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注目されるITツールの１つ、RPAの特徴と使い方のポイントがわかる本です。
専門的プログラミングなしに、面倒な定型業務や反復処理をコンピュータが自動実行するRPA。
人間を定型業務から解放し、より創造的に働くことができる、組織の生産性向上の手段として注目されています。
一方で、導入が「目的」となってしまい、うまく使いこなせていない事例も多いようです。
導入時にまず考えておくこと、導入時、導入後の注意点などを教えてくれています。
興味はあるが導入の具体的検討まで至らない企業、導入したがうまく使いこなせていない企業の方におすすめできる１冊だと思います。
【特に覚えておきたいと感じた内容の覚え書き】
「RPAも含めたIT活用を成功させるには、まずは何のために使うのかという目的を整理し、常に目的から語る。社会。顧客、従業員に対してどんな役割を果たすのかという自社のミッションを明確化するのが、DX化の一番の成功要因。」
「ほとんどの場合、最初から順調にはいかない。各社とも、まずはチャレンジして、触って、エラーと格闘して、一から操作方法を習得している。スキルや知識より、新しいツールを使いこなそうとする前向きなチャレンジ精神と根気のほうが重要。」
「すべてのITツールは、社会をいかに良い方向に変えるかという、会社の『目的』を実現するための『手段』に過ぎない。これからIT活用を本格的に進めようとすればするほど、『自社はどんな会社を目指すのか』というビジョン経営論に行き着く。」
→そもそものビジネスの基本は、お客様の課題解決、ひいては社会課題の解決です。RPAも含めたIT活用は、その手段の１つ。まずは目的がないと、達成のために手段を試行錯誤するチャレンジ精神や根気は、社内には生まれないのでは、と感じました。
【もう少し詳しい内容の覚え書き】
○RPAで「人間の時間」の使い道を最適化
・RPAの普及で、人間の役割も変化する。高い導入効果を狙うには、RPAで定型業務を自動化した結果、削減できた時間をどんなことに使いたいかを事前にイメージしておくことが大切。よりクリエーティブで付加価値の高い業務を人間が担う「役割分担」を実現する。
・RPAで自動化できる業務かどうかの判断は、「基本的に誰がやっても同じ結果になる業務か否か」が軸。判断基準が明確であれば、判断もできる。準備は大変だが、苦労が必ず発生するという前提で、向き合い方を考える。
○まずは「目的」と「対象業務」を洗い出す
・RPAも含めたIT活用を成功させるには、まずは何のために使うのかという目的を整理し、常に目的から語る。社会。顧客、従業員に対してどんな役割を果たすのかという自社のミッションを明確化するのが、DX化の一番の成功要因。
・一番自動化したい業務から着手しようとしがちだが、それは得てして非常に手間のかかる業務。複雑な条件分岐や繰り返しのループが多く発生しがちで、シナリオ作成の難易度が高い傾向がある。導入したてでスキルも乏しい段階では、なるべく簡単そうな業務から作る。
・うまく活用している企業は、「この���務はこうやるものだ」と決めつけていないことが共通している。「変化が当たり前」という姿勢を持たずにいると、人間がやる価値のほとんどない「仕事した気になれてしまう仕事」が社内にたまる。
・意識して観察するクセをつける。RPAを使うのは目的でなく「手段」。RPA化しなくても、なくす業務、フローを見直す業務はあるかもしれない。導入したら、効果を測定して、社内に貢献度をアピールすると、改善の雰囲気を醸成することにも役立つ。
○武器としてのRPA化ツール選定ポイント
・中堅中小企業には、使い勝手と費用の観点から「デスクトップ型」の動作環境と、「ハイブリッド型」の業務記録方式がおすすめ。そこから見ていき、それでも対応できない場合やニーズに合わない場合、他の種類のものを検討していく。
・導入前に、アプリケーションの互換性、機能の充実、直感的な分かりやすさ、料金体系に表れるメーカーの設計思想、アップデート事情の５つは確認しておきたい。
・ツールばかり見ると、機能や費用のみが基準になりがちだが、「人」も重要。人柄、レスポンスの速さ、理解力、整理力、設計思想、伝達力のほか、寄り添う姿勢を、言葉だけでなく「行動」として見せてくれるか、それが会社全体に概ね浸透しているかも重要。
○成功までの「苦労」の道筋
