La gestione dei Rischi

Affrontiamo il tema dei rischi...

Questo è uno di due articoli, decisamente sensibili in fase di progetto.

Si può sempre mantenere un approccio analitico nel cercare di trattare questa tematica. Tale approccio facilita notevolmente il conseguimento dell’obiettivo finale.

Definizione di Rischio o Imprevisto

Prima di entrare nei dettagli, definiamo il protagonista del nostro articolo di oggi al meglio.

Un rischio può essere semplicemente identificato come:

Un singolo evento che, positivamente o negativamente, influisce sul risultato finale della pianificazione di progetto.

Attenzione, ho scritto “positivamente” perché in alcuni frangenti c'è la possibilità che tale imprevisto (o rischio) all'interno di un progetto porti un gruppo di lavoro a identificare una soluzione che si rivela decisamente migliore rispetto alla strategia preventivata.

Potrebbe essere performante in termini tecnici, meno costosa nel suo complesso, più veloce come svolgimento e così via, analizzare i rischi in questo modo ci aiuta a sfruttarli anche a nostro vantaggio durante il lavoro.

Ovviamente tutti i potenziali rischi vanno preventivati in fase iniziale, definendo un budget che servirà a coprire solo ed esclusivamente gli imprevisti durante le attività.

Più avanti (in altri articoli) tratteremo nei dettagli anche il Bilancio di previsione, lì cercherò di fare alcuni richiami ai punti importanti.

Possiamo quindi azzardare che il "Project Management" stesso è in sintesi "una corretta gestione dei rischi" oltre che l’organizzazione delle relative attività.

Tale gestione risulta essere l'attività più importante in termini d'impatto sui nostri tre fattori principali, Tempi, Costi e Obiettivi.

Le variabili importanti

L’elenco dei rischi porterà il Project Manager a stilare un documento che comprenderà tutte le probabilità con i relativi eventi che si "potrebbero" verificare durante le attività stesse.

Nelle attività progettuali va preso per assunto che la quantità di tempo che dedicheremo alla gestione dei rischi sia parte integrante della gestione dei rischi stessa e non della pianificazione.

La gestione dei rischi è il cuore per una corretta attività di pianificazione.

Per un Project Manager, svolgere al meglio questa parte è uno dei fattori vincenti.

Partendo sempre con le nostre analisi da esempi noti già in altri articoli (La nostra piccola Startup e l’apertura di un nuovo locale per la vendita), alcuni semplici rischi da tenere in considerazione potrebbero essere:

• Nell’organizzazione delle attività non abbiamo conteggiato alcuni permessi o licenze che andavano assolutamente richieste per avviare alcune fasi di costruzione, potenzialmente questo quanto potrebbe rallentare o far slittare la pianificazione?
• Non dimenticate mai dell’esistenza di rischi come il "fattore meteo" per lo sviluppo di progetti relativi a costruzioni edilizie, il meteo è imprevedibile e potrebbe in alcuni casi giocare un ruolo fondamentale sulle pianificazioni.
• Per alcune Startup, spesso non vengono considerati i tempi precisi impiegati per alcune attività nella maniera corretta e, soprattutto, non si tiene in considerazione che queste tempistiche hanno sempre dei costi.

Si tende sempre a dare per scontato il "tempo" associato al lavoro.

Riducendo di volta in volta il budget (anche se di poco), facendo sì che il progetto alla fine non possa essere terminato completamente, o che venga sacrificata la qualità di quest'ultimo.

• La semplice sicurezza informatica andrà valutata correttamente per le nuove imprese in crescita, sono attività spesso costose, identificare le migliori soluzioni permette di arginare alcuni rischi.
• Anche la semplice ricezione di un macchinario difettoso potrebbe portare forti slittamenti in termini temporali.
• Una banale malattia di un impiegato che non è più in grado di svolgere le attività per un determinato lasso di tempo, potrebbe aumentare il carico per altri suoi colleghi.

Questi sono solo alcuni esempi per le vostre valutazioni.

Risulta quindi molto importante definire bene tutti i possibili punti e mantenerli aggiornati durante lo svolgimento delle attività.

