Covid-19 - Operatività dello studio notarile

La stipula degli atti notarili nella "fase 2" dell'emergenza sanitaria

Dal quattro maggio duemilaventi, con l'inizio della cosiddetta "fase 2" dell'emergenza sanitaria, anche l'operatività dello studio notarile si avvia verso la normalità, adottando tutte le precauzioni necessarie ad evitare il rischio di contagio.

In conformità al DPCM 26 aprile 2020, su tutto il territorio nazionale è possibile la stipula degli atti notarili anche quando non si tratta di atti indifferibili e urgenti o sottoposti a termini di scadenza.

Lo studio notarile adotta specifici protocolli di sicurezza anti-contagio, come previsto dall'art. 1 lettera ii) del DPCM 26 aprile 2020, a tutela della salute dei clienti, dei collaboratori e del notaio.

Ricordiamo però che gli spostamenti delle persone fisiche sono ancora soggetti a limitazioni, pertanto i clienti devono verificare, sotto la propria responsabilità, che lo spostamento dalla propria abitazione allo studio notarile rientri tra le situazioni consentite dalle norme vigenti.

Per chi interviene all'atto nell'ambito della sua attività lavorativa (titolare o rappresentante di un'impresa, legale rappresentante di una società, professionista che opera nell'ambito della sua attività, etc.) lo spostamento è senz'altro giustificato da "comprovate esigenze lavorative".

Per i privati, la stipula di un atto notarile rientra tra le situazioni di necessità che giustificano sempre lo spostamento all'interno della regione, mentre lo spostamento in una regione diversa deve essere giustificato da "assoluta urgenza", che può essere presente in determinati tipi di atti il cui ulteriore rinvio non risulta possibile, per esempio perché soggetti a termini in scadenza, oppure per l'esigenza di disporre dell'abitazione principale, o di una somma di denaro. 

La presenza di una situazione di assoluta urgenza potrà essere verificata dalle autorità che eseguono gli eventuali controlli sullo spostamento delle persone fisiche, e non può essere verificata o attestata dal notaio che stipula l'atto. Per evitare gli spostamenti in una regione diversa, è fortemente raccomandato l'utilizzo della procura speciale, che in questa particolare situazione può essere eccezionalmente rilasciata anche a un collaboratore del notaio.

Ricordiamo che tutti i termini di decadenza relativi alle agevolazioni prima casa sono stati sospesi fino al 31 dicembre 2020.

Orari di apertura dei nostri uffici

Durante la fase 2 dell'emergenza sanitaria, i nostri uffici sono aperti al pubblico con i seguenti orari:

- ufficio di Stradella: ore 8,30-12,30 (da lunedì a venerdi);

- ufficio di Pavia: ore 9,00-13,00 (da lunedì a venerdi);

nel pomeriggio gli uffici saranno aperti al pubblico solo su appuntamento.

Per qualsiasi necessità potete contattarci telefonicamente (Stradella: 0385 48564 - Pavia: 0382 530207) oppure via mail (notaio@tonalini.it).

La consegna di documenti può avvenire mediante e-mail (notaio@tonalini.it) o fax (Stradella: 0385 43443 - Pavia: 0382 306455).

Modalità di stipula degli atti

La stipula degli atti urgenti avviene previo appuntamento e nel rispetto di tutte le precauzioni imposte dalla situazione (dispositivi di protezione individuale, limitazione del numero delle persone presenti contemporaneamente, mantenimento della distanza tra le persone, disinfezione e santificazione degli ambienti e delle superfici, aerazione dei locali). L’atto deve essere stipulato alla presenza delle sole parti e del notaio, senza accompagnatori o altri soggetti, in modo che possa essere assicurato il rispetto delle disposizioni delle autorità, e in particolare la distanza tra le persone.

Per evitare di riunire più di due persone nella stessa stanza, saranno preferibilmente utilizzate forme giuridiche che consentono che ciascun soggetto si presenti individualmente davanti al notaio per la lettura e la sottoscrizione dell'atto (scrittura privata autenticata).

