Il concepimento di un gruppo

Il gruppo, come l’essere umano e qualsiasi altra forma di vita sulla terra, ha un proprio ciclo, un proprio sviluppo nel corso del tempo, dalla nascita alla morte. Le modalità in cui si sviluppa il gruppo, hanno un andamento tipico, che è stato oggetto di studio da parte di diversi autori. Tra le teorie più utilizzate sia in ambito accademico quanto aziendale, troviamo quella proposta da Tuckman (1965, 1977).

 Vedendo in ogni fine un nuovo inizio, anche in questo caso, avvalendomi della metafora “marina “, ho voluto rivedere questo modello, cercando di attualizzarlo al contesto che stiamo vivendo, inserendo una serie di collegamenti a teorie differenti e nuovi spunti di riflessione.

 Per questo motivo possiamo individuare il ciclo di vita di un gruppo attraverso tre macro-fasi:

1)     Cantiere

2)     Navigazione

3)     Ormeggio

Una nave non nasce dal nulla, come per magia, già pronta alla navigazione e prima o poi ha bisogno di ormeggiare per la giusta manutenzione.

Così come nessuno di noi nasce con un bagaglio di competenze e abilità consolidate, ma le acquisiamo con il passare del tempo, anche il gruppo non nasce già formato, ma sviluppa la propria identità attraverso varie fasi, funzionali, ma soprattutto, prima di venire al mondo, dal momento del concepimento alla nascita, trascorriamo nove mesi nel più bel “cantiere nautico” esistente al mondo, la pancia di nostra madre.

A mio avviso, sarebbe un errore analizzare un ciclo di vita del gruppo partendo direttamente dal “varo”, dalla presenza di un gruppo già formato e pronto a “mollare gli ormeggi”.

 Le varie teorie analizzano il gruppo nelle fasi del suo sviluppo, ma non possiamo parlare di gruppo, inteso come socialmente ed intenzionalmente costruito, se nella fase del suo sviluppo non prendiamo in considerazione il concepimento.

 Non possiamo darlo per scontato, in quanto ad esso possono essere ricollegate tutta una serie di variabili, che si presentano nelle fasi di sviluppo del gruppo e che in esso possono incidere in maniera importante.

Questo è l’errore che fanno molte aziende, ovvero non prestare la giusta attenzione alla costruzione del gruppo. Alla progettazione, alla ricerca e selezione delle figure cardine e non solo, alla mission, vision, agli obiettivi e tutti quegli aspetti che trasformano un aggregato di persone in un gruppo di lavoro, coeso e produttivo.

 Piu sarà dettagliato il progetto, maggiori saranno le possibilità di gestire le eventuali criticità (tempeste) che inevitabilmente si incontreranno nella navigazione.

 La costruzione

Se una nave viene progettata e costruita male, quanto potrà navigare senza problemi?

 Un’azienda può essere paragonata nell’assetto ad una squadra sportiva, dove i 3 elementi che la contraddistinguono da un “semplice gruppo” sono:

·       Obiettivi chiari

·       Metodo “di gioco”

·       Ruoli

 Quando viene chiesto ad un collaboratore: “Di cosa ti occupi?”

Ebbene, i casi in cui le risposte sono tentennanti e vaghe, sono più di quanto si possa immaginare.

 «beh, in teoria mi hanno assunto per fare “l’impiegato commerciale”, ma vista la crisi, mi capita spesso di dovermi occupare anche della “logistica”, e divido questo compito con il collega che segue l’amministrazione»

Questo è solo un esempio, purtroppo solo uno dei tanti. Un errore, che ha origine già dalla fase di assunzione ed inserimento in azienda del collaboratore, al quale non viene spiegata nel dettaglio la propria mansione.

Uno dei “vincoli” più dannosi per l’azienda è l’assenza di chiarezza, riguardo i ruoli ed i compiti che ognuno deve svolgere.

