, ils sont forcément en train de regarder Netflix ou de faire leurs tâches domestiques. Ce système de pensée - totalement défensif - ne repose sur rien à part votre manque de confiance (en vous et en eux), car les études scientifiques sont assez claires sur ce sujet : les salariés qui travaillent de la maison sont plus productifs que lorsqu'ils travaillent au bureau.

Pour lutter contre ce péché : dites à votre équipe que vous travaillez sur le sujet et que vous avez besoin de leur aide. Fixez des points réguliers et établissez des objectifs clairs et réalisables en collaboration avec les personnes concernées. Commencez par des tâches simples avant d'accélérer les choses. Avec le temps, vous constituerez une confiance absolue et réciproque.

2. L'abondance : j'inonde mes équipes de messages

Trop de notifications peut devenir un cauchemar : e-mail, SMS, messages instantanés, appels vidéos, appels audios… Laissez vos équipes respirer ! Regroupez vos communications et n'envoyez pas un message à chaque fois qu'une idée vous traverse la tête. Définissez des périodes pour les réunions et d'autres pour le travail de fond afin de laisser votre équipe tranquille.

Pour lutter contre ce péché : partagez un cadre clair avec des bonnes pratiques en matière de communication. Par exemple, les emails sont pour les informations et les mises à jour sur les projets, la messagerie instantanée pour les sujets quotidiens et opérationnels, les SMS ou le téléphone pour des sujets urgents, la visioconférence pour des rencontres thématiques, etc. Le plus important c'est d'établir ces règles en avance et de s'assurer que tout le monde les accepte (et vous en premier).

3. Le chaos : des projets partout !

Un document par email, un autre via Sharepoint ou Google Cloud, un dernier dans un serveur local ou une clé USB et vous passez votre temps à réclamer des reporting, des bilans, des analyses… Structurez vos processus et centralisez vos informations : un système de stockage dans le cloud et une solution de gestion de projets où vous pouvez voir qui fait quoi, quand et quels sont les progrès accomplis.

Pour lutter contre ce péché : créez une structure de projets dans laquelle vous définissez les responsabilités de chacun. Chaque tâche doit incomber à une personne pour éviter la dilution. Libre à elle de s'organiser en équipe avec un partage des documents et dossiers important sur les outils corporate.

4. La désinvolture : des vidéoconférences à mon image 

Vous êtes en retard, vous faites durer la rencontre bien trop longtemps, vous coupez la parole, vous partez sans prévenir, vous vous agacez facilement, vous utilisez votre téléphone au lieu de votre ordinateur… Un bon manager ne ferait jamais quelque chose dans une réunion virtuelle qu'il ne ferait pas en face à face. 

Pour lutter contre ce péché : il faut travailler sur le fond et la forme. Organisez un cadre à votre image pour vos visioconférences qui soit sobre et lumineux pour être bien vu. Assurez-vous d'avoir un ordre du jour clair et concis, de limiter les réunions à 45 minutes maximum et demandez à votre équipe d'activer leur caméra. D'autre part, organisez uniquement une vidéoconférence quand vous en avez besoin et évitez les réunions trois fois par semaine juste pour vérifier comment l'équipe avance. L'absence de bureau signifie aussi l'absence de relations sociales informelles. N'oubliez pas l'importance de ces rituels qui contribuent à la cohésion d'équipe. Organisez des déjeuners ou cafés virtuels pour vous reconnecter avec vos collaborateurs, intéressez-vous à eux, posez les bonnes questions et soyez sincères et authentiques.

5. L'exclusion : comment il s'appelle, déjà ?

Au bureau, même si vous ne travaillez pas directement avec tout le monde, vous voyez votre équipe s'affairer. En mode télétravail, vous prenez vos distances… quitte à en oublier certains. Résultat : des collaborateurs se retrouvent sans nouvelle de leur patron pendant plusieurs jours ou plusieurs semaines. Faites un check-in régulier avec votre équipe sur un rythme différent : quotidien avec vos collaborateurs proches et hebdomadaires avec les autres, par exemple.

Pour lutter contre ce péché : il est important votre équipe vous connaisse et se sente assez à l'aise ou en confiance pour vous contacter. Il faut aussi que chaque personne connaisse les autres et soit connue par les autres. Ne forcez pas les amitiés, mais facilitez les rencontres et développez des sujets d'intérêts communs, qu'ils soient personnels ou professionnels.

6. L'intolérance : pourquoi elle n'est pas disponible ?

En mode télétravail - en particulier lors d'un confinement forcé, tout le monde doit composer avec ses contraintes personnelles et professionnelles. Soyez souple et flexible : pas de réunions trop tardives, acceptez les dérangements intempestifs des enfants, et laissez le choix de leurs horaires de travail à vos collaborateurs (tôt le matin, tard le soir, etc.).

Pour lutter contre ce péché : il est compliqué de connaître les contraintes de chacun surtout si vous avez une équipe importante et/ou internationale. Pour vous assurer de respecter l'espace de chacun, demandez à votre équipe de bloquer les plages horaires où vos collaborateurs ne sont pas disponibles et faites de même dans votre calendrier. Enfin, ne jugez pas : un collaborateur peut avoir une urgence de 14h à 16h et récupérer son temps de travail de 21h à 23h.

7. L'indifférence : il a un problème ? Il se débrouille !

Soyez prévenant et attentif. Quand on parle de stress au travail ou de harcèlement moral, ce n'est pas parce que les équipes sont à distance qu'elles ne sont pas touchées. Ne laissez pas tomber vos salariés, proposez des ressources utiles, et faites le lien avec les RH pour trouver de l'aide en cas de besoin.

Pour lutter contre ce péché : il faut trouver le bon équilibre entre micro-management et liberté absolue. Ne soyez pas le manager qui ne gère que les problèmes ou le seul à pouvoir prendre les décisions. Laissez de l'espace à votre équipe pour faire des essais, des expérimentations et des erreurs. Soyez à l'écoute, mais ne forcez pas. Coachez, aidez, écoutez et soyez ouvert d'esprit au lieu d'être ce donneur d'ordre froid et mécanique.

Travailler à distance requiert une nouvelle agilité intellectuelle et organisationnelle. Et ce travail repose en grande partie sur les soft-skills. Prenez donc le temps de vous interroger sur vous-même, vos aspirations et vos besoins et faites de même avec vos équipes. Si vous savez leur parler et être attentif au bon moment, la gestion à distance ne posera aucun problème et pourra même être plus productive qu'en présentiel.