Webinar confinement n°3 Piloter son activité et ses projets à distance

Voici le résumé du Webinar n°3 par cet article et le lien pour voir le webinar en replay :-)

Vous souhaitez avoir la Mind Map du Webinar, cliquez sur ce lien. Cliquez sur le bout des branches pour déplier et replier les branches.

Les enjeux du télétravail se focalisent de plus en plus sur l'art de piloter l'ensemble de son activité efficacement à distance. Et on pense très souvent au pilotage de projet car nous sommes tous amenés désormais à travailler en mode projet.

Le défi est simple : comment suivre l'avancement des tâches sans voir ses collègues dans une réunion de suivi ou de reporting ? Pour certains, c'est peut-être l'activité de travail à distance qui est la mieux organisée actuellement. Si cette affirmation vous choque ou tout simplement ne représente pas encore votre réalité, voici quelques astuces pour s'y mettre.

Piloter avec un tableau de bord

Sinon on devait définir l'acte de piloter, simplement, en faisant référence au contexte de pilotage d'une automobile : Piloter, c'est 

• décider de la route avec un GPS ou des panneaux d'indication [= feuille de route du projet]
• savoir quand freiner, accélérer en fonction de la circulation et des imprévus surviennent [événements du projets]
• faire attention aux alertes qui s'allument sur son tableau de bord [= même vocabulaire pour le tableau de bord du projet]
• en respectant les règles = le code de la route [= référentiel de projet]

Avez-vous un Tableau de Bord "dynamique "?

• Tableau de bord "statique" : un PowerPoint avec des slides avec informations compilées sous formes de schémas, tableaux, graphiques qu'il est difficile de modifier en temps réel.
• Tableau de bord "dynamique" un tableau de bord avec structuration stable avec des indicateurs visuels et commentaires actualisables.

Vous souhaitez améliorer votre capacité de télétravail ou de travail à distance mais vous n'avez pas le temps ou ne souhaitez pas modifier vos pratiques pour le moment et gardez vos supports "statiques", revisionnez le webinar n°1 sur la boite à outils visuels pour le télétravail, vous trouverez des réponses pour choisir des outils de partage à distance ou pour questionner l'usage d'outils que vous possédez mais sous-utilisez.

Vous souhaitez profiter du contexte actuel pour vous lancer dans l'élaboration de tableau de bord dynamique pour gagner du temps et optimiser l'animation de vos réunions virtuelles, nous vous proposons 2 méthodes simples : 

• méthode Mind Mapping avec le logiciel online Mindomo
• méthode Kanban avec le logiciel online Trello

Ce sont 2 logiciels avec une base gratuite, faciles à prendre à main, sans rien à installer pour commencer rapidement !

Structurer son tableau de bord

Un tableau de bord sert à conduire / piloter efficacement.

Pour commencer, vous pouvez piloter votre quotidien avec une Todo Map au lieu de Todo List ou simple listes de choses à faire. 

2ème chose que vous pouvez structurer : un projet. Voici 2 matrices pour piloter un projet

Matrice de cadrage : piloter la stratégie du projet

Matrice WBS (Work Break Down) : découper les objectifs en sous-tâches les plus élémentaires pour piloter l'avancement des tâches. Voici 2 exemples : en mode heuristique ou en mode organigramme.

Planifier avec un tableau de bord

Vous avez besoin de voir l'avancement en priorité sans avoir d'architecture des objectifs, la méthode Kanban peut vous suffire.

• Ouvrez Trello ou Planner dans votre Office365
• Créez vos colonnes avec des titres : objectifs, à faire, en cours, à valider ... terminé
• Créer vos étiquettes et renseignez les metadonnées (priorités, date début, date de fin ou échéance, personne ressources ...)
• Déplacez les étiquettes de colonne en colonne de la gauche vers la droite en fonction de l'état de l'avancement des tâches

Vous avez besoin de voir une planification qui respecte la structure du projet : préférez la méthode Mind Mapping à la méthode Kanban. De plus, avec un Mind Mapping bien renseigné au niveau des metadonnées, vous pourrez générer un Diagramme Gantt. Voici les "metadonnées" à renseigner dans un Mind Mapping pour générer le diagramme de Gantt

• Priorités
• Balises / Tags
• Dates début et échéance
• Ressources

Suivre l'avancement des tâches

Pour bien suivre, il faut bâtir dès que possible une légende d'indicateurs visuels, connu et accepté par tous et des règles d'animation claires pour savoir qui peut modifier, quoi et quand ?

• Exemple de séries d'indicateurs

• Règles d'animation

Conclusion

Pour Signos, les méthodes de pilotage visuel ne sont pas réservées au télétravail ou travail à distance. Elles font partie des bonnes pratiques pour manager ses projets dans toute organisation qui appelle de ses voeux un management plus participatif favorisant l'implication, l'autonomisation et la responsabilisation des individus.