Un #BP (#business plan), c'est quoi? Un BP ça sert à quoi? Qui devrait faire un BP, les #entreprises, les #fondations, les #associations?

L'objectif de ce post est de présenter le business plan (BP pour les intimes, plan d'affaires en français pour les puristes). Le business plan peut être un excellent outil de gestion à l'intersection de la stratégie, de la planification, de la communication interne et externe, de la finance, de la gestion des risques ou imprévus. Il peut être utile pour tous les types d'organisations, pour les entreprises, les fondations, les associations et tous types de projets, petits et grands.

On parle de plus en plus du BP et il est souvent un prérequis pour parler à certaines personnes, notamment aux banquiers. Je voudrais présenter le BP de manière simple et montrer son utilité pour la gestion.

Le BP est parfois très complexe et être rempli de termes techniques voire jargons mais il peut aussi prendre des formes assez simples. Ce post est plutôt écrit pour des non spécialistes, personnes lançant leur propre entreprise, administrateurs de fondations et d'associations et peut-être aussi pour les personnes dans l'entreprise qui pensent perdre leur temps à remplir de (trop) nombreuses demandes d'informations nécessaires à un bon suivi de BP.

Je voudrais présenter le BP, "militer" pour son utilisation et parler aussi de sa réévaluation dans le temps. Le BP n'a pas de format imposé même s'il y a des éléments essentiels à y inclure. Une version courte et peu technique peut déjà être très utile. Evidemment, les entreprises et projets de grande envergure ont intérêt a faire des BP assez complexes et à y inclure aussi les résultats de techniques sophistiquées proposées notamment par la finance.

Dans un but didactique, de manière un peu caricaturale et simpliste, je montre que dans une forme simplifiée il peut être même être utile pour le projet relativement simple et courant de vacances en famille avec des jeunes enfants, (il vaut mieux être préparé, je parle d'expérience, pour mieux gérer certains projets courants, d'où l'illustration de ce post par les histoires du petit Nicolas en vacances racontées par Goscinny et illustrées par Sempé). En fait, peut-être certains d'entre vous font des business plans simplifiés au quotidien sans le savoir, comme M. Jourdain quand il parle en prose dans "le Bourgeois Gentilhomme" de Molière.

Définitions, objectif, éléments importants

Je définis le business plan comme un document présentant un projet (une entreprise, une association...), avec les ressources nécessaires à sa réalisation, les incertitudes présentes et la gestion envisagée du projet.

L'objectif du BP est de présenter l'entreprise, le projet et surtout d'en permettre une meilleure gestion. Il peut être utile et demandé par des personnes extérieures mais pour moi son utilité principale est en interne.

Les formes du BP: Il peut être judicieux de faire plusieurs versions de BP selon le public visé: une version plus communication externe "c'est génial" et une version plus communication interne "gérons cette entreprise/ce projet au mieux malgré les problèmes que nous risquons de rencontrer". Il n'y a pas de législation définissant le contenu du BP comme pour les documents comptables. De très nombreux formats de BP peuvent exister et d'ailleurs se justifier.

Un BP contient principalement les éléments suivants:

• Les objectifs du projet (dans l'exemple des vacances: passer des vacances agréables avec des jeunes enfants)
• Les ressources nécessaires (dans l'exemple des vacances: budget, disponibilité des adultes, trousse de secours...)
• Les quantifications de certains éléments (dans l'exemple des vacances: cela va coûter combien, combien d'adultes sont nécessaires pour combien d'enfants, plus si tous vont à la plage -voir le dessin de Sempé-, combien activités planifiées par jour)
• Les problèmes ou risques, parfois les opportunités pouvant arriver (dans l'exemple des vacances: possibilité de mauvaise météo, maladies mêmes anodines ou en positif, animation gratuite proposée dans la ville) et la gestion de ces aléas (recherche de visites de musées, trousse de secours, changement d'activités organisées)

On y ajoute de manière plus ou moins longue

• Le contexte du projet (dans l'exemple des vacances: la période de l'année, le nombre des enfants, leurs âges)
• Les personnes (dans l'exemple des vacances: les personnes partant ensemble en vacances, les personnes disponibles pour surveiller les enfants)
• La communication faite sur le projet (dans l'exemple des vacances: discours aux enfants "nous allons faire un beau voyage, préparez-vous à des trajets en voiture, des temps d'attente, ne vous éloignez pas de nous à la plage").

