Consulente Ambientale in Smart Working: Primi approcci e strumenti utili per gestire la comunicazione!

Chi svolge l'attività di Consulente Ambientale, ma non solo, è abituato ad alternare periodi prevalentemente in ufficio, tra riunioni e attività ordinarie, a periodi caratterizzati da tanti spostamenti come sopralluoghi, corsi e convegni. 

Adesso che gli spostamenti sono molto limitati, cosa si può fare per non lasciare soli i clienti che hanno bisogno di noi e dare continuità alle nostre attività di consulenza e formazione?

La risposta è: adottare un nuovo modello organizzativo che consenta maggiore flessibilità e che sia orientato al raggiungimento di obiettivi predeterminati. Sto parlando dello Smart Working.

Per aiutare i colleghi consulenti a diventare degli ottimi Smart Workers - soprattutto quelli meno inclini all’utilizzo della tecnologia - ho preparato una serie di post in cui parlerò di strumenti e “best practices” utili per adattarsi a questo nuovo modello.

Ma prima di partire con la lista dei “tools”, è necessario fare alcune precisazioni importanti per iniziare a farci un’idea di base sull’argomento.

Che cos'è lo Smart working e che differenza c'è dal Telelavoro? 

Smart working significa lasciare a dipendenti e collaboratori una maggiore autonomia e flessibilità nella scelta delle modalità di lavoro, degli orari e degli spazi a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. 

Nel caso del Telelavoro invece, tutti questi aspetti sono definiti in precedenza dal datore di lavoro e l'assetto organizzativo rimane molto simile a quello di un luogo di lavoro ordinario. La differenza sostanziale sta quindi nel livello di autonomia di collaboratori e/o dei dipendenti.

Difficoltà e benefici dello Smart Working

Come tutti i concetti nuovi e non tradizionali, anche lo smart working può presentare inizialmente alcune difficoltà, per esempio molte persone trovano difficile staccare la spina una volta concluse le attività oppure sperimentano un forte senso di isolamento.

 Altre persone invece risentono di problemi legati alla concentrazione o al mantenere alta la motivazione ma, come vedremo più avanti, esistono alcune “best practices” che possono risolvere o almeno limare queste criticità. 

Fortunatamente i benefici sono più delle difficoltà e si possono sintetizzare in:

●     Incremento della produttività (+15% per ogni dipendente, fonte Osservatorio Smart Working);

●     Riduzione dei costi dedicati all'utilizzo di spazi fisici (affitto uffici, sale riunioni, spazi di Coworking);

●     Riduzione dei costi legati agli spostamenti (mezzi pubblici, carburante, viaggi aerei);

●     Riduzione dell'assenteismo;

●     Miglioramento generale della qualità della vita;

●     Riduzione dell'impatto ambientale (meno spostamenti significano meno emissioni di C02)

Strumenti e tecnologie per la Comunicazione 

Come dicevo, per allineare la nostra organizzazione ad un modello di smart working è indispensabile l'utilizzo della tecnologia e di software professionali. Questi strumenti ti serviranno per gestire i quattro pilastri su cui si reggerà il tuo modello: la sicurezza dei dati, gli strumenti hardware per la mobilità, la Workspace Technology - i software funzionali a svolgere la fase operativa del nostro lavoro - e infine, la Comunicazione con i collaboratori e i clienti. 

In questo post parleremo proprio degli strumenti utili nella gestione e nell’organizzazione della comunicazione. Per fortuna sul mercato sono disponibili tantissimi tools che possono adattarsi alle esigenze di un Consulente Ambientale Smart Worker.

Partiamo.

Slack:

Quando parliamo di comunicazione e di Smart working non possiamo non nominare Slack. Si tratta di una piattaforma di messaggistica pensata per facilitare e rendere più produttiva la comunicazione nei gruppi di lavoro. Utilizzata da più di 3 milioni di utenti, è a parer mio indispensabile.

Slack potrebbe essere il principale mezzo di comunicazione nella tua organizzazione. La particolarità di questa applicazione sta nella possibilità di creare infiniti canali, ovvero delle chat rooms suddivise per argomento.

Potresti creare un canale per ogni progetto, per esempio un piano di decommissioning o un nuovo procedimento autorizzativo, e sviluppare tutte le comunicazioni con i collaboratori nel canale pertinente, in tempo reale. Potresti anche creare un canale da utilizzare solamente per le comunicazioni importanti come gli aggiornamenti normativi, improvvise sospensioni da parte degli impianti di trattamento oppure per comunicare eventi e riunioni.

Le possibilità di personalizzazione sono ampie, quindi puoi adattarlo a qualsiasi esigenza, oltretutto può essere integrato con moltissime altre applicazioni importanti come Google Calendar o Zoom (che vedremo più avanti). Grazie a Slack puoi sperimentare la comodità di disporre di uno storico, perfettamente tracciato, di tutte le comunicazioni e degli scambi di file e documenti in un unico posto.

