Costruire la fiducia in un team a distanza

Le grandi domande di chi passa a telelavoro, remote working o smart working sono quasi sempre sul tema dell’accountability (un concetto spesso tradotto con “responsabilità”, ma che in realtà richiama anche i concetti di trasparenza, fiducia e affidabilità).

Come fanno i “manager remoti” a sapere che la loro gente sta lavorando? E come possono i “dipendenti remoti” mostrare ai loro capi che stanno portando avanti il loro lavoro?

L'incertezza qui può portare a due problemi comuni: i manager finiscono per fare “micromanagement” (quello stile manageriale che mette enfasi su un controllo quasi "asfissiante" delle attività dei collaboratori) e i dipendenti finiscono per lavorare troppo per dimostrare che sono produttivi. Ma entrambe queste situazioni si possono evitare. La soluzione è semplicemente la fiducia.

Se riesci a promuovere una cultura di fiducia, il tuo team remoto prospererà. Quindi, ecco alcuni suggerimenti su come costruire la fiducia in un team remoto. Questo articolo è una traduzione di un post di Wade Foster, originariamente apparso sul blog di @Zapier e raccoglie alcuni spunti tratti dall'esperienza di Zapier e di alcune altre aziende che sono nate come team a distanza e continuano a crescere come tali.

La trasparenza prima di tutto

Uno dei valori fondamentali di Zapier, scrive Wade, è “la trasparenza prima di tutto". È qualcosa che ogni azienda dovrebbe fare, ma è ancora più importante in un ambiente di lavoro remoto. Se tutti lavorano lontani gli uni dagli altri, è molto più semplice trattenere accidentalmente informazioni utili o non fornire un contesto sufficiente per i colleghi. Impegnarsi a fornire informazioni pertinenti significa che raramente ci sono sorprese. E se vuoi creare fiducia, non puoi avere sorprese.

La modalità principale di comunicazione per i team remoti è di solito uno strumento di chat di gruppo: a Zapier utilizzano Slack. Michael Pryor, co-fondatore di Trello, ha osservato che, durante il passaggio al lavoro remoto, le persone si spostano su Slack e lo usano come se fosse una casella e-mail, usando molti messaggi diretti invece di pubblicare su canali pubblici. "Non farlo", dice. "Il vantaggio di Slack è che è trasparente." Se continui quasi tutte le discussioni nei canali pubblici, nessuno deve preoccuparsi di essere escluso da conversazioni importanti. Questo crea una cultura di fiducia: nessuno sente che c'è qualcosa che accade a porte chiuse, di cui non è a conoscenza.

Michael continua: "Certo, se senti che una comunicazione è difficoltosa, passa a Zoom poiché, in un canale Slack pubblico, stai essenzialmente discutendo di fronte all'intero ufficio. Ma una volta risolto il problema, torna in Slack e riporta il risultato."

Questo è importante: anche quando usi forme di comunicazione non pubbliche, assicurati di distillare tutti le conclusioni significative e condividerle con il gruppo nel suo intero.

Conoscersi l'un l'altro

Più conosci le persone, più ti fidi di loro. Sarah Park, presidente di MeetEdgar, lo capisce e incoraggia i team remoti a rendere la socializzazione una priorità:

più tempo passi facendo una conversazione stupida su Slack, più è facile immergerti nel lavoro quando fai una videochiamata per la prima volta con quelle persone. Aiuta davvero a rendere più fluido il lavoro.

A Zapier, hanno oltre un centinaio di canali dedicati solo alla socializzazione. Tutti questi canali fuori tema hanno il prefisso # fun-: c'è # fun-art, # fun-dogs, # fun-baseball. Il tempo che le persone trascorrono in questi canali non è visto come mal speso: è un modo per conoscere le persone con cui lavori in modo da poterti fidare di più quando arriva il momento di fare le cose.

Ci sono anche altri modi per conoscersi. Per esempio, Donut per organizzare chat casuali con persone in tutta l'azienda ogni settimana. Oppure, Kieran Flanagan, vicepresidente del marketing presso HubSpot, suggerisce di trasformare le riunioni che coinvolgono tutti i lavoratori in incontri di piccoli gruppi con la funzione di breakout di Zoom.

