Gestire il tempo produttivo in modo eccezionale

Gestire il proprio tempo si rivela essere una meta attività, il "motore dei motori", dalla quale deriva l'efficacia di tutti i nostri compiti, il fatto cioè di giungere a risultati corretti e profittevoli. Svolgerli per bene presuppone competenza e concentrazione. La rapidità di esecuzione probabilmente risulta un parametro assai relativo, semmai occorre ottimizzare le ore della nostra giornata in modo tale da separare i compiti che richiedono attenzione e costanza da quelli che indeboliscono la nostra motivazione.

Se ci troviamo ad imboccare una strada impegnativa, magari nuova nella nostra vita: un lavoro nel quale siamo inesperti, una libera professione, una qualsivoglia carriera manageriale, ecco che la gestione del tempo ricade improvvisamente sulla nostra testa come un aspetto fondamentale del successo col quale concludiamo la giornata ma anche di come la iniziamo.

In questo articolo affrontiamo due modalità fondamentali del time management: la prima è il registro attività che ci rende consapevoli di come effettivamente spendiamo il nostro tempo per gli obiettivi prefissati, la seconda è l'elenco delle cose da fare, che ci avvicina in modo più tecnico a gestire gli impegni. La parola chiave, in entrambi i casi, è #priorità, ovvero la nostra capacità di assegnare gradazioni di importanza alle cose da fare in modo da plasmare consapevolmente l'efficienza personale.

Il registro attività

Descriverei il registro attività come la tua volontà a stabilire come trascorrere il tempo lavorando. Dipendentemente da come ti senti nella tua operatività, il tempo acquisisce senso. Con questo strumento scoprirai che la memoria è una guida piuttosto scadente e puoi aprire finalmente gli occhi sulle basi della tua produttività.

Esso ti aiuterà a capire se stai svolgendo o meno il tuo lavoro più importante nel momento giusto della giornata. Se il mattino dona maggior vigore alla tua creatività e alla tua energia, è forse il caso di prenderlo in considerazione per collocare compiti che richiedono più impegno. Potrai riservare il pomeriggio alle attività meno dispendiose; rispondere alle e-mail o effettuare chiamate di ritorno, per esempio.

Il registro risulta utile anche per aiutarti ad identificare e correggere attività superflue che ti distolgono da obiettivi importanti.

Come gestire un registro delle attività

Apri un nuovo foglio Excel e imposta le seguenti 5 colonne, come nell'immagine precedente:

• data/ora
• descrizione attività;
• come mi sento;
• durata;
• valore (alto, medio, basso, nessuno).

Quindi annota tutto ciò che accade mentre lavori. Annota tutte le volte in cui cambi attività rispetto a quella principale che ti sei prefissato. A titolo indicativo potrebbero essere:

1. risposta alle mail;
2. pause;
3. chiacchiera con i colleghi;
4. telefonate;
5. lavoro per altri;
6. distrazioni varie.

Sul registro annota la durata di ciascuna di queste attività secondarie e assegna un valore per importanza: alto, medio, basso o nullo (effettua la valutazione in base a quanto ha contribuito al raggiungimento dei tuoi obiettivi lavorativi).

Apprendimento

Dopo aver effettuato questo tipo di registrazione per alcuni giorni, analizza il tuo documento. Potresti avvertire un leggero senso di allarme nel constatare quanto tempo dedichi a svolgere lavori di basso valore!

Scoprirai che sei energico in alcuni momenti e "piatto" in altri. Molto di questo può dipendere da come sei, ma anche dalle interruzioni, dai momenti in cui fai uno spuntino, perfino dal cibo che hai scelto di ingerire e dal lavoro che stavi facendo (o come lo stavi facendo).

