Organizzare l’evento perfetto in 7 Step

Una delle parti più affascinanti e complesse nel mio lavoro di account riguarda la creazione e organizzazione di eventi. Eventi interni, eventi per i top client, eventi esterni, tutti accomunati da un solo must: tutto deve essere semplicemente perfetto.

Step 1: intercettare l’obiettivo ed entrare in sintonia con il cliente.

Da dove partire? E’ importante capire l’azienda, intercettare il reale bisogno del committente, cosa vuole esprimere e in che modo. Sì, ‘esprimere’: cosa si vuole esprimere con quell’evento? Cosa si vuole comunicare? Le aziende, come le persone, non sono tutte uguali. Un’azienda di Dubai, non si esprime come una di Rimini, ad esempio.

E’ fondamentale entrare subito in sintonia con il cliente, creare una relazione, perchè per molti mesi si lavorerà fianco a fianco, si dovranno prendere insieme decisioni e tutto va condiviso. Durante un evento si è il cliente, si lavora per e con lui.

Ci vuole prima di tutto una grande attenzione a cogliere tutto quello che in un meeting face to face potresti percepire dal non verbale e dal para-verbale, soprattutto quando il committente è negli Emirati Arabi e tu sei in Italia.

Nell’ultimo evento organizzato per RAK Ceramics, azienda appunto degli Emirati Arabi, è stato molto facile entrare in relazione con il mio principale interlocutore, Marco Borghi. Grazie alla sua esperienza e professionalità sono riuscita a capire ed “entrare” in un’azienda apparentemente così lontana da noi nel modo di pensare ed esprimersi.

Step 2: dare un’anima all’evento.

Ci vuole una location, ci vogliono attrazioni, musica, emozioni, ma soprattutto ci vuole un’idea attorno alla quale far ruotare l’intero evento. Non c’è cosa peggiore di un evento senza anima, che non trasmetta nulla, che non lasci nulla a chi era presente.

Nel mio caso l’azienda desiderava raccontare le sue scelte, il percorso di cambiamento, il progetto di rebranding, la volontà di intessere un dialogo più internazionale.

RAK Ceramics voleva farlo in grande.

RACCONTO è la parola, il concetto fondamentale nel mio ragionamento, nella mia proposta. Perché il percorso e le scelte andavano appunto raccontate agli invitati ed il racconto doveva essere il filo conduttore dell’evento, doveva lasciare un segno.

Un evento deve avere questa caratteristica: è fondamentale che gli ospiti si sentano coinvolti, attratti, perché è l’emozione quella che resta e che crea legame con chi ha pensato per loro l’evento.

Quindi l’idea è stata “raccontare la nuova storia di RAK Ceramics”, girare la pagina del loro libro.

Step 3. Come si racconta una storia? Qual è il luogo giusto per farlo?

Una storia si racconta attraverso parole, scritte e cantate. Attraverso spazi, immagini, suoni e suggestioni sensoriali.

La storia di RAK Ceramics passa prima di tutto attraverso la scelta della location, prestigiosa e accogliente, intima e maestosa, per trasmettere al meglio ciò che l’azienda vuole raccontare, mettendo in gioco l’immaginazione (ingrediente fondamentale in questa esperienza).

Room for Imagination è infatti il concept di RAK Ceramics ideato dal team di Andrea Mensitieri,  Vice Presidente Marketing e Sviluppo Prodotto, per raccontare il cambiamento e la volontà aziendale di essere partner esperto nel mondo della ceramica e portatore di idee e innovazione grazie alle quali rendere realtà le ambizioni dei clienti.

Per raccontare l’immaginazione la location necessitava di una personalità forte perché gli invitati dovevano vivere lo spazio, scattare idealmente delle istantanee, che dovevano rimanere impresse nella loro mente. Spazio però non troppo conosciuto, inflazionato, altrimenti l’effetto stupore si sarebbe perso.

Per fortuna il cliente si era già innamorato di Salotto Boschi, a Bologna, ed aveva già deciso in autonomia di scegliere questo luogo. E’ una location ancora sconosciuta ai più, ma assolutamente prestigiosa. Un luogo di fascino: la location perfetta per l’evento RAK Ceramics!

