Come nasce un evento

Un evento nasce da un’esigenza.

Un evento nasce da incontro. E si gioca su uno scontro con la realtà: la logistica, gli aspetti tecnici, il budget.

Gli eventi hanno carattere:

●     scenografico

●     promozionale

●     emozionale

●     formativo

●     musicale

●     teatrale

Fase 1: il brief

“Raccontami l’evento che vorresti organizzare”: Voglio sapere qual è l’idea del committente, voglio sapere come lo vede.

“Cosa succede quel giorno? Chi c’è? Chi inviti? E dove ti vedi in quella giornata?”

Sono le domande chiave che mi aiutano a capire davvero cosa vuole e dove vuole andare.

Voglio vedere l’evento mentre mi viene raccontata un’idea, che prende forma - nella fase di brief - anche grazie agli strumenti creativi (lavagna, pennarelli colorati, mattoncini di legno, immagini).

E’ fondamentale fissare l’immagine iniziale, nella forma e nella sostanza, poiché spesso passa molto tempo tra l’idea e la realizzazione dell’evento e si richia di perdere di vista la motivazione per cui siamo partiti.

Dall’idea nasce un desiderio: fase 2, l’analisi

Il desiderio incontra il budget e viene ridimensionato o alterato. Il come realizzo quella visione ne cambia l’intensità, il colore, la luce. Parto dalla definizione degli elementi che emozionano i 5 sensi: in base al carattere dell’evento verranno privilegiati alcuni sensi piuttosto che altri e creano nelle persone neuro-associazioni.

Vista: gli elementi scenografici e visivi. Attraverso la vista si va ad esperire il messaggio che vogliamo passare?

Udito: la musica. E’ quella giusta? Fa vibrare quelle particolari corde emotive?

Tatto: abbiamo creato materiali che trasmettono la giusta sensazione?

Olfatto: il profumo selezionato, gli odori del contesto: viene valutato tutto, dagli esercizi commerciali in prossimità della location dell’evento, alle problematiche di scarico in Teatro.

Gusto: il palato è stato corteggiato come deve durante le pause previste nell’evento

Fase 3: Il piano produzione. Pensiamole tutte.

Gli aspetti tecnici sono fondamentali, dal rispetto delle normative - oggi molto rigida a causa del rischio attentati, il sopralluogo con l’ingegnere del suono, la verifica di ogni minimo dettaglio. Non solo buon gusto, ma anche alta professionalità: diventi l’angelo custode delle persone sedute in sala, in quella giornata e l’impressione che regna sovrana, a garanzia di successo, è solo questa: “le hanno pensate tutte”.

Si parte da dietro le quinte dove tutto ciò che accade ha tempi e velocità diverse da ciò che prenderà vita sul palco. I primi a partire sono la comunicazione, la regia, il service, la gestione dello staff, la formazione delle persone coinvolte. Relatori, ospiti, super ospiti, scenografie, i tecnici, i fonici, il service, la squadra del catering, dello staff, gli ingegneri del suono, delle luci: tutto è codificato in un piano di produzione.

Pensare l’emozione

Un evento funziona se chi partecipa da’ feedback positivo: puoi avere organizzato al meglio l’evento logisticamente, ma se non ha pensato e passato l’emozione che vuoi generare, il tuo evento rimarrà incompiuto. Per questo, progettiamo in quale momento della giornata, quella persona vedrà l’emozione che vogliamo far vivere (anche la fila fa parte dell’esperienza.. diventa gestione dell’attesa, come nel mondo della moda, diventa un mostro da evitare in altri tipi di eventi).

30 giorni prima dell’evento, la pressione sale fortissima nello staff: non abbiamo più margini di manovra e abbiamo la responsabilità e la professionalità di gestire l’anomalia e mettere prontamente in atto il piano B.