Gestione della posta in OUTLOOK
Per chi gestisce molte email al giorno, avere uno strumento che possa permettere di inviare automaticamente più corrispondenza con un facile settaggio di alcuni campi o meglio ancora con un semplice click, rappresenta un'arma in più che alleggerisce il ritmo della giornata.
Solitamente il flusso della posta elettronica in ingresso e in uscita che gestisco quotidianamente è dell'ordine di 150 mail al giorno. Quando però i carichi di lavoro aumentano e alle attività ordinarie si aggiungono meeting, analisi di dati, gestione della pianificazione, anche le 150 mail diventano difficili da gestire istantaneamente. Senza considerare alcune situazioni, tipiche di inizio o fine mese, quando il controllo dell'inventario diventa stringente: in quel caso il numero di mail può anche raddoppiare.
Per queste ragioni ho approfondito la conoscenza delle interazioni esistenti tra Outlook ed Excel e i relativi settaggi che si possono impostare per la gestione della propria corrispondenza.
Dal menu "regole" è possibile infatti smistare la posta in varie cartelle, migliorando la lettura e la gestione della propria mailbox e soprattutto è possibile inoltrare automaticamente mail ricevute, specificando determinati criteri per i quali è autorizzato l'inoltro automatico. Tutto ciò riduce le inefficenze, evitando per esempio la non condivisione di info utili ai membri del proprio team che non sono stati inseriti come destinatari in quella specifica mail.
Dal confronto con utenti più esperti, che fanno spesso interagire MS Excel e MS Outlook, ho anche creato un codice in VBA, che permette di spedire la posta direttamente da excel, inviando ripetutamente un messaggio preimpostato, con lo stesso allegato, modificando solo l'indirizzo del destinatario. Lo strumento è ovviamente editabile e tiene traccia di quante email sono state inviate nella giornata (cosa che MS Outlook non traccia come comando di default).
Se volete approfondimenti in merito agli argomenti citati, potete contattarmi in privato o scrivere un messaggio qui di seguito nel post.
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Stay tuned!