Quanto meno bisogna cercare di prevederli al meglio per avere il controllo sulle operazioni.

Riportare costantemente durante le riunioni, lo stato di tali rischi è una buona pratica per rendere tutti più sensibili su questo tema.

I Documenti in gioco

Cerchiamo ora di identificare uno strumento che ci aiuterà nelle attività, sarà importante mantenere questo documento sempre aggiornato e in ordine.

La soluzione più semplice per aiutarci nello stilare tale documento risulta quasi sempre essere:

• Tornare all'elenco delle nostre attività “cardine”
• Identificare cosa potrebbe NON andare per il verso giusto
• Assicurarsi che quella precisa possibilità NON avvenga

Ovviamente, non bisogna focalizzarsi troppo su alcune singole possibilità rischiando di tralasciare altre banalità.

Anche le piccole cose potrebbero avere grandi impatti.

Consiglio sempre di lavorare in squadra per tutte queste valutazioni, così da ottenere più feedback possibili e il massimo delle informazioni.

Seguendo alcuni semplici step, si aumenterà sensibilmente la possibilità che si possano verificare eventi positivi, invece che imprevisti negativi.

La lista dei possibili rischi che viene stilata, può risultare incredibilmente lunga e complessa, se riuscite a definirla e gestirla al meglio durante le attività, COMPLIMENTI!

L’obiettivo per un corretto management dei rischi è stato "quasi" raggiunto.

Ricordate sempre

Tutti quegli eventi potrebbero non verificarsi mai, ma averne la piena consapevolezza, aumenta il controllo sia sulle attività, che sul suo risultato finale.

Questa lista dovrà essere completa anche di un punteggio per ogni voce che determina la sua importanza e il suo impatto.

Andranno quindi tenuti in evidenza prima i rischi che hanno un alto grado di pericolosità per la riuscita delle attività.

Insieme a essi dovranno essere anche riportate le tolleranze di rischio che gli Stakeholders sono disposti ad assumersi per definire le percentuali di successo dell'obiettivo finale.

In questa fase è necessario rendere ben consapevoli tutti (sopratutto gli Stakeholders) su ciò che potrebbe o meno andare storto.

Sarà fondamentale comprendere i punti di vista di ogni gruppo di lavoro coinvolto, calarsi insieme ai singoli nelle loro attività, prendere nota ed, eventualmente, considerare tali tolleranze come parte integrante degli obiettivi di progetto.

Avere un elenco puntuale denominato “Piano di valutazione Rischi”, ci prepara nel caso una delle voci si presenti.

Saremo quindi pronti per un intervento risolutivo.

Tenere traccia dei piccoli “insuccessi”, nel caso dovessero verificarsi, ci rende più sicuri in un futuro di poter evitare quella particolare problematica.

Tracciare il tempo per l'eventuale soluzione apportata, nel caso abbia avuto successo a fronte della problematica, valutare il costo e l’impatto in generale, ci permette d'inquadrare tali informazioni al meglio così da prenderle in considerazione nei progetti futuri trasformandole da potenziali rischi a opportunità.

Imprevisti imprevedibili

Si potrebbe scrivere anche un intero capitolo in funzione ai rischi “sconosciuti”, prevedere ciò che non conosciamo è la più imprecisa e difficile tra le attività da svolgere.

Ciò che non conosciamo tuttavia è spesso il nemico potenzialmente più pericoloso, ovviamente questa parte di rischio, essendo sconosciuta, risulta difficile da identificare.

Sta nell’esperienza delle persone, nella creatività e nella fantasia dei singoli creare una visione che comprenda i lati positivi, ma che riesca anche a identificare potenziali minacce.

Matrici in aiuto

Abbiamo quindi identificato i rischi che siamo in grado di preventivare, non ci resta che analizzarli singolarmente per ottenere il massimo risultato in fase progettuale.

