Une gouvernance de l’information au service d’une nouvelle organisation du travail : le cas d’une banque

En pleine mutation au niveau de son organisation, une grande banque internationale a décidé de mettre en place différents projets visant à développer les New Ways of Working . Pour que ses collaborateurs “travaillent dans de meilleures conditions”, elle mène donc de front plusieurs chantiers, qui s’inscrivent notamment dans une démarche de passage au flex-office et au télétravail. Dans ses nouveaux locaux, les salariés pourront, chaque jour, changer de position de travail et de typologies d’espaces collaboratifs en fonction des usages. L’objectif ? Améliorer l’esprit collaboratif (et, par ricochet, la productivité).

Parmi tous ces projets, on trouve notamment le “paperless”, qui vise à tendre vers le zéro papier. Pour mettre en place cette transformation digitale, cette banque a besoin de nouveaux outils, en particulier d’un système complet d’ECM (Enterprise Content Management) pour gérer ses contenus. Au départ, l’entreprise cherchait surtout à mettre en place des solutions efficaces d’archivage et de GED (Gestion Electronique de Documents). En rencontrant les différentes directions de la société, Everteam a pu aiguiller son client vers une réelle solution de gouvernance de l’information qui permet de gérer, de façon intelligente, l’ensemble des données, avec son outil everteam.discover. Ce dernier permet de relever plusieurs défis.

Un outil multisource, multicanal et par facettes dynamiques

En effet, cet outil permet de gagner du temps dans la recherche de l’information grâce à un outil multisource. Cela signifie que everteam.discover gère aussi bien les données dans les file systems que dans les boîtes mails, dans le système d’archivage ou encore dans les applications métiers. L’outil est également multicanal, c’est-à-dire qu’il sait effectuer des recherches tant sur un ordinateur que sur une tablette, voire un smartphone. Cela participe à la façon de travailler en flex-office.

everteam.discover permet également de chercher des documents par facettes dynamiques. Il ne s’agit pas d’un simple moteur de recherche : il fonctionne grâce à une arborescence qui se met à jour au fur et à mesure. Le gain de temps engendré par ces technologies est primordial : un cadre perdrait, en moyenne, six semaines par an à rechercher des documents…

Assainir le file system en supprimant les doublons et les documents obsolètes

L’outil de gouvernance de l’information permet de supprimer les doublons ou les documents obsolètes. Il est fréquent de trouver, sur un même système, plusieurs dizaines de versions du même document, nommées différemment. Grâce à cet outil, il suffit de cliquer sur la facette adéquate pour que l’outil sorte tous les documents susceptibles d’être supprimés, comme, par exemple, ceux qui n’ont pas été ouverts depuis un certain nombre d’années.

Catégoriser les documents avec un outil non intrusif

De plus, cet outil permet de savoir, de façon dynamique, à quel type de document on a affaire, notamment s’il s’agit d’un document engageant ou non. Le classement des documents est facilité par l’intelligence artificielle et le machine learning. Aussi, 85 % d’entre eux sont directement bien catégorisés. Le client doit juste rectifier certaines petites erreurs de la machine afin que celle-ci se perfectionne au fil du temps et que l’on tende vers le 100 %.

Par ailleurs, cet outil est non intrusif. S’il possède sa propre base de données et a accès aux métadonnées du document, il ne récupère pas les informations du document en elles-mêmes. Il identifiera, par exemple, que tel document est un contrat de travail mais n’en saura pas le contenu.

Entrer en conformité avec le RGPD

Si le RGPD (règlement général sur la protection des données) a été l’élément déclencheur, au sein de nombreuses entreprises pour mettre en place une politique de gouvernance de l’information et les outils adéquats, c’est vraiment le projet de flex-office et d’accélération des NWOW qui ont amené cette entreprise à revoir sa politique de gestion de contenus. Pour autant, Everteam lui apporteun outil facilitant la mise en conformité avec ce fameux règlement européen. everteam.discover peut, ainsi, repérer tous les documents contenant des données personnelles, en particulier des données sensibles comme il peut y en avoir de nombreuses dans le cadre des activités bancaires 

Si vous travaillez dans le secteur bancaire et que vous réfléchissez à la mise en place une gouvernance de l’information au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à me solliciter sur Linkedin ou par mail directement : jb.picard@everteam.com, je serais ravi d’échanger avec vous autour de vos problématiques et de vous apporter mon expertise en matière de gestion de l’information d’entreprise et de gouvernance de l’information.