Obligations externes et internes de faire un business plan

Dans certains cas, faire un business plan et y inclure certains éléments spécifiques, notamment des documents comptables et financiers, est obligatoire. Personnellement, je conseille de faire et d'utiliser un BP à toutes entreprises, organisations, pour tous les projets. La forme optimale varie bien sûr et il peut aussi être judicieux de garder certains éléments du BP confidentiels quand c'est possible.

Exemples d'obligations externes:

Lors de la création d'une nouvelle entreprise et le besoin de financement bancaire, préparez vous à faire un bon BP et à bien le présenter, avec des éléments quantifiés, cela peut vraiment faire la différence dans les négociations avec la banque, si si, même si vous vous préfèreriez vous consacrer avec enthousiasme surtout au développement de votre idée géniale.

Les grandes entreprises soumises à des normes comptables internationales doivent faire des BP pour justifier certains chiffres (je pense notamment à IFRS 9, impairment tests). Ces entreprises ont l'habitude de faire des BP mais peuvent ne pas être ravies de dévoiler certaines informations à tous, mais ceci est un autre sujet.

Exemples d'obligations internes

Dans certains grandes entreprises ou groupes, les BP et leurs formats sont imposés par la direction générale aux filiales et aux divisions. (On rencontre parfois aussi le terme business case).

Dans les fondations et associations, même si le mot BP n'est pas toujours explicité, les apporteurs de fonds demandent la définition du projet, son contexte, des quantifications des ressources et emplois et les facteurs de risque. Il est de plus en plus fréquent de voir d'excellentes présentations de BP, au delà de ce qui est exigé, dans une stratégie judicieuse (d'après moi) de communication.

Parties plus techniques du BP,... pour les plus courageux et les plus intéressés

Comme il n'y a pas de format uniforme ou imposé, je vais revenir sur les éléments plus techniques fournis dans certains cas. C'est la partie plus quantitative, souvent sur laquelle certains interlocuteurs insistent mais aussi la partie dont la rédaction rebute le plus et c'est pour cela que je m'attarde sur ces éléments. Ceci dit, la partie quantitative a peu de valeur sans les autres éléments du BP et la cohérence de l'ensemble.

Documents comptables et éléments financiers passés et prévisionnels

• Une partie concerne le passé quand l'organisation existe déjà depuis un certain temps. Les documents comptables étant encadrés par des règles et des contrôles (par des commissaires aux comptes, des vérificateurs) cela donne en conséquence des informations relativement normées et relativement faciles à analyser. Les documents sont surtout le ou les bilans passés et le ou les comptes de résultat passés. Les informations passées aident les lecteurs à accepter et mieux comprendre les éléments prévisionnels qui forment le cœur du BP.
• L'autre partie concerne le futur: il s'agit pour la partie comptable des comptes de résultat et bilans prévisionnels, tableau de financement prévisionnel, construits à partir de tableaux prévisionnels de flux monétaires ( = cash flows). Le nombre d'années et de périodes intermédiaires à donner dépend du secteur et du projet. Traditionnellement la première année est plus détaillée (avec des prévisions par mois par exemple), après les prévisions sont plus synthétiques.

Il faut aussi inclure des éléments de quantification, d'évaluation financière: la valeur (ou le coût total) de l'entreprise ou du projet est incluse dans le BP. Cette évaluation se fait par des techniques financières, comme le TRI, le coût du capital/WACC, la VAN/NPV, le payback... La description de ces technique n'est pas faite ici.