Le analisi dei rischi genericamente vengono orientate su tre fattori principali:

• Quale sia la reale possibilità che tale rischio si verifichi (abbiamo identificato questo numero in precedenza assieme alle tolleranze)
• Quanto sarà l’impatto conseguente all'imprevisto
• Quali sono le successive attività che ne subiranno le conseguenze

L’assegnazione dei punteggi sopra citati è direttamente legata alle analisi, gli imprevisti che riportano punteggio maggiore, diventeranno il nostro Focus principale, insieme ovviamente ai punti cardine per la riuscita del progetto.

Altro punto da associare ai singoli rischi riguarda le risorse interessate e coinvolte, direttamente e indirettamente.

Come per la matrice delle attività legata a tempi e risorse, anche qui potremmo aiutarci con un documento simile identificato "Matrice di rischio", che riassume i protagonisti eventualmente coinvolti.

Nello specifico:

• Chi deve essere informato se un imprevisto si verifica
• Chi deve risultare come parte reattiva nella situazione
• Chi deve essere coinvolto per agevolare le attività di recupero per le Milestone successive

Potrebbe essere molto utile determinare anche le caratteristiche tecniche e per ogni rischio in elenco, tale informazioni, condivise con il gruppo di lavoro, faciliteranno la reazione di tutti i membri nell’opportunità che lo specifico imprevisto si verifichi.

In contesti ben strutturati e complessi, è possibile anche identificare alcuni membri del progetto per poterli così inserire in un gruppo "dormiente" che si attiverà solo al comparire di un imprevisto.

Tale Team dovrebbe essere trasversale ai gruppi di progetto e dovrebbe avere la priorità di intervento e decisione al momento del bisogno.

A questo punto sarà necessario identificare anche le analisi da intraprendere in funzione al rischio che stiamo per affrontare.

• Analisi qualitative prediligono probabilità e momenti che tali rischi possono avere sulla pianificazione.
• Analisi quantitative comprendono quali obiettivi verranno intaccati dall’insorgere di tale problematica e il come.

Prima si definiscono le analisi qualitative, focalizzandoci su probabilità e i momenti successivamente passiamo alle analisi quantitative che ci aiuteranno a definirne i possibili impatti.

I Rischi vanno sempre inquadrati in un'ottica di cultura aziendale, se si affronta il progetto per la nostra ristrutturazione, i primi imprevisti da identificare sono sicuramente legati alla sicurezza sul lavoro, successivamente possiamo scalare analizzando "potenziali tempistiche mancate", permessi e ritardi sulle consegne.

Ogni rischio va quindi analizzato e gestito secondo le macro categorie per identificarlo, poi passiamo ai numeri legati all'imprevisto stesso e successivamente valutiamo i ruoli dei partecipanti ai progetti in funzione di quel determinato rischio.

In ultima fase analizzate i singoli processi che andranno percorsi per conseguire il risultato, identificate le singole attività che partecipano al completamento di quel determinato processo e cercate d'identificare i possibili rischi che si potrebbero verificare seguendo quello specifico percorso.

Potreste identificare altri fattori di rischio che non erano stati considerati in ottica più generale.

Svolgendo le attività in questo ordine, vi dovreste trovare con una lunga lista di potenziale problematiche, suddivise in due categorie: Qualitativi e Quantitativi

Con diversi punteggi assegnati a ciascuna attività: Possibilità, Impatti e Tolleranze

Con anche i gruppi interessati: I diretti interessati in caso di rischio, chi dovrà adoperarsi per le attività risolutive e chi invece avrà il compito di recuperare sulle pianificazioni future coinvolte.

I nemici peggiori del risultato positivo

Tirando le somme tra i vari numeri possiamo facilmente identificare alcuni dei rischi da tenere sotto i riflettori nei meeting di aggiornamento, questi saranno i Vostri maggiori nemici durante tutta la fase progettuale.

A patto che non vengano eliminati al superamento di alcune Milestone.

In alcuni casi più complessi, per semplificare alcune valutazioni è sufficiente modificare i punteggi assegnati per i singoli rischi con i reali valori.

Un imprevisto potrebbe avere un impatto sui costi finali di 1000 euro e ci sono il 90% delle possibilità che si verifichi

Sarà di molto minor impatto rispetto a un altro imprevisto che potrebbe potenzialmente incidere per un valore di 10000 euro e che potrebbe verificarsi il 20% delle casistiche.