Link al sito di Salck

Spark:

Spark è un software di posta elettronica dal design semplice ed intuitivo, progettato in modo da ridurre al minimo le distrazioni, facilitare il lavoro in team e rendere più intelligente l’utilizzo delle mail. Probabilmente il migliore attualmente sul mercato.

 Spark ci offre tante piccole funzionalità interessanti come la programmazione delle mail, il calendario e i promemoria integrati, la preconfigurazione di risposte rapide o la categorizzazione automatica delle mail in entrata. Tuttavia le caratteristiche principali di questa app, quelle che la rendono perfetta per lavorare in smart working, sono ben altre. 

Grazie a questa applicazione avrai la possibilità di creare modelli predefiniti per velocizzare l’invio di alcuni tipi di mail invece che perdere tempo a scriverle ogni volta da capo. Potresti creare un modello per l’invio dei preventivi, delle fatture o per confermare la disponibilità di sopralluoghi o appuntamenti. Io per esempio ho creato un modello da utilizzare per richiedere quotazioni ai fornitori e per le richieste di documenti con il fine di accreditare un fornitore o preparare un omologa.

Le vere potenzialità di Spark si sfruttano quando lavoriamo in gruppo. Un’altra funzionalità importante infatti è la possibilità di commentare privatamente una mail insieme ai tuoi collaboratori chattando direttamente sull’app. O ancora, puoi scrivere il testo di una mail insieme a un tuo collega, contemporaneamente, in modo da avere un’altro paio di occhi per perfezionarla o correggere eventuali refusi.

 Link al sito di Spark

Zoom:

Completamente sconosciuta fino a qualche mese fà, grazie alla sua facilità d’uso e ad alcune funzioni particolari, è diventata l’applicazione per videoconferenze più scaricata al tempo del Coronavirus.

Zoom presenta tutte le caratteristiche che un'app dovrebbe possedere per poter competere con i big del suo settore: audio e video in HD, telefonate criptate, chat in tempo reale, condivisione dello schermo e possibilità di registrare le videochiamate.  

 Ma le vere potenzialità di Zoom si possono sfruttare solo nelle “Meeting Rooms”, ovvero all’interno di stanze virtuali in cui potrai organizzare riunioni con i tuoi colleghi e collaboratori. Basterà accedere all’app, programmare una riunione nel calendario e inoltrare l'invito a tutti i partecipanti. Ai tuoi colleghi basterà cliccare sul link presente nell’invito per poter accedere alla stanza e cominciare la riunione.

Zoom però non è utile solo per organizzare riunioni tra colleghi o per svolgere colloqui personali con i clienti, esiste un’altro modo per ottenere il massimo rendimento da questa applicazione. Se sei un formatore, un divulgatore o semplicemente tieni spesso dei mini corsi di formazione dai tuoi clienti, puoi utilizzare Zoom per organizzare e registrare Webinar per i tuoi corsisti.

Grazie a Zoom hai la possibilità di sviluppare veri e propri corsi di formazione a distanza in modo semplicissimo e mantenendo il pieno controllo sull’interazione tra i partecipanti. Infatti gli studenti, oltre a poter interagire tra loro, possono farlo anche col docente attraverso l’utilizzo del tasto “alza la mano” o scrivendo in una sezione dedicata alle Q&A. Quindi resti sempre tu il “padrone di casa”. Non solo, è anche possibile installare l’app su qualsiasi dispositivo, così che tutti possano partecipare in qualsiasi momento e in qualunque luogo. 

Link al sito di Zoom

Best practice

Per concludere la lista, tre piccoli tips per rendere lo smart working il più produttivo possibile:

1. Definisci i confini con i tuoi coinquilini (marito, moglie, compagno/a, figlio/a), tutti devono sapere quando sei a lavoro e quando non devi essere disturbato
2. Crea uno spazio confortevole e adeguato, lontano da eventuali rumori di sottofondo; 
3. Mantieni aperte le comunicazioni solo con i collaboratori di un determinato progetto, magari utilizzando appunto Slack.

Smart working in Italia

Lo smart working per molte imprese e professionisti si sta rivelando, nonostante i pregiudizi, non solo l'unica scelta valida per mantenere un minimo di continuità aziendale ma anche quella più vantaggiosa in vista del futuro.

Lo dimostrano anche i numeri: oggi in Italia ci sono circa 570.000 smart workers e il 76% si ritiene pienamente soddisfatto. Nel 58% delle grandi aziende invece, lo smart working è già presente da molti anni, mentre nelle PMI e nella PA si sta espandendo a ritmo costante.

Spero che questo articolo ti sia stato utile. Nel prossimo post parlerò degli strumenti indispensabili per garantire la sicurezza dei dati ed evitare quindi spiacevoli sorprese legate al regolamento GDPR, per cui come si suol dire "Stay Tuned". 😉