Kieran incoraggia anche le persone a estendere questo aspetto sociale alla relazione tra manager-collaboratore:

usa i primi cinque minuti dei tuoi incontri uno a uno per fare qualche domanda personale al tuo interlocutore. Tutto il lavoro da remoto è programmato e in genere parlerai di lavoro ancora di più perché non hai altre occasioni di conversazione. Prova a ricreare quei momenti in cui parli di altro.

Potrebbe sembrare uno spreco di tempo prezioso per le riunioni, ma invece è un modo per garantire che tutti si sentano ancora connessi, il che è cruciale nella costruzione di una cultura remota che funzioni.

Stabilisci chiare aspettative e attieniti ad esse

Natalie Nagele, co-fondatrice di Wildbit, sostiene che il modo più veloce per creare fiducia è creare obiettivi chiari e condividerli. Il team di Natalie non ha check-in giornalieri (ma è perché hanno lavorato a distanza per anni e hanno già costruito un certo tipo di fiducia e di modo di lavorare). Ma quando stai iniziando a lavorare da remoto, o c’è una persona nuova nel tuo team, check-in più coerenti assicureranno che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro.

Kieran concorda e aggiunge che i manager devono chiarire come si aspettano che i progressi vengano comunicati. Ognuno comunica cosa ha realizzato ogni giorno? Si invia un riassunto di fine settimana? Si fa nelle riunioni 1 a 1? Questo dà ai dipendenti qualcosa di concreto su cui lavorare e li incoraggia a dire al loro manager se sono bloccati su qualcosa.

Una volta impostate queste aspettative, osserva Sarah, è necessario attenersi ad esse: "La tua squadra deve avere dei riferimenti stabili". Questo, ovviamente, è tutto supportato dalla trasparenza che abbiamo menzionato in precedenza: registra note sulle riunioni, invia gli aggiornamenti a Slack, assicurati che tutte le aspettative siano scritte e condivise.

Concentrati sull'output, non sul tempo di lavoro

Quando parliamo di fiducia nel lavoro remoto, non stiamo parlando di fiducia nel fatto che le persone lavorino dalle 9 alle 17 o dalle 8 alle 19 o qualcosa del genere. Confidiamo che realizzeranno ciò che abbiamo concordato.

Realisticamente, quando lavori da casa, durante il giorno farai il bucato, oppure passerai l’aspirapolvere o sistemerai il lavandino che perde. Lo farai sicuramente. Natalie sostiene:

penso che qui ci sia un'opportunità per imparare a essere un manager che valorizza l'output, non il tempo di lavoro. Per me, il valore del lavoro remoto è quella fiducia e quella capacità di autorizzare ogni persona a gestire il proprio tempo, a gestire i propri giorni e le proprie responsabilità attorno a un risultato. Ci promettiamo l'un l'altro: manterrò questa cosa e se non posso consegnarla, comunicherò perché.

Natalie pensa che questo dovrebbe essere applicato anche al lavoro in ufficio, ma con il lavoro remoto è necessario. Una volta che hai lavorato a distanza abbastanza a lungo, diventa naturale: il tempo a sedere non è più una metrica. In definitiva, i dipendenti sono ritenuti responsabili per il lavoro che svolgono, non per le ore in cui lavorano.

Usa l'automazione

Gli strumenti che usiamo lasciano una scia enorme di “emissioni digitali”. I manager possono vedere a cosa stanno lavorando i dipendenti su Trello, in Google Docs, su Zendesk, Salesforce, Jira, GitHub: non c'è modo di tenere d'occhio tutto. 

Ciò può portare a due cose. 

Uno: micromanagement per essere sicuri che la gente stia facendo tutto ciò che dice di fare. 

Due: sai che non riesci a tenere il passo e perdi il contatto con ciò su cui i tuoi dipendenti stanno effettivamente lavorando.

Se imposti degli Zaps (il termine usato da Zapier per flussi di lavoro automatizzati), puoi alimentare tutte queste cose in Slack e vedere il lavoro che accade sotto i tuoi occhi. Non devi controllare costantemente le persone o continuare a guardare in ogni app, ma manterrai il contatto con quello che sta succedendo (e hai più tempo per dedicarti a qualcosa di più utile). [a Trentino Social Tank ci stiamo provando in queste settimane, vi faremo sapere!]

La fiducia tra i compagni di squadra è il fondamento di quasi ogni aspetto di un'azienda di successo. Ci vuole un po' più di sforzo per costruire quella fiducia in un team remoto, ma ci sono modi chiari e semplici per farlo accadere.