La poca chiarezza porta ad affermazioni come:

 ·         «nessuno mi aveva detto che fosse un mio dovere»

·         «non è di mia competenza»

·          «perché tocca sempre a me risolvere i problemi degli altri»

·         «lo avrebbe dovuto fare “Gianni”, credevo fosse chiaro»

·         «non posso fare tutto, non ho tempo per questo»

·         «qui ognuno pensa a sé»

 Quando i ruoli e le mansioni non sono chiari, si rischia che l’attività più diffusa in azienda, sia lo “scarica barile”.

 La poca chiarezza genera una “falla nello scafo”, che con il passare del tempo, diventa sempre più grande.

 Questo, insieme alla totale mancanza di collaborazione e spirito di squadra, genera inesorabilmente inevitabili perdite di tempo, incomprensioni, cali di fatturato e produttività, con la conseguente demotivazione e perdita di credibilità nel management.

 Quanto vale il tuo equipaggio?

 Capita spesso che nonostante le migliori premesse ed intenzioni, il gruppo di lavoro si riveli poco produttivo e collaborativo.

Le cause che possono essere ricondotte a tutte le tipologie di gruppi, sono molteplici, mentre la cosa importante sulla quale riflettere è che troppe volte le energie del management, si concentrano sulla gestione dei gruppi e trascurano come questi vengano “costruiti”.

 L’attività di ricerca e selezione del personale sta diventando sempre più una leva strategica per ogni organizzazione.

La pandemia ha fatto emergere ancor di più le difficoltà da parte delle aziende di trovare i candidati validi, e proprio per questo motivo, oggi più che mai è fondamentale sviluppare un processo ben strutturato, attraverso le varie fasi, una funzionale all’altra.

 Dall’analisi della posizione, alla scelta dei canali più efficaci, tradizionali e digitali, per arrivare ad una scelta consapevole, quanto più in linea con il profilo ricercato; e per far questo è importante considerare ciò che definisco principi antesignani, ovvero che precedono qualsiasi azione.

 In particolar modo voglio evidenziare i 3 pilastri del processo: Tempi, costi e scopo. Aspetti che spesso vengono trascurati a monte per via delle continue urgenze.

E si sa che all’aumentare dell’urgenza, diminuisce il tempo che si dedica ad una qualsiasi attività. Pertanto, le tempistiche sono fondamentali onde evitare di doversi accontentare del meno peggio, e ricominciare tutto da capo.

C’è differenza tra creare un gruppo da zero, rispetto ad inserire un nuovo collaboratore all’interno di un gruppo già formato e coeso.

Oggi i recruiter hanno a disposizione un’ampia quantità di strumenti, con costi contenuti, anche per aziende low budget.

Avere ben chiaro chi vogliamo all’interno della nostra squadra, è importante come e più, di ciò che dovrà fare e di come.

È il primo passo.

 Ogni imprenditore vorrebbe che i propri collaboratori sentissero l’azienda, il progetto, come se fosse loro, ma quanto tempo dedicano a comprendere ed indagare su questo aspetto e soprattutto, quanto è chiaro per loro?

Tra le cause più diffuse degli insuccessi aziendali c’è certamente l’aver costruito la propria struttura senza basi solide. In questo ricopre un ruolo di primo piano la cultura aziendale, che è costituita oltra al Know How, dalla mission e vision e dai valori e principi.

Uno dei problemi principali è che molti leader non si prendono il tempo di stabilire un insieme di valori che definiscono l'organizzazione, oppure delegano completamente il compito a consulenti di marketing esterni, che seppur bravi, non vivono quotidianamente la realtà dell’impresa e non trascorrono notti insonni immaginando come vorrebbero che fosse la loro creatura.

Una buona definizione di mission e vision, dei valori fondanti, danno all'organizzazione una direzione su cui costruire tutto il resto.

Tratto da: Il Conflitto nei gruppi di lavoro: dinamiche interpersonali ed organizzative nella gestione dei conflitti – R.Chessa, 2023