Dovremo pertanto attenerci alle seguenti indicazioni:

a) dovranno intervenire all’incontro solo le persone strettamente necessarie, senza accompagnatori, e tutti i partecipanti dovranno mantenersi ad almeno 2 metri di distanza uno dall’altro, ed evitare contatti personali (p. es. strette di mano);

b) i partecipanti devono indossare le mascherine protettive e disinfettare le mani con l'apposito detergente disponibile all'ingresso dello studio;

c) i soggetti che presentano sintomi da infezione respiratoria non devono partecipare alla stipula degli atti;

d) è sconsigliata la partecipazione agli atti di soggetti anziani o persone affette da patologie che possono indebolire il sistema immunitario;

e) prima dell’inizio della stipula, occorre mantenere la distanza raccomandata tra le persone anche nella sala d'attesa, e se ciò non fosse possibile, attendere all’esterno dell’ufficio;

f) al termine di ogni stipula saranno disinfettate le superfici e areati i locali;

g) è sospesa la consegna delle copie cartacee, salvi casi di particolare urgenza (le copie degli atti saranno regolarmente inviate via mail).

La legge consente inoltre di adottare, per la stipula degli atti, particolari forme giuridiche che consentono di ridurre al minimo gli spostamenti e la permanenza delle parti nello studio del notaio.

La procura speciale

Ricordiamo che si può utilizzare la procura speciale in forma notarile per delegare un’altra persona a intervenire alla stipula di un atto a nostro nome. In questo modo si può evitare lo spostamento al di fuori del Comune di residenza, oggi soggetto a forti limitazioni.

La procura può contenere indicazioni dettagliate (per esempio circa il prezzo di una compravendita, le modalità di pagamento, la consegna dell’immobile, etc.) in modo di ridurre al minimo il margine di discrezionalità del rappresentante, che si limiterà a riportare la volontà del rappresentato.

La procura, pur se redatta in forma cartacea, può essere facilmente trasmessa in via telematica dal notaio che la redige al notaio che dovrà stipulare l’atto per cui la procura è stata rilasciata. Si evita, in questo modo, di dover spedire per posta l’originale cartaceo della procura, e si riducono a zero i tempi di spedizione, poiché l’invio telematico consente la ricezione istantanea della procura.

Il pagamento del prezzo

La legge ci consente anche di gestire facilmente i pagamenti che abitualmente avvengono contestualmente agli atti di compravendita.

Oggi è infatti possibile utilizzare la forma del deposito del prezzo presso il notaio, che mantiene la somma su un conto corrente dedicato (per legge separato dal patrimonio del notaio, indisponibile e impignorabile) e provvede a disporre il bonifico a favore del venditore dopo aver verificato il buon fine della trascrizione dell’atto nei registri immobiliari. In questo modo tutte le parti sono pienamente garantite (compresa la banca che concede il mutuo all’acquirente), e si risolvono anche i problemi pratici legati all’esecuzione del pagamento.

Il deposito del prezzo presso il notaio consente inoltre di superare il problema dell'eventuale sospensione dei servizi di pubblicità immobiliare (già avvenuta in alcune parti d’Italia, e in particolare in Lombardia). Il notaio, infatti, provvederà a corrispondere il prezzo al venditore, mediante bonifico, solo quando avrà potuto verificare l’assenza di formalità pregiudizievoli, dopo la riapertura dei servizi di pubblicità immobiliare.

La scrittura privata autenticata

Ricordiamo che gran parte degli atti notarili possono essere stipulati utilizzando la forma della scrittura privata autenticata, che non richiede la presenza contestuale di entrambe le parti davanti al notaio, e in tal modo è possibile evitare di recarsi contemporaneamente nello studio notarile, e andare separatamente dal notaio per la lettura dell'atto e la firma. 

Nel caso del mutuo bancario, anche il rappresentante della banca potrà firmare l’atto separatamente, senza incontrare fisicamente i clienti. 

Il mutuo, peraltro, può essere legittimamente stipulato anche nella forma cosiddetta “unilaterale”, che prevede che solo il cliente firmi l’atto davanti al notaio, poiché la legge non richiede necessariamente l’autentica della firma del rappresentante della banca.

L’utilizzo di queste forme giuridiche ci consente la stipula degli atti notarili in piena sicurezza.

Assemblee societarie in videoconferenza

Le assemblee delle società di capitali possono essere tenute, in questo periodo di emergenza, mediante videoconferenza, anche quando non è espressamente previsto dallo statuto. Se l'assemblea deve essere verbalizzate dal notaio, questo si collegherà direttamente dal proprio studio. 

Potete trovare ulteriori informazioni nel nostro sito internet alla pagina https://www.tonalini.it/impresa/impresa/videocon.html

Le attività di consulenza notarile

Le attività di consulenza notarile potranno avvenire per via telefonica, mediante videochiamata (Skype, Zoom, Webex o altra applicazione) oppure attraverso la posta elettronica, con le modalità indicate nel nostro sito internet alla pagina https://www.tonalini.it/consulenze.html