Avere il controllo della propria azienda: perché i KPI, da soli, non sono sufficienti

In un mondo sempre più rapido, il costo degli errori di esecuzione è aumentato a dismisura.

Per questo motivo, negli ultimi anni, l’interesse delle PMI per gli strumenti che offrono sistemi di controllo e di gestione delle priorità è aumentato a dismisura. Serve sapere se i compiti assegnati sono svolti in tempo utile e nel modo corretto, e serve saperlo man mano che i lavori avanzano.

E questo non è un aspetto che si può dare per scontato.

Trovare il sistema giusto per la propria azienda sta diventando un fattore sempre più importante per assicurarsi che i lavori di tutti i giorni filino liscio, senza intoppi. 

Per rispondere a queste crescenti esigenze di controllo da parte delle aziende, molti sistemi di gestione sono dotati di dashboard per il monitoraggio dei parametri fondamentali in arrivo da macchinari e dispositivi connessi alla rete.

Che si tratti di monitorare le vendite, la produzione o l’azienda in generale, la metodologia di lavoro è sempre la stessa.

Si cerca infatti di condensare tutte le informazioni a disposizione dell’azienda per ottenere degli indicatori di performance, i famosi “Key Performance Indicators” (abbr. “KPI”): dei valori numerici in grado di sintetizzare la performance di un operatore, un reparto o un’azienda.

I vantaggi dell’uso dei KPI

I KPI sono uno strumento fondamentale per sintetizzare l’andamento di un reparto dell’azienda, e in ultima analisi, dell’azienda stessa.

Questo perché possono essere comparati con dei valori ideali, per fornire una sorta di valutazione alla performance che si vuole analizzare: è molto più semplice capire che il tasso di conversione dei clienti di un dato venditore è superiore alla media, se si fissano dei termini di paragone.

Lo stesso concetto può essere applicato alla produzione, alla gestione delle richieste di assistenza, alla lead generation: misurare, comparare, potenziare (o correggere il tiro).

Tuttavia, molto spesso i soli KPI non sono sufficienti per garantire che i processi si svolgano in modo efficiente in azienda.

Questo accade perché molto spesso questi indicatori non vengono supportati da sistemi che guidino gli utenti nei loro task: si limitano semplicemente a rilevare cosa accade giorno per giorno.

Se in più pensiamo che nella maggior parte dei sistemi i KPI vengono inseriti solo in strumenti direzionali come dashboard, report o audit, pensati per i manager o gli imprenditori stessi, non è difficile capire perché questi strumenti possano risultare inefficaci.

Manca un contatto diretto con chi deve effettivamente svolgere i lavori.  

Trasformare i KPI in task da eseguire

Parlando con imprenditori e manager impegnati ogni giorno per rendere efficienti le loro aziende, abbiamo capito che il passaggio successivo nella gestione dei KPI è trasformarli in task.

Cosa intendiamo per task?

Un lavoro da fare: di semplice comprensione e supportato da un sistema apposito, anche se sviluppato su misura.

In questo modo è possibile aprire i KPI anche alle figure operative, dotandoli di un vero e proprio strumento di supporto per i lavori di tutti i giorni

Inoltre, presentando ad ogni utente i propri task, si fa chiarezza su quali siano le priorità, e si riesce a velocizzare l’accesso alle informazioni fondamentali.

Una recente innovazione nei nostri sistemi

Dato che trovare i giusti KPI non è cosa semplice, e che renderli leggibili all’utente finale lo è ancora meno, abbiamo studiato un sistema per integrare i programmi personalizzati con l’interfaccia standard del sistema.

Inoltre, di recente abbiamo introdotto nel nostro framework una sezione dedicata ai widget: semplici strumenti in grado di calcolare dei KPI specifici per il profilo utente che accede all’area web.

In questo modo riusciamo a dare indicazioni semplici a ciascun utente, senza sovraccaricare la schermata principale di informazioni, riducendo lo sforzo richiesto all’utente per individuare le informazioni di cui ha bisogno.

Questi widget sono collegabili con qualsiasi modulo del progetto, anche se sviluppato su misura per il cliente: possono pre-compilare dei filtri, lanciare query ed elaborazioni su misura, trasformando un indicatore statico in un vero e proprio task personalizzato per l’utente.

Nei nostri progetti, questo tipo di soluzioni vengono accompagnate da più complesse dashboard per la direzione, dove i KPI che vengono monitorati sono molti di più, e le procedure di controllo molto più dettagliate.

Ma di questo parleremo un’altra volta.

E tu, quali KPI utilizzi per monitorare l’andamento della tua azienda?