Step 4. Vestire lo spazio

Ogni ambiente ha la propria identità, che va capita e amalgamata con ciò che il cliente vuole trasmettere, con la sua identità in una sorta di matrimonio ideale.

Ci sono da allestire gli ambienti, le sale. Vestire un palazzo come Salotto Boschi già ricco, ‘pieno’ e con una imponente personalità, non è facile. E’ necessario entrare in punta di piedi, quasi giocando a nascondersi per farsi scoprire dagli occhi più attenti delle persone presenti. Un portale, come simbolo di passaggio dal mondo fuori, reale, al mondo dentro, onirico di RAK Ceramics, immagini celate da porte semiaperte, piante acquatiche che nascondono pesci rossi.

Step 5. Performance memorabili.

Far provare una forte esperienza agli invitati, coinvolgerli, renderli partecipi, meravigliare: questo è un altro pilastro nell’ideazione di un evento. La trama va tessuta, la storia va raccontata seguendo un copione chiaro nel quale ogni personaggio gioca il suo ruolo per mettere in scena la magia, lo stupore, l’immaginazione.

La storia di RAK Ceramics è passata attraverso le ‘Rooms for imagination’, le stanze dell’immaginazione, stanze del palazzo dove l’evento è diventato realtà, dove gli ospiti hanno conosciuto diverse forme dell’immaginazione che hanno preso vita grazie alle mani degli artisti coinvolti e grazie ai sorrisi ed allo stupore degli ospiti presenti. Le mani, l’ingegno, la passione che si trasformano in immaginazione, in arte nelle sue diverse forme.

Le mani di BarbaraCalzolari, una dei 12 maestri di calligrafia al mondo insignita di questo titolo dall’“International Association of Master Penman, Engrossers and Teachers of Handwriting”. Barbara ha scritto a mano in 300 quaderni, o meglio ancora ha danzato con i suoi pennini delineando su 300 quaderni le 300 parole che hanno composto la nuova storia di RAK Ceramics. Ora questa storia divisa in quei 300 quaderni è in tutto il mondo, nelle mani dei 300 ospiti presenti all’evento, gli ospiti che RAK Ceramics ho voluto con sé e che insieme all’azienda sono i protagonisti del cambiamento.

Le mani di Troy, 24enne illusionista inglese, che hanno dato vita a magie incredibili, che hanno stupito gli ospiti lasciando a bocca aperta anche i più scettici.

Le mani e la voce dei Peekaboom, un’alchimia strana di contrabbasso e voce. Musica morbida, delicata ma forte in un connubio perfetto tra passato e futuro.

Le mani di Casamanu, il catering che ha trasformato in arte visiva materie prime del territorio per offrire agli ospiti godimento non solo per il palato tenendo conto di tutte, ma proprio tutte le possibili esigenze alimentari.

Step 6: Il piano B

Una cosa non deve mai mancare: un piano B, perché per ogni cosa pensata, pianificata, va sempre previsto l’inghippo, il problema dell’ultimo minuto, che va risolto senza che nessuno percepisca il minimo disagio.

Anche questo rende perfetto un evento. Ed è proprio ciò a cui punto ogni volta che organizzo un evento per un cliente.

Metti che nel bel mezzo dell’evento l’illusionista atteso come ospite principale si veda “sparire” il taxi da te prenotato perchè, da perfetto inglese, se lo fa sfilare proprio in una sera in cui i taxi sono preziosi come l’oro….

Step 7. La tua passione

Sono molteplici gli ingredienti che rendono un evento magico, perfetto, che fissano nella memoria degli ospiti un momento che ricorderanno perché l’hanno “vissuto”, nel senso letterale del termine.

Per renderlo indelebile in un evento ci devi mettere tutto di te: esperienza, professionalità, idee, ma soprattutto emozione e passione. Ti devi mettere in gioco, ti devi emozionare. Devi vivere sulla tua pelle ciò che gli ospiti sentiranno.

Quella sera, ho incontrato persone, ho sentito risate e visto sorrisi, calici alzati e chiacchiere, abiti da sera, tacchi, occhi curiosi e affascinati e tutti aperti al nuovo.

Mi sono sentita privilegiata e soddisfatta perché in quegli occhi ho riconosciuto le mie stesse emozioni.