Une vraie pandémie : la réunionite aiguë 😃

Nous l'avons tous vécu et lorsque je regarde les agendas je suis effarée par le nombre de réunions auxquelles certains participent !😉

Ce n'est pas qu'une position hiérarchique qui induit cela mais une véritable culture de la réunion qui s'est immiscée dans nos agendas polluant la plupart du temps notre temps, notre réflexion, notre journée de travail 😞

J'avais déjà fait un article sur le sujet et j'espérais qu'avec la transformation nous prendrions conscience de cette dérive.

Et bien non, force est de constater qu'il n'en est rien 😞

 Alors comment s'en préserver puis comment faire en sorte de planifier des réunions de travail efficaces et non chronophages ?

• Arrêtez de croire que plus vous vous montrez meilleure sera votre "appréciation" (Même si parfois il pourrait y avoir corrélation 😃 😃 😃 )
• Posez vous la question de l'utilité de votre présence ? Ce n'est pas parce que vous êtes invités que vous devez y aller, déclinez poliment l'invitation et au besoin motivez la.
• L'ordre du jour est il clair ? Quel est l'objectif de cette réunion ? Si c'est flou, demandez des précisions.
• Tous les prérequis sont ils réunis pour que ce soit efficace? Nous appliquons dans l'embarquement de nos récits la notion de "DOR" il me semble que pour les réunions ce devrait être obligatoire 😃
• Les participants invités sont ils nécessaires et suffisants pour faire aboutir cette réunion à partir du moment où bien entendu l'objectif est clair ?
• S'il y a des décisions à prendre les protagonistes sont ils habilités à prendre ces décisions ?

 Comment donc s'y prendre pour être efficace en réunion ?

• Inviter les personnes concernées et uniquement les personnes concernées, si vous voulez en informer d'autres personnes informez les mais ne les conviez pas.
• Établissez un ordre du jour précis, un horaire précis
• Le temps imparti doit être relativement court afin de conserver l'attention de tous, sinon c'est un meeting ou un séminaire et ça ne s'organise pas de la même manière et surtout l'objectif est différent.
• Il doit toujours y avoir un compte-rendu d'actions sous la forme que vous voudrez mais il doit y avoir une trace de ce qui s'est dit et surtout décidé, des actions en cours, qui les porte, quand elle doit trouver une solution; bref alimentez vos backlogs et suivez vos actions comme tout récit qui se respecte !

 Posez vous la question à savoir quel type de réunion est le plus opportun :

• Si c'est de la redescente d'information la réunion en présentielle est inutile, un Team's fera l'affaire
• Y a t il besoin de chercher des solutions, dans ce cas la réunion n'est pas le bon moyen, utilisez plutôt des ateliers de réflexion, de brainstorming. Vous pourrez alors vous faire accompagner de coachs dont c'est le job 😃
• Est-ce une réunion de mobilisation, dans ce cas pas de réunion plutôt un format "serious games" ou séminaire.
• S'agit il d'un échange de points de vue afin d'arriver à un consensus ? Oui la réunion peut être le bon format mais déterminez l'objectif à atteindre et n'invitez que les personnes concernées.

 En conclusion :

• Une réunion n'est la café du commerce pour ça il y a le café du coin 😃 ; ne vous inquiétez pas vous reverrez vos copains ailleurs qu'en réunion 😃
• Soyez efficace, le temps est une denrée rare, il faut l'optimiser et faire en sorte de ne pas le gaspiller.
• Ayez pitié des participants qui n'ont à faire dans cette réunion.
• Ayez toujours en réunion un time-kipper qui saura gérer le temps, cadrer les discussions, faire respecter l'ordre du jour et les objectifs à atteindre.

 "La perte du temps est la plus irréparable, et celle qui inquiète le moins" .... Axel Oxenstiern (les réflexions sur le temps )