Smart Working - Come sopravvivere alle videocall...

In epoca di smart working le videocall sono subito diventate, dopo i primi giorni di adattamento al nuovo scenario (ma è noto che l’essere umano è un animale che si adatta rapidamente a tutti gli habitat), lo strumento principe di lavoro…e quindi, in brevissimo tempo, ci siamo tutti trasferiti (virtualmente) su Meet, Skype, Microsoft Teams, Zoom, Whereby e chi più ne ha più ne metta…senza contare seminari e convegni a cui partecipiamo, come relatori o uditori, tramite webinar…

Risultato: 12 ore al giorno a gestire parallelamente videocall di 1 ½ ciascuna, confcall a tempo indeterminato, telefonate che si sovrappongono, mail che si accodano, whatapp che cadono come la grandine…e adesso sto scrivendo questo articolo, mentre sto facendo tutte le altre attività di cui sopra :)

Risultato: a fine serata ci sentiamo tutti ubriachi, abbiamo l’impressione di avere lavorato il doppio, ma sostanzialmente, abbiamo concluso poco o niente di concreto…

Perché?

Perché le attività multitasking non funzionano.

Occorre quindi riportare il tutto al concetto di lavoro e organizzazione “agile”, che ho cercato di far diventare un mio stile professionale.

Il segreto è gestire la videocall come se fosse uno “sprint”:

1) deve sempre essere identificato un coordinatore;

2) devono sempre essere preventivamente calendarizzate;

3) deve partecipare solo il team di lavoro necessario e non devono essere aperte a chiunque abbia voglia di fare due chiacchiere;

4) deve sempre essere definito e comunicato in maniera puntuale l’oggetto e l’ordine del giorno ovvero la “to do list” ("mvp" nella terminologia agile) da seguire durante il meeting altrimenti si inizia parlando del tempo e si finisce sognando il mare;

5) deve durare al massimo 30 minuti, perché, se ci si focalizza, mezz’ora è più che sufficiente per dirsi tutto;

6) calendarizzare sempre la successiva videocall (sprint) prima di terminare il meeting (altrimenti poi passa e amen) e all'inizio di ogni sprint verificare se sono stati espletati i "to do" che erano stati esaminati in quello precedente;

7) purtroppo le telefonate ricevute senza appuntamento non sono più gestibili e quindi anche questa è una abitudine che dovrà andare a finire;

io e la mia organizzazione per fare tutto questo, semplicemente, utilizziamo “Calendar” e la piattaforma “G-Suite” di Google; "Trello" è un altro ottimo tool, poi, naturalmente, ve ne sono molti altri, tutti estremamente validi.

Ecco, forse, seguendo queste semplici regole, potremo trasformare anche questa crisi in opportunità evolvendo tutti verso un nuovo modo di lavorare, più efficace, efficiente e pulito.

Spero e mi auguro che, sulla base di questi semplici presupposti, che alla fine diventano regole di buon senso e educazione civica adattati ai “tempi moderni”, questo nuovo stile di vita e di lavoro rimanga in essere anche post Covid-19, poiché gli aspetti positivi prevalgono notevolmente rispetto a quelli negativi.

E come diceva Darwin (anche se sembra che non sia sua la frase…): “Non è la specie più forte o la più intelligente a sopravvivere, ma quella che si adatta meglio al cambiamento”.

Ora il problema è di far capire a tutte le parti in causa questi concetti…e spero di iniziare con questo post…