I documenti come una volta e la Digital Transformation
👉Claudio Saurin
Agile4Hardware development specialist | Digital Transformation Consultant | product development manager | speaker | autore del libro "la fabbrica agile"
Il secondo valore dell’Agile manifesto dice:
Diamo più valore al Prodotto Funzionante (quì in sostituzione di SW) rispetto alla Documentazione Esaustiva
Questo non significa non produrre documentazione, ma produrla senza inutili sprechi in accordo con il principio 10 del manifesto Agile :
La semplicità , ovvero l’arte di massimizzare la quantità di lavoro non svolto
I team agili cross funzionali, lavorando fin dall’inizio dello sviluppo del prodotto generano una grande quantità di informazioni costituite da:
Mi limito a queste sapendo che ve ne sono altre ancora.
A queste si aggiungono naturalmente documenti CAD di cui ho parlato nella mia precedente newsletter sul PLM di Distribuzione.
Dare forma alla sostanza è spesso molto oneroso perché i metodi per produrre i documenti si basano principalmente sulle applicazioni di Office Automation:
Produrre documenti contenenti i tipi precedentemente indicati di informazioni può risultare oneroso.
Ho visto molto frequentemente report fotografici prodotti incorporando le foto all’interno di un word processor.
Quando si deve distribuire un documento costituito da pagine generate con applicativi diversi, di office automation, da scansione, da foto, ecc la cosa più comune è allegare più file direttamente alla mail.
La consultazione richiede l’apertura di ciascun allegato con il proprio applicativo..
In questo modo è peggiorata la qualità di distribuzione delle informazioni, rispetto a quando erano cartacee.
Ricordo infatti il periodo della produzione di documenti cartacei, con le pagine create con diversi applicativi software, o con la fotocopiatrice e pinzate per la loro distribuzione.
La consultazione era facile perché tutto stava nella sequenza di consultazione voluta e in un'unica modalità di navigazione all'interno del documento stesso.
Per tornare al comfort di consultazione dell’era cartacea penso sia necessario avere un unico allegato che contiene tutte le informazioni provenienti da più file, in un formato di facile consultazione.
Ancora oggi è molto rara la distribuzione di un unico documento PDF che li include tutti, si perché per farlo occorre avere un applicativo apposito e perchè questo richiede tempo.
Nella mia ultima esperienza aziendale ho avuto modo di coordinare un progetto sulla Digital Transformation.
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All’interno di questo progetto abbiamo provato a dare una risposta alla tematica della produzione di documenti composti da più file.
Siamo partiti dal PLM di Distribuzione perché dotato del Vault (che potremmo tradurre come Caveau), cioè di un contenitore sicuro di più file che sono associati ad uno stesso “oggetto del PLM”.
Questo è tipico dei sistemi CAD che impiegano più file per descrivere uno a parte o un gruppo di parti.
Abbiamo quindi esteso il vault alla gestione di tutti i documenti, inserendo al suo interno tutti i file necessari per produrre un documento, compresi gli appunti ed eventuali ”brutte copie”.
E fin qui fatto il primo passo, trovato un contenitore sicuro dei file.
Ci siamo poi chiesti, come aiutare nella modalità di scrittura più comune con un word processor.
Abbiamo notato che il documento più diffuso sono le email che hanno un editor abbastanza limitato ma sufficiente per lo scopo.
Abbiamo quindi integrato nel PLM di Distribuzione un editor web, capace di generare i documenti di testo con la stessa facilità delle e-mail.
Per la mia esperienza, con un web editor di documenti, si ottiene una formattazione sufficiente per più del 95% dei documenti aziendali.
Restano infatti esclusi solo i documenti per i quali questo aspetto è importante quanto i contenuti.
Le licenze del word processor si riducono e sono limitate ai soli utenti che hanno queste esigenze.
L’ultimo passo da fare è quello della gestione dei metadati del documento come titolo, data, autore, ecc.).
I metadati sono recuperabili dalle informazioni dell’utente e del contenitore all’interno del quale è inserito il documento.
Abbiamo quindi sviluppato un “motore di fascicolazione PDF” dei soli file selezionato nel vault, e capace di produrre un file unico con una prima pagina di copertina contenente i metadati.
Il file generato è inoltre compresso rispetto alla dimensione originali per una facile consultazione web.
In ogni caso, si può accedere al vault per la consultazione diretta dei documenti originali come ad esempio le foto ad alta risoluzione.
Abbiamo poi fatto in modo che il creatore del documento possa scegliere una pagina, per lui significativa, come anteprima del documento stesso Il tutto per una più veloce selezione visuale.
Si ottiene così la sostanza con la forma minima necessaria. Il primo valore e il decimo principio del Manifesto Agile sono soddisfatti.
In altre parole si minimizzano così le attività che NON hanno valore per il cliente e per il team di sviluppo.
Anche qui ricercando l’efficacia di fare le cose minime si persegue anche l'efficienza di farle bene con il minor dispendio di energie.