Una volta effettuato l'esame completo del registro attività, dovresti essere in grado di aumentare la tua produttività applicando una delle seguenti azioni:

1. Eliminare i lavori che non fanno parte del tuo ruolo o che non ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi. Questi possono includere compiti che devono essere svolti da qualcun altro nell'organizzazione o attività personali che potrebbero essere rinviate (invio di e-mail non di lavoro o la navigazione in Internet).
2. Pianificare i tuoi compiti più impegnativi per le ore del giorno in cui i tuoi livelli di energia sono più alti. In questo modo, il tuo lavoro sarà più qualitativo e dovrebbe richiedere perfino meno tempo.
3. Ridurre al minimo il numero di volte in cui passi da un tipo di attività all'altra. Poniti per esempio le seguenti domande:

• controllo le email una o più volte al giorno e in quale orario?
• elaboro le fatture alla stessa ora ogni settimana?
• come organizzo il mio hobby?

A volte, trascorrere troppo tempo in attività di basso valore o con bassa priorità può essere un sintomo di procrastinazione.

Elenco delle cose da fare

Ti senti spesso sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi svolgere? Non rispetti le scadenze? Talvolta dimentichi semplicemente di fare qualcosa di importante e le persone devono inseguirti per portare a termine il lavoro?

Tutti ciò potrebbe essere la conseguenza della mancanza della seconda modalità di gestione del tempo che qui intendiamo analizzare: l'"elenco delle cose da fare". Si tratta di una lista che assegna più nettamente priorità alle attività che è necessario eseguire durante il giorno.

Elenca tutto ciò che devi fare. Riporta i compiti più importanti in cima alla lista e quelli meno rilevanti in fondo. In questo modo intanto ti assicuri un grande risultato e cioé che essi sono scritti in un unico posto e ti garantisci la serenità di non omettere nulla di importante. Assegnando delle priorità, pianifichi l'ordine in cui li farai. Ciò ti consente di capire qual è la direzione alla quale prestare attenzione immediatamente e cosa puoi lasciare semmai in sospeso.

Le liste delle cose da fare sono essenziali perché risolvono il sovraccarico di lavoro. Quando non li utilizzi in modo efficace, chi ti circonda ti percepirà in modo "sfocato" e inaffidabile.

Sperimenterai una condizione di minor stress, potrai concentrare il tuo tempo e le tue energie su attività di alto valore, ciò significa maggiore produttività e un team affiatato che sarà rincuorato della tua preziosa presenza!

Preparare una lista delle cose da fare

Passo 1:

Dividere una tabella in tante colonne quante sono le aree nelle quali gestire le attività. Normalmente sono: personale, famiglia, lavoro, studio.

Passo 2:

Scrivi i compiti che vuoi svolgere per ciascuna area e assegna loro una priorità, da A (molto importante ed urgente) a F (non importante e non urgente); se abbiamo delle attività di grandi dimensioni, scomporle in più passaggi, assegnando ad ognuno un lasso di tempo di massimo due ore per completarlo.

Per utilizzare la tua lista, devi semplicemente seguirla in ordine, trattando prima le attività A prioritarie, quindi le B, poi le C e così via. Spunta opportunamente i compiti a mano a mano che li completi.

La tua situazione sarà strettamente legata a questo metodo, a ciò che inserisci e alle priorità che assegni. Se per esempio ricopri un ruolo commerciale, un buon modo per motivarti è creare un elenco relativamente breve mirando a completarlo ogni giorno.

In un ruolo operativo o nel caso in cui le attività sono grandi e dipendono da tante altre persone, potrebbe essere meglio concentrarsi su una lista a lungo termine e gestirne le "spunte" giorno dopo giorno. Se poi sei un fuoriclasse, spenderai 10 minuti alla fine di ogni giornata per pianificare le attività del giorno successivo.

Queste metodologie contribuiscono a formarti in modo strategico e lineare e ti permettono di costruire il tuo atteggiamento verso il lavoro in prospettiva futura. Nel momento in cui vivrai posizioni e responsabilità diverse, sarai in grado di fronteggiare i tuoi doveri - e anche quelli altrui - in maniera potente, senza improvvisazione e insicurezze.