Il primo ha un "Ratio di Rischio" di 900 punti, il secondo, invece, ha un ratio di 2000 punti, nonostante sia molto meno probabile che si verifichi.

Spero di aver definito al meglio un quadro il più possibile completo.

Un altro paio di consigli

Schedulare una riunione iniziale (prima dell'avvio delle attività) dove verranno trattati questi punti, sarà cruciale per identificare al meglio tutti i possibili fattori di rischio.

Spiegate ai partecipanti quest'ottica di gestione dei rischi, coinvolgeteli al meglio e passate un quadro completo a tutti.

Successivamente, chiedete ai singoli partecipanti (tutti i singoli, non i gruppi di lavoro o solo i responsabili) un elenco che contiene i cinque rischi maggiori che si potrebbero affrontare nel progetto, ovviamente dal loro punto di vista.

Vagliando questo opportunità, potrebbero esserci spunti notevoli da tenere in considerazione.

Vogliamo più numeri?

Identificati i rischi in cui si può intercorrere, possiamo anche "esasperare" le analisi e dividerli per famiglie.

Questa fase è più utile in progetti futuri e come statistica. Andrebbe valutata solo in contesti ben strutturati e con le risorse a disposizione.

Sconsiglio alle piccole realtà di perdere ulteriore tempo in questi frangenti.

Alcuni rischi potrebbero derivare da cause comuni, a quel punto è ideale consolidare il processo che potrebbe innescare la causa di tali imprevisti.

Altri potrebbero essere suddivisi in categorie legate al business, in questi casi solitamente gli Stakeholders dovrebbero essere di forte aiuto in molti frangenti.

Un terzo gruppo potrebbe essere legato a problematiche tecniche, in questi casi si dovrebbe lavorare a stretto contatto con i gruppi competenti per prevenire al meglio che tali imprevisti insorgano.

Nel caso siano alcuni imprevisti vengano identificati in fase di attuazione di diversi processi che coinvolgono vari gruppi, è sicuramente necessario definire una riunione con i responsabili delle singole parti che ci dia la possibilità di lavorare assieme per gestire quei rischi in "ottica collettiva". Sono identificabili come rischi comuni.

Ora dovremmo avere un'idea più ampia delle molteplici sfaccettature che gli imprevisti possono andare a intaccare.

Superato il punto critico in cui tali rischi possono più verificarsi, eliminiamoli dall’elenco ma, sempre come consiglio, non dimentichiamoci di loro nemmeno dopo il termine del progetto.

Ci costa Tempo e Denaro

Tenete sempre in considerazione che tutto il tempo impiegato per tali analisi è legato a costi.

Considerate sempre prima tempi e budget per le attività di gestione dei rischi, rivedete anche queste valutazioni a progetto concluso per capire quanto siano realmente aderenti con le previsioni e le stime iniziali.

Così potete valutare tutti i costi e le ore di lavoro, anche per una corretta analisi dei Rischi, al termine delle fasi di progetto.

Al termine di tutte le valutazioni potrebbe rivelarsi necessario richiedere approvazioni o permessi per attingere al budget economico o temporale stimato per la gestione stessa dei rischi.

In casi estremi, si potrebbe anche rimuovere un obiettivo del progetto che rischierebbe di generare potenziali problematiche "oggettive", facendo in modo di rientrare nei tempi prestabiliti, risparmiando nel budget.

Possiamo preventivare tale obiettivo in un progetto futuro.

Gestire i rischi in fase di progetto è un'attività tutt'altro che semplice, sarà quindi necessario avere sempre buon piano da attuare.

Una volta completate le analisi di rischio, comunicate agli Stakeholders le conclusioni a cui siete arrivati.

Comunicate stime e numeri, siate dettagliati e cercate di capire al meglio quali sono le loro aspettative e priorità.

Questo completa il processo di analisi dei rischi e ci permetterà di comprendere, quanto possibile, quali potrebbero essere i Vostri maggior avversari in fase di progetto.