・ほとんどの場合、最初から順調にはいかない。各社とも、まずはチャレンジして、触って、エラーと格闘して、一から操作方法を習得している。スキルや知識より、新しいツールを使いこなそうとする前向きなチャレンジ精神と根気のほうが重要。
・最初から順調にはいかないことを導入前から理解し、順調にいかないときにどうすればよいかを、自社の運用の進め方に組み込んでおく。分からないときはサポート企業にどんどん聞けばいいし、それに応えてくれる企業かを、ツール選定時の判断項目に加える。
・「目的」がしっかりあるからこそ、使う優先順位を高められる。きちんと進捗させている企業は、経営陣がしっかり関わっている。会社として取り組んでいるという本気度も伝わるので、実行できる組織づくりや、「変化を当たり前」とする社内風土の情勢にも役立つ。
・うまくいかない中で根気強く取り組むには、「興味」と「当事者意識」が必要。試行錯誤をゲーム・パズル感覚で楽しみながら、「自分がなんとか解決する」という意識で乗り越えるとスキルは上がる。課題になりやすい作業時間確保は、組織で理解し、作業時間を事前に決めておく。
○失敗しないRPA活用のポイント
・「誰でも、簡単に」といううたい文句は、既にスキルを身に付けている人にはそう見えるだけ。「最初は苦戦する」「いきなりうまくはいかない」と分かっていれば、苦戦することも含めて取り組み方を事前に計画できる。
・目的が社内外に伝達されていない、組織的に取り組めていない、自社業務を自動化できないツールを選定してしまっている、コストが高く採算が合わない、優先順位を上げられず作業時間を確保できない、という５つのパターンで、RPA導入は失敗しやすい。
○DX時代に輝く自走型組織をつくる
・すべてのITツールは、社会をいかに良い方向に変えるかという、会社の「目的」を実現するた���の「手段」に過ぎない。これからIT活用を本格的に進めようとすればするほど、「自社はどんな会社を目指すのか」というビジョン経営論に行き着く。
・IT活用を「企業戦略の中核的位置付け」という向き合い方で取り組み、自社の目的やビジョンの明確化と継続的な発信、適切な意思決定のための客観的で鮮度の高い情報、小さなチャレンジと改善の積み重ね、IT活用を中長期的に成功させるチームビルディング、の４つのポイントを大切にする。
・RPAの運用プロセスの中で、あらゆる重要な施策が一気通貫で必要になり、それらを実行することで養われる社内風土やスキルが、RPA以外のITツールを有効活用するための組織的な向き合い方にもそのまま転用できる財産になる。
・RPAの運用スタンスは、自社で扱うか、アウトソーシングかの２つに分かれる。どちらのメリットもデメリットも把握した上で、どのようなスタンスで取り組めば、中長期的に効果を高められるかを、自社の状況に照らし合わせ考える。高額な費用はかけられず、技術も身につけたいのであれば、分からないときにきちんとサポートしてくれる企業を見つけた上で、自社で扱う方がよい。
・RPAシナリオ作製技術は、ツールの基本的な仕組みがなんとなく分かる→簡単な条件分岐や繰り返し（ループ）が作れる→RPAに備わっている主要なスクリプト機能を使えるようになる、というステップアップイメージ。
・どれだけ使い込んでも、RPAの習熟度は１００にならない。まずは3ヶ月で４０を目指す。業務によってすべきことは千差万別であり、どれだけ技術が上達しても、新しい業務を自動化するには、エラーを起こしながらシナリオ作成する。滅多に使わない機能は覚えなくても、必要になった際にサポート企業に聞いてみて機能を知れば、引き出しが増える。まず、1ヶ月半で簡単な業務を３つ完成させる。
・RPAはプログラミング言語なしで使えるが、ある目的を実現するために、逆算して適切な手段や順番を、選択肢から選び組み合わせるプログラミング的思考力が自然と養われる。部分的な効率化だけでなく、全体を見据え、目的の実現のために最適な流れを組み立てる能力は、一生役立つスキルになる。
・「スキル」は数ヶ月で身につくが、その土台となる「スタンス」が必要。会社のビジョンや目的を的確に把握して変革の方向性を理解、受け身にならず自ら変革を担う主体的意識を持つ、積極的に部門を横断してコミュニケーションを取る、顧客と従業員と会社の3winを考える、という４つが必要。
・スキル面では、コミュニケーションスキル（理解力と伝達力）、システム思考・プログラム思考、ロジカルシンキング（論理的思考力）、情報収集力の４つが大切。導入時に、最低2人は技術を身につける。１人だと、その人が関われなくなった場合に開発や対処が遅れる。