Dans la comparaisons à mes projets de vacances, la partie quantifiée comptable et financière serait assez réduite: je ferais un budget global pour les vacances et pour m'aider potentiellement je comparerais aux dépenses des vacances passées.

Eléments plus complexes parfois présents dans les BP des entreprises

Dans certaines étapes du BP on peut retrouver des éléments utilisant des méthodes et calculs sophistiqués. Les calculs plus complexes se retrouvent surtout au niveau des évaluations des valeurs et de l'estimation des risques et de leurs gestions, voire couvertures.

• Dans la partie évaluations, le type et la complexité des calculs peut varier. Les évaluations peuvent être déclinées en plusieurs parties plus ou moins longues avec des éléments justificatifs détaillés. Dans mon exemple de vacances, un budget global peut être suffisant. Pour les entreprises ou leurs projets, vous pouvez trouvez les éléments VAN/NPV, WACC/Coût du capital, TIR, multiples PER, payback, mais aussi impairement tests, options réelles, simulations de plusieurs types.
• Dans la partie risques potentiels et leurs gestions, apparitions d'opportunités et leurs gestions, la complexité des présentations peut varier aussi. Dans mon exemple de vacances, je me contente de lister les problèmes potentiels que je pourrais rencontrer, comme petits bobos, météo changeante, enfants partant dans tous les sens dans les lieux publics (dessin de Sempé) ou en positif sortie inattendue possible et de m'y préparer le mieux possible, en prenant une trousse de secours, prévoyant des activités alternatives, en expliquant les sorties les plus exigeantes. Dans le BP pour une entreprise ou un projet de plus grande envergure on inclut des calculs statistiques, des calculs de VaR et pour la gestion de ces éventuels évènements, on inclut notamment l'achat ou vente de contrats à terme, options, produits structurés, développement de calculs d'options réelles pour gérer au mieux les opportunités qui peuvent se présenter.

Adaptation du BP et utilisation du BP

Il ne suffit pas de faire un bon BP, l'important est surtout de le réactualiser et de l'utiliser.

Changement dans le temps

Au fil du temps, les premiers bilans, comptes de résultats, budgets, plans prévisionnels sont remplacés par les réalisations qui peuvent être analysées et utilisées. Il est nécessaire de penser et de réaliser de nouveaux plans et documents prévisionnels plus adaptés aux circonstances et informations actuelles et créer des nouveaux documents prévisionnels pour des périodes plus lointaines.

Dans l'exemple des vacances, par exemple vous avez fait une première série de courses, à compléter au fil des vacances. Les repas des premiers jours sont prévus. Pendant que les vacances se déroulent vous retournerez faire des courses en connaissant mieux les envies et besoins de tous, attention les envies peuvent changer. Pour une entreprise ou un projet, de manière régulière, les comptes prévisionnels et les calculs d'évaluations, les couvertures des risques potentiels sont refaits et repensés de manière dynamique en fonction des éléments passés et des circonstances actuelles.

Utilisation du BP

Le BP n'a pas pour l'objectif d'être la prévision parfaite, il est fait pour être utilisé. Le BP donne une ligne de conduite au fils du temps et des évènements et permet de réagir plus vite et mieux si les problèmes ou des opportunités se présentent et si les réactins appropriéess avaient été envisagés.

Conclusion

Mon objectif est de démystifier le business plan ( = BP ) et d' expliquer pourquoi le BP peut être utile, voire indispensable. Je rappelle qu'il peut inclure des éléments quantitatifs et financiers, mais surtout pas que des éléments quantitatifs et financiers.

Peut-être mon post permettra-t-il à certaines personnes en entreprise de comprendre pourquoi on leur demande de fournir certaines informations à leur hiérarchie. Il encouragera peut-être des enthousiastes à mieux valoriser leur projet ou à des managers/bénévoles de mieux prendre le temps de lever la tête du guidon et de penser à la stratégie de leur entreprise/association.

Enfin, mon exemple de vacances avec jeunes enfants se voulait pédagogique et humoristique, j'espère que vous avez passé ou passerez de très bonnes vacances, seuls ou en famille!