Trop de réunion agile ?

La mise en place de l’agilité dans une organisation est souvent accompagnée de la mise en place de réunions dédiées… Naturellement issues des Framework agile.

Le principe sous-jacent est que la mise en place de nouvelles pratiques va changer les comportements. Ces nouveaux comportements seront des comportements agiles, et donc la garantie du succès d’une transformation agile… Ces réunions en sont-elles la cause ou la partie conséquence d’une transformation agile réussie ?

De quelles réunions parlons-nous ?

Les réunions auxquelles je fais allusion, sont issues pour la plupart des cérémonies issues du Framework Scrum. A savoir les Daily, les planifications de sprints, les revues de sprint, et rétrospectives de sprint. On peut appliquer le même raisonnement avec des cérémonie dites à l’échelle.

Si je prends l’axe de calcul pour dénombrer le temps maximum préconisé par le Framework Scrum: 5h/mois de Daily, 8h pour les planifications, 4h pour les revues, 3h pour les rétrospectives.

Soit un total de 20h par mois de réunion (maximum) soit 12,5 % du temps.

Alors, est-ce vraiment l’application du Scrum qui est le problème ?

Comment cela se fait alors que j’entende souvent les équipes se plaindre du « trop de réunions » à la suite de la mise en place de l’agilité.

Déjà il y a peut-être un biais de mesure de ma part, je ne suis présent dans les organisations que dans un but de mise en place de l’agilité, là où il y a un besoin de coach. C’est-à-dire quand la mise en place de l’agilité a besoin d’un coup de pouce. Il y a quand même une convergence dans les différentes organisations dans lesquelles je suis intervenu.

Alors d’où peut venir cette impression ?

Trop d’appartenance d’individus dans de multiples équipes.

Si on considère une personne à mi-temps dans deux équipes : Les temps de participation aux réunions sont les mêmes pour une proportion de présence réduite de moitié : elles représentent donc 25% du temps consacré à chaque équipe. Et comme ils font partie de 2 équipes, on double cette participation, cela fait 50% du temps consacré aux réunions… (les impressions ne suivent pas les maths 😉)

L’appartenance à de multiples équipes est un premier facteur de multiplication des réunions.

La multiplicité des systèmes

Un autre facteur est la coexistence avec le système précédent…

Avec ses planifications, présentations, préparations, ajustements, suivis de projet…

Quel reste des réunions précédentes ? Concrètement, les nouvelles réunions ont-elles remplacé les précédentes ?

Un exemple que j’aime bien proposer est celui du comité de direction projet. Lors de cette réunion, le chef de projet présente les indicateurs de progression à un comité de direction ou d’investisseurs. Le but est de montrer la situation, de lever des sujets à résoudre et de prendre des actions pour que le projet s’ajuste dans sa progression.

En y regardant de plus près, n’y a-t-il pas redondance avec le principe de la revue de sprint ? Avec un focus plus fort sur la production concrète du produit ? Avec une communication directe entre toutes les parties prenantes ?

Ma part pragmatique ne va pas demander à supprimer l’une ou l’autre des réunions. Mais montrer doucement que la revue de ce qui est concrètement fait est la meilleure manière de montrer une progression. En faisant évoluer doucement les présentations des indicateurs vers une présentation du produit, va mener l’équipe à se focaliser à finir ce qu’elle commence. Et doucement les ajustements de type agile seront menés tout en douceur.

On arrive avec une évolution, plus qu’imposer brutalement une manière de travailler.

Comment rendre les réunions efficaces ?

Quelques conseils ? Il y en a plein qui existent, reste à savoir lequel sera le plus adapté à votre contexte pour être le plus pertinent.

Une première question simple pourrait être « pourquoi avons-nous besoin de nous réunir ? » Avons-nous à prendre des décisions, partager une information ? Nous réunissons nous pour mener une réflexion ?

Un grand conseil malgré tout : même si les réunions son récurrentes, un ordre du jour est toujours nécessaire. A un planning de sprint arrivez avec une proposition de sprint goal. Rappelez le sprint goal dans l’invitation de la Revue, voir même des Dailys…

Une recommandation également :

-       Le time box ! et l’enchainement de réunion sans pauses… (5 minutes suffisent)

-       L’ordre du jour avec les attendus, les thématiques abordées.

-       Les « bons » participants !

-       Le compte rendu ! comprenant des décisions, les engagements !

Gardez en tête qu’une réunion non récurrente est programmée pour faire avancer un sujet. Et en attendant, le sujet est probablement bloqué. Si un sujet est bloqué, l’équipe ne reste pas les bras croisés en attendant, elle commence autre chose… Et elle perd le focus.

Regardez votre calendrier, et si des réunions sont programmées longtemps à l’avance (hors réunions récurrentes) c’est probablement autant de temps perdu pour l’objet de la réunion, votre organisation va perdre en réactivité, c’est aussi le symptôme d’une dispersion.

Le symptôme, perçu ou réel de trop de réunion n’est pas propre à l’agile. Même si l’application d’un Framework agile sans évolution du modèle de fonctionnement précédent peut ajouter une complexité.

C’est plutôt le symptôme d’une organisation dispersée sur de nombreux sujets.